BMO-NPD  Phần mềm quản lý văn phòng thiết kế xây dựng, là công cụ để triển khai giải pháp quản lý văn phòng thiết kế của trung tâm Revit NPD.

Bối cảnh

Thị trường thiết kế xây dựng ở VN đang tồn tại nghịch lý:

• Văn phòng thiết kế:  Luôn cần số lượng người cao nhưng doanh số vẫn không cao tương ứng.
• Nhân viên :               Cường độ làm việc cao nhưng lương vẫn không cao tương ứng.

 Văn phòng thiết kế:

• Đơn vị thiết kế dù nhiều hay ít dự án thì làm việc liên tục cũng không kết thúc được dự án.
• Nhân sự vừa thiếu, vừa thừa. Thiếu bởi vì tiến độ công việc chậm, thừa vì nhân sự đông so với quỹ lương nên lương không cao, nuôi quân lúc thưa dự án chi phí lớn.
• Không có công cụ và phương pháp kiểm tra, đánh giá năng suất lao động. Không biết được chi phí, giá thành thực hiện dự án, thông tin như một đám rối vô phương phân tích đánh giá kết quả kinh doanh.

 Đối với nhân viên:

• Nhân viên trong hầu hết các văn phòng thiết kế đều có thời gian làm việc ngoài giờ rất nhiều nhưng rất ít trong số họ được trả lương ngoài giờ. Lý do được xem như rất hợp lý là họ phải tự nguyện tăng giờ để hoàn thành công việc được giao, mà lẽ ra công việc đó họ phải hoàn thành trong giờ làm việc chính.
• Nhân viên thiết kế không được phân công công việc rõ ràng. Trong văn phòng thiết kế có rất nhiều công đoạn, một nhân viên thiết kế hiện nay được hiểu như đủ khả năng vừa thiết kế, vừa vẽ, vừa tự kiểm tra để ra thành phẩm.
• Năng suất lao động được đánh giá theo cảm tính, không có động lực để phấn đấu.

Hiệu quả lao động thấp => thu nhập nhân viên thấp =>Không khai thác được năng lực nhân viên=> Hiệu quả thấp=>.. đó là một vòng lẫn quẫn mà nhiều văn phòng thiết kế xây dựng đang vướng vào. 

Lý do ra đời phần mềm thiết kế BMO-NPD

Trong bối cảnh nêu trên, các văn phòng thiết kế như vớ được phao cứu sinh khi tiếp cận với các ý tưởng tiềm năng của công nghệ BIM, trong đó Revit là công cụ quan trọng. Người ta hy vọng rằng Revit có thể khắc phục được các khuyết điểm làm mất nhiều thời gian chỉnh sửa của CAD. Từ năm 2006, các công ty thiết kế tiên phong đã nhanh chóng triển khai ứng dụng Revit vào công việc. Tiếc thay, họ đã rất cố găng nhưng đều thất vọng. Nhiều công ty thiết kế thậm chí còn kệch mặt Revit, không muốn nhắc đến. Revit đã làm cho họ quá thất vọng, bởi rốt cuộc để ra được một sản phẩm chất lượng, thể hiện tương đương CAD thì họ lại mất nhiều thời gian hơn.

Hiện thực thì như vậy nhưng lý do thì ít người biết, cứ tưởng rằng do phần mềm Revit chưa đáp ứng công việc.

• Xét từng công việc trong dự án thì không khó để giao việc cho từng người làm, nhưng số lượng công việc trong một dự án xây dựng là rất lớn, có thể đến hàng ngàn đầu công việc cho một công trình qui mô chỉ 10 tỷ trở lên. Vấn đề bắt đầu nãy sinh. Một người quản lý không thể kiểm soát tất cả các đầu việc, nhiều người thì phối hợp cũng không thể dễ dàng, vì không phải chỉ làm một dự án mà đồng thời rất nhiều dự án.
• Nhân viên trong một nhóm thiết kế khó có thể đều tay nhau, luôn có người mới người cũ, người có kỹ năng cao người chưa. Vì thế, nếu xem mọi nhân viên trong nhóm như nhau khi giao việc là sẽ bất hợp lý, vì mọi người phải làm chung một File Revit, nếu không quản lý tốt thì không thể phối hợp.
• Đặc thù của công việc thiết kế là thay đổi. Nhiều người thường cho rằng do dự án này, dự án nọ thay đổi quá nhiều là tăng thời gian so với kế hoạch. Nhận định này sai. Bản chất cuả việc thiết kế là thay đổi, thiết kế là một chuổi những thay đổi để tìm phương án tối ưu. Vì vậy việc thay đổi phải được làm một phần công việc trong hợp đồng và cần một giới hạn hợp lý, có kiểm soát. Các công tác liên quan phải phối hợp đồng bộ để nhanh chóng tìm ra khuyết điểm trong giải pháp mà thay đổi thiết kế theo hướng tối ưu.

