Trong tiêu chuẩn ISO 19650 về quản lý thông tin sử dụng BIM, việc quản lý và kiểm soát thông tin là trọng tâm. Hai tài liệu then chốt để đạt được điều này là Kế hoạch chuyển giao thông tin tổng thể (MIDP - Master Information Delivery Plan) và Kế hoạch trao đổi thông tin nhóm thực hiện (TIDP - Task Information Delivery Plan).
Chủ đầu tư cần đảm bảo Bên Chỉ định Chính đã lập và nộp MIDP trước khi chính thức thực hiện việc ký kết hợp đồng. 
Nhà thầu có trách nhiệm thiết lập Kế hoạch Cung cấp Thông tin Tổng thể trong giai đoạn chỉ định của dự án (điều khoản 5.4.5 của ISO 19650–2). Điều này có nghĩa là Kế hoạch Cung cấp Thông tin Tổng thể (MIDP) cần được lập trong giai đoạn đấu thầu của dự án và trước khi hợp đồng chính thức được ký.

*** Chất lượng và tính khả thi của MIDP thể hiện được năng lực của nhà thầu.

I. MIDP (Master Information Delivery Plan - Kế hoạch Chuyển giao Thông tin Tổng thể)

1. MIDP là gì?

• MIDP là một tài liệu cấp cao, tổng thể, bao gồm tất cả các thông tin cần được tạo ra và chuyển giao bởi tất cả các bên tham gia dự án trong suốt vòng đời của dự án.

• Nó được phát triển bởi Lead Appointed Party (Bên được chỉ định chính - thường là nhà thầu chính hoặc tổng thầu) sau khi nhận được các yêu cầu thông tin từ Appointing Party (Bên chỉ định - thường là chủ đầu tư).

• MIDP là tài liệu tổng hợp của tất cả các TIDP từ các nhóm thực hiện khác nhau.

2. Mục đích của MIDP:

• Tổng quan hóa: Cung cấp cái nhìn tổng thể về luồng thông tin của dự án, ai tạo ra thông tin gì, khi nào và theo định dạng nào.

• Phối hợp: Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm khác nhau, tránh trùng lặp hoặc thiếu sót thông tin.

• Kiểm soát: Giúp kiểm soát và theo dõi tiến độ tạo và chuyển giao thông tin.

• Tham chiếu: Là tài liệu tham chiếu chính cho việc quản lý thông tin của toàn bộ dự án.

3. Nội dung chính của MIDP (các cột thông tin điển hình):
 

   ví dụ:

II. TIDP (Task Information Delivery Plan - Kế hoạch Trao đổi Thông tin Nhóm Thực hiện)

1. TIDP là gì?

• TIDP là một tài liệu chi tiết hơn, được phát triển bởi Appointed Parties (Các bên được chỉ định - ví dụ: nhà tư vấn kiến trúc, nhà tư vấn kết cấu, nhà thầu cơ điện) cho từng gói công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể mà họ chịu trách nhiệm.

• Mỗi TIDP mô tả chi tiết thông tin mà một nhóm cụ thể sẽ tạo ra, cách thức tạo ra, và thời điểm chuyển giao.

2. Mục đích của TIDP:

• Chi tiết hóa: Cung cấp chi tiết rõ ràng về các nhiệm vụ tạo thông tin của từng nhóm hoặc nhà thầu phụ.

• Phân công trách nhiệm: Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên trong nhóm về việc tạo ra các phần thông tin.

• Lập kế hoạch công việc: Giúp nhóm lên kế hoạch và quản lý công việc của mình để đáp ứng các yêu cầu thông tin của dự án.

• Đầu vào cho MIDP: Các TIDP được tổng hợp lại để tạo thành MIDP tổng thể.

3. Nội dung chính của TIDP (chi tiết hơn MIDP):

1. Mục đích của việc Kiểm tra, Đánh giá và Phê duyệt MIDP

• Đảm bảo MIDP phản ánh đúng và đầy đủ các TIDP.

