5.1 Quy trình quản lý thông tin — đánh giá và nhu cầu
5.1.1 Chỉ định cá nhân đảm nhiệm chức năng quản lý thông tin

Bên chỉ định sẽ chỉ định các cá nhân trong tổ chức của mình để đảm nhiệm chức năng quản lý thông tin. Ngoài ra, bên chỉ định có thể chỉ định một bên được chỉ định chủ trì tiềm năng hoặc một bên thứ ba để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng quản lý thông tin. Trong trường hợp đó, bên chỉ định sẽ thiết lập phạm vi dịch vụ cho việc chỉ định đó.

Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét các nhiệm vụ mà bên được chỉ định chủ trì tiềm năng hoặc bên thứ ba sẽ chịu trách nhiệm.

Trong mọi trường hợp, bên chỉ định sẽ xem xét năng lực và khả năng của bất kỳ cá nhân hoặc tổ chức nào được chỉ định hoặc bổ nhiệm để đảm nhiệm chức năng quản lý thông tin.

5.1.2 Thiết lập các yêu cầu thông tin của tổ chức
Bên chỉ định sẽ xác định bất kỳ yêu cầu thông tin tổ chức (OIR) hiện có nào hoặc thiết lập, lập tài liệu và duy trì OIR của mình, xem Hình 2, để đáp ứng nhu cầu của các chức năng tổ chức và hệ thống quản lý tài sản của mình.

LƯU Ý 1 OIR có thể được lấy từ chính bên chỉ định và từ các bên liên quan (ví dụ: chủ sở hữu tài sản khi bên chỉ định là bên vận hành tài sản).

LƯU Ý 2 OIR có thể bao gồm hoặc được lấy từ các yêu cầu thông tin hiện có.

LƯU Ý 3 Một số hoạt động điển hình có thể tạo ra OIR được liệt kê trong A.2.

5.1.3 Xác định các tài sản cần quản lý thông tin
Bên chỉ định phải xác định những tài sản mà việc quản lý thông tin tài sản có thể mang lại lợi ích ròng, bao gồm các tài sản dự kiến ​​được xây dựng hoặc mua lại. Khi thực hiện việc này, bên chỉ định phải xem xét:
— quyền sở hữu tài sản và thông tin liên quan đến chúng;
— bất kỳ cấu trúc phân tích tài sản nào đang được bên chỉ định sử dụng;
— tác động của từng tài sản đến hiệu quả hoạt động kinh doanh;
— tác động của từng tài sản đến hiệu quả hoạt động kinh doanh;
— mức độ quan trọng của từng tài sản đối với các hoạt động kinh doanh chính; và
— tình trạng của từng tài sản.

GHI CHÚ 1 Việc đánh giá lợi ích ròng bao gồm cả chi phí và lợi ích. Đánh giá này có thể dựa trên các tiêu chí của tổ chức, bao gồm nhưng không giới hạn ở: phân tích tài chính, rủi ro đối với sức khỏe và an toàn, rủi ro thiệt hại về môi trường, rủi ro đối với danh tiếng của công ty và cá nhân, các nguồn lực cần thiết để thu thập và duy trì thông tin cho từng tài sản, các nguồn lực dự kiến ​​cần thiết để thu thập thông tin tài sản một cách hồi tố.

LƯU Ý 2 Đối với một số tổ chức, những cân nhắc này có thể được tính đến trong OIR (xem 5.1.2).

5.1.4 Thiết lập các yêu cầu về thông tin tài sản
Đối với mỗi tài sản được xác định trong 5.1.3, bên chỉ định phải thiết lập các yêu cầu về thông tin tài sản (AIR), xem Hình 2, cần thiết để đáp ứng OIR của mình. AIR phải bao gồm các yêu cầu từ tất cả các bên quan tâm có liên quan, bao gồm các phòng ban trong bên chỉ định và các tổ chức bên thứ ba quan tâm như chính quyền địa phương hoặc cơ quan quản lý. Khi thực hiện việc này, bên chỉ định phải xem xét:

— mục đích mà thông tin tài sản cần được quản lý như một nguồn lực tổ chức hiệu quả, xem ISO 55000;
— quyền sở hữu tài sản và thông tin liên quan đến chúng;
— thông tin cần thiết cho cả nhóm tài sản cũng như cho từng tài sản; và
— khi áp dụng hệ thống quản lý tài sản ISO 55001, tác động của chiến lược và kế hoạch quản lý tài sản của bên đó.