Như vậy việc thất bại trong việc triển khai Revit không phải do phần mềm Revit mà là do thiếu hệ thống quản lý. Revit là công cụ giúp làm việc nhóm, phối hợp quản lý dữ liệu tốt vì thế Revit chỉ phát huy tác dụng nếu có hệ thống quản lý tốt. Hệ thống quản lý có thể quản lý thông tin, dữ liệu, nhân sự, và quan hệ các phần tử trong dự án, kiểm soat được các thay đổi của thiết kế. Từ đó, dữ liệu đưa vào trật tự, hợp lý và truy xuất ra thông tin giá trị như năng suất, chi phí giá thành của công việc thiết kế dự án...

Để có hệ thống quản lý tốt cho công việc đặc thù trong văn phòng thiết kế, cần phải có công cụ hỗ trợ chuyên biệt để nâng cao hiệu quả công việc, tạo môi trường nền tảng cho việc ứng dụng Revit, đó là lý do phần mềm quản lý thiết kế BMO-NPD ra đời. Lúc đầu, phần mềm này được ứng dụng như một giải pháp hỗ trợ cho doanh nghiệp ứng dụng Revit. Càng về sau phần mềm càng chứng tỏ vai trò tiên quyết để triển khai hệ thống quản lý thiết kế: Ghi nhận, phân tích và truy xuất thông tin.

Mục đích của phần mềm BMO-NPD

 Phần mềm dựa trên giải pháp quản lý VP thiết kế để trả lời 3 câu hỏi tại 3 thời điểm thực hiện dự án:

1. Dự kiến thời gian: Trước khi bắt đầu, dự án này dự kiến làm mất bao nhiêu công?
2. Trạng thái hiện tại: Tại một thời điểm bất kỳ trong quá trình thực hiện, hiện tại dự án này triển khai có đúng kế hoạch không và tại sao?
3. Kết quả thực hiện: Ngay khi kết thúc, dự án này mất bao nhiêu chi phí?

Cả 3 mục đích trên hiện nay rất ít hay thậm chí chưa có văn phòng thiết kế nào có thể đạt được nếu không có hệ thống quản lý khoa học.

Giải pháp cho phần mềm BMO-NPD

Theo số liệu dựa trên cở sở sản phẩm làm ra trong một tuần và năng lực tối đa tức thời của nhân viên, hiệu quả lao động của nhân viên trong văn phòng thiết kế thông thường chỉ chiếm 25~30%.  Con số này được khảo sát trên từng nhân viên như sau: Với công việc bạn đã làm tuần vừa qua (6,5 ngày), nếu bị mất hết, tuần này bạn làm lại với mức tập trung cao nhất mất bao nhiêu thời gian? nhìn khối lượng sản phẩm ít ỏi có được, đa số câu trả lời là dưới 2 ngày.

Con số hiệu quả thấp cho thấy chúng ta đang lãng phí rất nhiều thời gian hay không kiểm soát được thời gian. Chỉ cần khai thác thêm 50% thời gian lãng phí là chúng ta đã có thể mang lại hiệu quả lao động cao gấp đôi.

Khai thác thời gian lãng phí bằng cách nào?

• Trong các loại thời gian lãng phí, thời gian "tự nghiên cứu" trong giờ làm việc là chiếm nhiều nhất. Tùy theo trình độ, kỹ năng, kiến thức, tình thần trách nhiệm và tác phong làm việc của nhân viên mà tỷ lệ này khác nhau nhiều. Một nhân viên mới học việc thì thời gian nay có thể chiếm đến 80% thời gian lãng phí, ngược lại nhân viên có kinh nghiệm và tác phong chuyên nghiệp thì có thể chỉ chiếm 5~10% thời gian lãng phí.
• Khai thác tinh thần trách nhiệm và tổ chức làm việc chuyên nghiệp để giảm thời gian lãng phí của nhân viên. Tinh thần trách nhiệm khai thác bằng cách giao việc rõ ràng, có thời hạn và từng gói nhỏ trong một khoảng thời gian vừa đủ để nhân viên kiểm soát được kế hoạch của họ.
• Dùng một đơn vị định lượng chung cho sản phẩm và nguồn lực. Đối với các lĩnh vực lao động chân tay, người ta lấy đơn vị "Công", còn trong lỉnh vực lao động trí óc người ta thường dùng "Giờ". Trong văn phòng thiết kế nên dùng đơn vị "Giờ chuẩn" theo năng suất lao động của nhân viên chuẩn. Từ đây, tất cả các công việc đều định lương thành "Giờ chuẩn". Chia công việc thành nhiều phần nhỏ, nhỏ đến mức có thể ước lượng được gần đúng thời gian thực hiện nó. Nguồn lực lao động cũng định lượng thành "Giờ chuẩn" dựa theo một nhân viên chuẩn được chọn để phân công. Tùy theo năng lực lao động của từng nhân viên so với nhân viên chuẩn mà đưa ra hệ số phù hợp. Tất nhiên hệ số này tương ứng với hệ số lương, hay cách đánh giá của từng công ty.