• Bảo đảm tuân thủ các yêu cầu thông tin trao đổi (EIR).

• Kiểm soát chất lượng, tránh sai sót trong quy trình bàn giao thông tin BIM.

• Xác nhận MIDP khả thi, đáp ứng mục tiêu chiến lược của dự án.
   

2. Các tiêu chí chính để kiểm tra MIDP

MIDP cần được kiểm tra dựa trên các tiêu chí sau:

3. Quy trình kiểm tra, đánh giá MIDP

Quy trình chuẩn gồm các bước:

 Bước 1: Kiểm tra sơ bộ 

• Kiểm tra hình thức, cấu trúc MIDP, sự hiện diện của tất cả TIDP.

• Đảm bảo MIDP được lập dựa trên template hoặc chuẩn thống nhất (ví dụ ISO 19650).

 Bước 2: Đánh giá nội dung chi tiết 

• So sánh trực tiếp MIDP với từng TIDP, đảm bảo thông tin chính xác và đầy đủ.

• Kiểm tra timeline, độ chi tiết thông tin (LOD), và định dạng phù hợp với yêu cầu dự án (EIR).

• Xem xét tính khả thi, nhận diện các rủi ro có thể phát sinh (thời gian, nguồn lực, chất lượng).

 Bước 3: Phản hồi và điều chỉnh 

• Tổng hợp đánh giá, lập báo cáo gửi cho các bên liên quan.

• Yêu cầu nhóm thực hiện điều chỉnh MIDP nếu cần.

• Cập nhật MIDP phiên bản mới dựa trên phản hồi.

 Bước 4: Phê duyệt chính thức 

• Khi MIDP đáp ứng đầy đủ các yêu cầu, tiến hành phê duyệt chính thức.

• Công bố MIDP lên hệ thống lưu trữ chung (CDE) để tất cả các bên sử dụng làm căn cứ triển khai công việc.

4. Ai tham gia vào quá trình đánh giá, phê duyệt MIDP?

• BIM Manager hoặc Information Manager: Vai trò chính trong điều phối, kiểm tra chất lượng MIDP.

• Lead Appointed Party (Bên được chỉ định chính): chịu trách nhiệm tổng thể MIDP.

• Appointing Party (Bên chỉ định): xác nhận MIDP phù hợp EIR, AIR, PIR.

• Các Task Team: nhận phản hồi, điều chỉnh TIDP để phản ánh vào MIDP.

 5. Công cụ hỗ trợ kiểm tra, đánh giá MIDP

Cần ứng dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ để đạt hiệu quả cao:

6. Tần suất cập nhật và kiểm tra MIDP

MIDP là tài liệu "sống", cần định kỳ kiểm tra:

• Giai đoạn đầu dự án (Pre-appointment): MIDP sơ bộ, kiểm tra tổng thể trước khi được phê duyệt.

• Giai đoạn triển khai (Post-appointment): MIDP phải được kiểm tra, cập nhật định kỳ (hàng tháng/quý) và khi có sự kiện quan trọng phát sinh.

• Các thời điểm mốc quan trọng (Major milestones): điều chỉnh, cập nhật MIDP trước khi chuyển giao thông tin.

 7. Các lưu ý để kiểm tra, đánh giá MIDP hiệu quả

• Cần xây dựng một checklist hoặc bảng ma trận tiêu chí rõ ràng để dễ dàng thực hiện đánh giá.

• Các bên liên quan phải được đào tạo rõ về ý nghĩa, vai trò và trách nhiệm trong MIDP.

• Phản hồi kiểm tra MIDP nên rõ ràng, cụ thể, mang tính xây dựng để các nhóm thực hiện dễ dàng điều chỉnh.

• MIDP phải được quản lý phiên bản rõ ràng trên CDE để tránh nhầm lẫn, thất lạc thông tin.
  
  Mẫu template MIDP tại đây 
  Mẫu template TIDP tại đây