LƯU Ý 1 Một số ví dụ về AIR được liệt kê trong A.4.

LƯU Ý 2 Khi áp dụng hệ thống quản lý tài sản ISO 55001, “bên chỉ định” đồng nghĩa với thuật ngữ “tổ chức” trong ISO 55001.

5.1.5 Xác định các sự kiện kích hoạt có thể dự đoán trước mà thông tin sẽ được quản lý
Bên chỉ định phải xác định và ghi lại các sự kiện kích hoạt có thể dự đoán trước, đại diện cho các sự kiện trong giai đoạn vận hành khi thông tin mới hoặc cập nhật liên quan đến tài sản sẽ được tạo hoặc yêu cầu.

LƯU Ý  1 Một số ví dụ về sự kiện kích hoạt được đề xuất trong A.3. Có thể xảy ra nhiều hơn một sự kiện kích hoạt cùng một lúc.

LƯU Ý 2 Các loại tài sản khác nhau, đặc biệt là ở cấp hệ thống hoặc thiết bị, có thể chịu các sự kiện kích hoạt giống hệt nhau hoặc tương tự nhau. Tuy nhiên, phản hồi quản lý tài sản và đánh giá

LƯU Ý 3 Một số sự kiện kích hoạt có thể được xác định độc lập với tài sản, ví dụ như thời tiết khắc nghiệt
hoặc hoạt động địa chất. Sau khi tài sản đã được xác định, các sự kiện kích hoạt khác có thể trở nên rõ ràng.

5.1.6 Thiết lập tiêu chuẩn thông tin tài sản
Bên chỉ định phải thiết lập bất kỳ tiêu chuẩn thông tin cụ thể nào theo yêu cầu của tổ chức bên chỉ định trong tiêu chuẩn thông tin tài sản.
Khi thực hiện việc này, bên chỉ định phải xem xét:
a) việc trao đổi thông tin
— trong tổ chức của bên chỉ định;
— giữa bên chỉ định và các bên liên quan bên ngoài;
— giữa bên chỉ định và các bên được chỉ định chính được chỉ định cụ thể thông qua
ISO 19650-2;
— giữa bên được chỉ định chính tiềm năng và bên chỉ định;
— giữa các bên được chỉ định chính tiềm năng trong cùng một nhóm quản lý và vận hành tài sản; và
— giữa các nhóm quản lý và vận hành tài sản phụ thuộc lẫn nhau hoặc kế tiếp;
b) phương tiện cấu trúc thông tin và phân loại thông tin (theo
khuôn khổ trong ISO 12006-2);

c) phương pháp phân bổ theo mức độ nhu cầu thông tin;
d) việc sử dụng thông tin cho bất kỳ giai đoạn giao hàng nào trong tương lai liên quan đến tài sản; và
e) việc sử dụng thông tin trong giai đoạn vận hành.

5.1.7 Thiết lập các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản
Bên chỉ định sẽ thiết lập bất kỳ phương pháp và quy trình sản xuất thông tin cụ thể nào theo yêu cầu của tổ chức mình trong phạm vi các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản.
Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
a) việc thu thập thông tin tài sản hiện có;
b) việc tạo, xem xét hoặc phê duyệt thông tin mới;
c) tính bảo mật của thông tin; và
d) việc cung cấp thông tin cho bên chỉ định, bao gồm cả định dạng được sử dụng sao cho việc trao đổi thông tin tương thích với các hệ thống và quy trình mà bên chỉ định đã vận hành.

5.1.8 Thiết lập thông tin tham chiếu và các nguồn lực được chia sẻ
Bên chỉ định sẽ thiết lập thông tin tham chiếu và các nguồn lực mà họ dự định chia sẻ với các bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng trong quá trình đấu thầu và trong quá trình chỉ định, sử dụng các tiêu chuẩn dữ liệu mở bất cứ khi nào có thể để tránh các vấn đề về khả năng tương tác.

LƯU Ý 1 Thông tin tham khảo có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, ví dụ từ bên chỉ định

LƯU Ý 2 Tài nguyên dùng chung có thể bao gồm các mẫu thông tin được tạo ra để quản lý chính quy trình quản lý thông tin (ví dụ: kế hoạch phân phối thông tin chính), các mẫu cho các thùng chứa thông tin (ví dụ: tập dữ liệu hoặc tài liệu), thư viện kiểu hoặc thư viện đối tượng.

