Quản lý thông tin khác với sản xuất và cung cấp thông tin, nhưng có liên quan chặt chẽ với chúng. Quản lý thông tin nên được áp dụng trong toàn bộ vòng đời của tài sản. Các chức năng quản lý thông tin nên được giao cho các tổ chức phù hợp nhất (bên chỉ định, bên được chỉ định, bên được chỉ định chính) và không nhất thiết phải chỉ định các tổ chức mới.

Số lượng thông tin được quản lý thường tăng lên trong cả giai đoạn cung cấp và trong giai đoạn vận hành. Tuy nhiên, chỉ nên cung cấp hoặc chuyển thông tin có liên quan giữa các hoạt động trong giai đoạn vận hành và giai đoạn cung cấp và ngược lại.

Một quy trình quản lý thông tin được bắt đầu mỗi khi có một cuộc hẹn giai đoạn cung cấp hoặc giai đoạn vận hành mới, bất kể cuộc hẹn này là chính thức hay không chính thức. Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị các yêu cầu về thông tin, xem xét các bên được chỉ định tiềm năng liên quan đến việc quản lý thông tin, lập kế hoạch ban đầu và chi tiết về cách thức và thời điểm thông tin sẽ được cung cấp, và xem xét các sản phẩm thông tin so với các yêu cầu về thông tin trước khi chúng được tích hợp với các hệ thống hoạt động. Quy trình quản lý thông tin phải được áp dụng theo cách tương xứng với quy mô và mức độ phức tạp của các hoạt động quản lý dự án hoặc tài sản.

Yêu cầu thông tin được chuyển tiếp đến bên được chỉ định có liên quan nhất trong nhóm cung cấp. Các sản phẩm thông tin được bên được chỉ định chính đối chiếu trước khi cung cấp cho bên chỉ định thông qua trao đổi thông tin. Trao đổi thông tin cũng được sử dụng để chuyển thông tin giữa các bên được chỉ định chính khi bên chỉ định đã cho phép.

Quy trình công việc CDE được sử dụng để hỗ trợ sản xuất, quản lý, chia sẻ và trao đổi tất cả thông tin trong giai đoạn vận hành và cung cấp.

Các mô hình thông tin chứa các sản phẩm thông tin liên kết được tạo ra do quy trình công việc CDE để giải quyết quan điểm của tất cả các bên quan tâm.

Trong quy trình quản lý thông tin, số lượng và mô tả các phân khu của vòng đời tài sản (hình chữ nhật liền), các điểm trao đổi thông tin (hình tròn liền) và các điểm quyết định cho các nhóm cung cấp, các bên quan tâm hoặc bên chỉ định (hình thoi) phải phản ánh thông lệ tại địa phương, các yêu cầu của bên quan tâm và bên chỉ định, cũng như bất kỳ thỏa thuận hoặc yêu cầu nào cụ thể đối với việc cung cấp dự án hoặc quản lý tài sản.
Các khái niệm và nguyên tắc này được tóm tắt trong Hình 11.

Hình 11 — Tổng quan và minh họa về quy trình quản lý thông tin