Từ đó phân tích quan hệ giữa 3 yêu tố : Nguồn việc (Sản phẩm) , Nguồn lực và Thời gian.

Nếu nguồn việc (Sản phẩm) là một hằng số cho trước thì quan hệ giữa nguồn việc và thời gian được biểu diễn theo biểu đồ sau:

Các nhóm công việc đặc thù trong văn phòng thiết kế:

Trong văn phòng thiết kế có 3 nhóm việc chính.

Sự phân chia công việc trong 3 nhóm công việc hiện nay trong nhiều văn phòng là không rõ ràng, dẫn đến sự lãng phí lớn về thời gian và năng lực của từng nhân viên. Khi lãng phí gia tăng, hiệu qua công việc giảm theo tỷ lệ. Điều này đã làm cho các VP. thiết kế mất phương hương tuyển dụng. Họ luôn đưa ra điều kiện tuyển dụng rất cao với mức lương càng thấp càng tốt. Ai cũng hiểu rằng "tiền nào của nấy", nhưng khi có một nhân sự tốt làm việc với năng suất gấp đôi thì không văn phòng nào dám tuyển với mức lương tương ứng. Vì sao? Vì không thể khai thác được năng suất làm việc của họ do thiếu hệ thống quản lý.

Phần mềm quản lý dựa trên giải pháp định lượng và phân tích thông tin một cách khoa học. Truy vấn được thông tin chi tiết về năng suất lao động của từng nhân viên, thông tin trạng thái hoạt động của từng dự án, từ đó người quản lý dễ dàng đưa ra giải pháp tối ưu cho công việc.

Sản phẩm của phần mềm BMO-NPD

Nhập dữ liệu:

• Nguồn việc: Danh mục công việc, bản vẽ, thời gian thực hiện từng phần nhỏ công việc,..
• Nguồn lực: Danh mục nhân công, thời gian tham gia từng dự án, hệ số,...
• Thông tin kiểm soát chất lượng: Kiểm hồ sơ, lần sửa,...

Phân tích:

Phần mềm giúp phân tích dựa trên quan hệ giữa thời gian, nguồn lực và nguồn việc:

• Tìm thời điểm kết thúc tối ưu
• Đánh giá khả năng đáp ứng của nhân lực hiện tại,...

​

Xuất thông tin:

• Thời gian thực hiện dự án.
• Nhân công, từ đây suy ra chi phí.
• Kiểm soát chất lượng.

Biểu đồ cho thấy hiệu quả lao động chỉ dưới 25%. Trong một thang làm việc trên 150 giờ nhưng chỉ thực hiện được khối lượng công việc tương đương 40 giờ.

Lời kết:

Nhiều văn phòng thiết kế xây dựng đang lãng phí quá nhiều thời gian trong công việc thiết kế, tưởng rằng Revit là công cụ tiên phong hay công nghệ BIM là một cứu cánh. Càng triển khai mô hình BIM càng gây lãng phí thời gian. Công nghệ BIM mà không được triển khai trong môi trường quản lý tốt thì giống như chiếc máy bay Boeing đặt trên ngọn đồi, không những không bay được mà tự thân nó cũng không thể nhúc nhích được.

Phần mềm BMO-NPD là công cụ để triển khai giải pháp quản lý văn phòng thiết kế của trung tâm Revit NPD.

Giải pháp quản lý văn phòng thiết kế được nghiên cứu và sáng tạo trong suốt quá trình làm việc của ThS. KTS. Nguyễn Phước Dự. Trải qua nhiều vị trí công việc từ nhân viên, Team leader, với 10 năm làm giám đốc công ty thiết kế xây dựng,...trong gần 20 năm qua. Trong quá trình tư vấn đào tạo Revit cho doanh nghiệp, tác giả đã xây dựng công cụ phần mềm để hỗ trợ cho hệ thống quản lý chuyên nghiệp, tạo môi trường nền tảng cho việc ứng dụng Revit vào thiết kế xây dựng.

Phần mềm được viết bởi chính tác giả, chạy trên Cloud.