5.1.9 Thiết lập môi trường dữ liệu chung
Bên chỉ định phải thiết lập môi trường dữ liệu chung (CDE) theo ISO 19650-1:2018, Điều 12. Đây phải là sự kết hợp giữa các giải pháp lưu trữ thông tin và quy trình làm việc, để hỗ trợ quy trình quản lý thông tin cho (các) tài sản.

CDE phải cho phép:
a) mỗi thùng chứa thông tin có một ID duy nhất, dựa trên một quy ước đã được thống nhất và ghi chép lại;
b) mỗi thùng chứa thông tin được chỉ định các thuộc tính sau:
— trạng thái;
— phiên bản;
— phân loại (theo khuôn khổ được thiết lập trong ISO 12006-2);
c) các thùng chứa thông tin chuyển đổi giữa các trạng thái;
d) Nhật ký giao dịch thông tin, ghi lại tên người dùng, ngày và giờ khi các vùng chứa thông tin chuyển đổi giữa các trạng thái; và
e) Truy cập được kiểm soát ở cấp vùng chứa thông tin.

5.1.10 Thiết lập liên kết đến các hệ thống doanh nghiệp
Nếu các hệ thống doanh nghiệp hiện có được sử dụng để lưu trữ thông tin tài sản, bên chỉ định phải thiết lập hoặc điều chỉnh các quy trình về chất lượng thông tin và bảo mật thông tin trong các hệ thống đó để đảm bảo chúng tuân thủ các yêu cầu của tài liệu này, bất kể thông tin được lưu trữ ở đâu hoặc như thế nào.

LƯU Ý 1: Các hệ thống doanh nghiệp hiện có có thể nằm ngoài tầm kiểm soát trực tiếp của bên chỉ định.

LƯU Ý 2: Ví dụ về các hệ thống doanh nghiệp có thể được liên kết vào AIM được nêu trong A.5.

5.1.11 Thiết lập mô hình thông tin tài sản
Bên chỉ định phải thiết lập hoặc xem xét và điều chỉnh, khi cần thiết, mô hình thông tin tài sản (AIM) để lưu trữ tất cả thông tin được chỉ định trong AIR liên quan đến tài sản hoặc các tài sản được xác định trong 5.1.3.AIM phải là một mô hình thông tin liên kết có thể bao gồm nội dung từ các nhà cung cấp thông tin khác nhau (các bên chỉ định).
Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
a) tính phù hợp của các hệ thống thông tin hiện có;
b) khả năng tích hợp hoặc liên kết thông tin từ mô hình thông tin dự án bất kỳ lúc nào trong suốt dự án;
c) bất kỳ yêu cầu pháp lý nào liên quan đến việc lưu trữ thông tin (và đặc biệt là thông tin cá nhân);
d) khả năng của AIM trong việc tách biệt thông tin được sử dụng để phân tích và báo cáo khỏi thông tin được cập nhật bởi các nhóm cung cấp tài sản; và
e) nhu cầu về một phương pháp tiếp cận chú trọng đến bảo mật đối với việc thiết kế và vận hành AIM, bao gồm các yêu cầu phù hợp từ ISO

LƯU Ý 1 AIM có thể được lưu trữ trên bất kỳ sự kết hợp nào giữa các hệ thống doanh nghiệp mới và hiện có, miễn là các hệ thống này được liên kết phù hợp và nội dung của AIM được kiểm soát bằng quy trình làm việc chung về môi trường dữ liệu (CDE) được mô tả trong ISO 19650-1.

LƯU Ý 2 Có nhiều cách để tạo và cấu trúc AIM. Tài liệu này không chỉ định hoặc ngăn cản việc sử dụng các công nghệ lưu trữ cụ thể, miễn là các công nghệ đó hỗ trợ quy trình làm việc CDE.

5.1.12 Thiết lập các quy trình để duy trì AIM
Bên chỉ định phải thiết lập hoặc tuân theo các quy trình phù hợp hiện có để duy trì AIM trong thời gian phù hợp. Các quy trình này bao gồm:
— phân bổ nhiệm vụ cho việc sản xuất, bảo trì, lưu giữ, truyền tải, truy cập, đảm bảo và lưu trữ thông tin;
— chuyển giao các yêu cầu bảo trì AIM và/hoặc quyền sở hữu AIM khi có sự thay đổi chủ sở hữu tài sản hoặc bên chỉ định;
— thiết lập nội dung, ý nghĩa, định dạng và phương tiện để thể hiện, lưu giữ, truyền tải và truy xuất thông tin;
— thiết lập kiểm soát phiên bản, kiểm tra tính toàn vẹn và xác minh thông tin so với AIR và cập nhật AIM khi
phù hợp;
— cải thiện chất lượng thông tin để hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức;
— lưu trữ hoặc loại bỏ thông tin lỗi thời, không đáng tin cậy hoặc không mong muốn;
— lưu trữ AIM, một phần hoặc toàn bộ, khi ngừng hoạt động/kết thúc vòng đời;
— đảm bảo AIM tuân thủ các yêu cầu về bảo mật như được mô tả trong ISO 19650‑5;
— lưu trữ thông tin theo cách an toàn, dễ dàng truy xuất và sử dụng bảo trì phòng ngừa để bảo vệ thông tin khỏi sự xuống cấp về mặt vật lý và công nghệ hoặc lỗi thời; và
— duy trì mức độ phù hợp đã thỏa thuận giữa nội dung của AIM và trạng thái của tài sản vật chất.

GHI CHÚ 1 Thời hạn phù hợp để duy trì AIM có thể dựa trên thời hạn sở hữu dự kiến, thời hạn của thỏa thuận chiếm dụng, thời hạn của thỏa thuận vận hành hoặc thời hạn của thỏa thuận quản lý tài sản. Khoảng thời gian này cũng có thể bị hạn chế bởi các ràng buộc về chiến lược, hợp đồng, luật định, pháp lý, quy định, sức khỏe và an toàn, môi trường, xã hội cũng như tài chính.

GHI CHÚ 2 Mức độ phù hợp đã thỏa thuận có thể được xác định theo khoảng thời gian giữa các thay đổi xảy ra đối với tài sản và những thay đổi đó được phản ánh trong AIM.

5.1.13 Thiết lập giao thức thông tin tài sản
Bên chỉ định sẽ thiết lập giao thức thông tin tài sản để nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của bên chỉ định và các bên được chỉ định liên quan đến AIM, và sẽ đưa giao thức thông tin này vào tất cả các lần chỉ định.

Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
— các nghĩa vụ liên quan đến việc quản lý hoặc sản xuất thông tin, bao gồm việc sử dụng CDE;
— bất kỳ bảo đảm hoặc trách nhiệm pháp lý nào liên quan đến AIM;
— các quyền sở hữu trí tuệ nền tảng và nền tảng liên quan đến AIM;
— việc sử dụng thông tin tham khảo và tài nguyên được chia sẻ;
— việc sử dụng thông tin trong quá trình chỉ định, bao gồm bất kỳ điều khoản cấp phép liên quan nào; và — việc sử dụng lại thông tin sau khi bổ nhiệm hoặc trong trường hợp chấm dứt hợp đồng.

5.1.14 Các hoạt động đánh giá và nhu cầu
Các hoạt động đánh giá và nhu cầu được thể hiện trong Hình 5.


Chú thích
1.1 Chỉ định cá nhân thực hiện chức năng quản lý thông tin
1.2 Thiết lập các yêu cầu về thông tin của tổ chức
1.3 Xác định các tài sản cần quản lý thông tin
1.4 Xác định các yêu cầu về thông tin tài sản
1.5 Xác định các sự kiện kích hoạt có thể dự đoán được cần quản lý thông tin
1.6 Thiết lập tiêu chuẩn thông tin tài sản
1.7 Thiết lập các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản
1.8 Thiết lập thông tin tham chiếu và tài nguyên dùng chung
1.9 Thiết lập môi trường dữ liệu chung
1.10 Thiết lập các liên kết đến hệ thống doanh nghiệp
1.11 Thiết lập mô hình thông tin tài sản
1.12 Thiết lập các quy trình để duy trì Mục tiêu Thông tin (AIM)
1.13 Thiết lập giao thức thông tin tài sản
Hình 5 — Quy trình quản lý thông tin — Đánh giá và nhu cầu