BIM ISO-19650
3.2 định nghĩa và nguyên tắc quản lý thông tin
3.2.1 Các nguyên tắc quản lý thông tin
Trước khi thực hiện một dự án (dù trong giai đoạn giao hàng hay vận hành), cần phải cân nhắc việc xác định thông tin cũng như tài sản vật chất (ví dụ: một viên gạch, một nồi hơi hoặc thậm chí toàn bộ tòa nhà).
Quản lý thông tin là việc đảm bảo rằng thông tin phù hợp được chuyển đến đúng đích vào đúng thời điểm để đáp ứng một mục đích cụ thể. Yêu cầu về thông tin bao gồm cả thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc.
Bảng 1 trong ISO 19650-1, điều khoản 4.3, định nghĩa ví dụ về bốn quan điểm quản lý thông tin cung cấp một điểm khởi đầu tốt để hiểu lý do tại sao các bên liên quan khác nhau yêu cầu thông tin.
3.2.2 Yêu cầu thông tin là gì?
ISO 19650-1 định nghĩa thuật ngữ “yêu cầu thông tin” trong điều khoản 3.3.2, nhưng giải thích chi tiết hơn được đưa ra tại đây.
Theo bộ tiêu chuẩn ISO 19650, thông tin cần được tạo ra cho một mục đích cụ thể - để ai đó sử dụng nó. Yêu cầu thông tin chỉ định thông tin chính xác mà ai đó cần để khi nhận được họ có thể thực hiện mục đích đó một cách thành công.
Làm việc cộng tác có nghĩa là chúng ta luôn tạo ra thông tin với mục đích sử dụng của nó. Trong phần này, các thuật ngữ sau được sử dụng:
• Nhà cung cấp thông tin – cá nhân/nhóm/tổ chức tạo ra và/hoặc tạo ra thông tin
• Người nhận thông tin – cá nhân/nhóm/tổ chức sẽ nhận thông tin (cho mục đích sử dụng của riêng mình hoặc thay mặt người khác).
Các thuật ngữ này được tìm thấy trong các điều khoản 3.2.3 và 3.2.4 của ISO 19650-1 và trong suốt vòng đời của tài sản, hầu hết mọi người trong bên chỉ định và bên được chỉ định đều sẽ là cả hai. Ví dụ: thông tin có thể cần thiết để cập nhật bảng tính, được sử dụng làm thông tin tham khảo khi thiết kế, để đưa ra quyết định và/hoặc để sản xuất (như được chỉ ra trong hình 11).
Từ góc độ quản lý thông tin,
và để xác định các yêu cầu
thông tin, chúng ta phải đảo ngược quy trình làm việc này
Hình 11: Luồng cung cấp thông tin
Điểm khởi đầu là người nhận thông tin quy định các yêu cầu của họ. Để làm được điều này, trước tiên họ phải hiểu mục đích mà họ cần thông tin.
Thông tin cần thiết sau đó có thể được xác định và truyền đạt đến nhà cung cấp thông tin, để họ hiểu được phạm vi những gì họ cần tạo ra. ISO 19650-2 nhấn mạnh điều này bằng cách bắt đầu với hoạt động đánh giá và nhu cầu trong điều khoản 5.1 (minh họa trong hình 12).
Hình 12: Luồng yêu cầu thông tin
Các hoạt động trong hình 12 diễn ra trước các hoạt động trong hình 11 (xem hình 6 của ISO 19650-1). Bạn không nên cung cấp cho ai đó thông tin trừ khi họ đã cho bạn biết những gì họ yêu cầu.
Yêu cầu thông tin giống như một bộ xương hoặc khung chứa nhiều lỗ có hình dạng và kích thước khác nhau (xem hình 13). Những lỗ này chỉ định các yêu cầu về thông tin cần thiết để lấp đầy chúng một cách chính xác. Sau đó, bên cung cấp thông tin trao đổi các sản phẩm thông tin với bên nhận thông tin qua đó lấp đầy các lỗ.
Hình 13: Khung yêu cầu thông tin
3.2.3 Tại sao cần có yêu cầu về thông tin?
Theo nhiều nguồn khác nhau như McKinsey1 và Constructing Excellence 2, lĩnh vực môi trường xây dựng là một trong những ngành kém năng suất và khó dự đoán nhất trong các ngành công nghiệp toàn cầu. Do các dự án phân phối và/hoặc vận hành hiếm khi được lên kế hoạch một cách tổng thể, nên cách thức tạo ra thông tin thường mang tính tùy cơ ứng biến. Điều này cũng có nghĩa là các ứng dụng phần mềm hiếm khi được sử dụng hết tiềm năng của chúng. Những vấn đề này tạo ra rủi ro ngay cả trước khi bất kỳ hoạt động liên quan nào bắt đầu. Hơn nữa, việc sử dụng công nghệ một cách bừa bãi có thể làm trầm trọng thêm điều này bằng cách tạo ra nhiều thông tin hơn mức có thể xử lý hoặc che giấu việc thiếu kế hoạch.
Là một ngành, chúng ta thường có xu hướng phản ứng chậm và kém trong việc lập kế hoạch, do đó thường suy nghĩ quá muộn về mọi thứ trong vòng đời tài sản. Chúng ta phải thay đổi tư duy này, và tất cả mọi người (bao gồm cả khách hàng) đều có vai trò trong việc này.
Nếu không hiểu rõ thông tin nào là cần thiết, việc lập kế hoạch về cách thức cung cấp thông tin, khung thời gian cần thiết và nguồn lực cần thiết sẽ rất khó khăn và kém hiệu quả. Các yêu cầu về thông tin chất lượng tốt là rất quan trọng để giải quyết tình huống này. Các yêu cầu về thông tin là nền tảng của bộ tiêu chuẩn ISO 19650. Một khi được xác định, chúng sẽ cung cấp thông tin cho:
• quy trình đấu thầu và bổ nhiệm
• lập kế hoạch cung cấp thông tin
• tạo và cung cấp thông tin
• quy trình phê duyệt và chấp nhận bằng cách so sánh các kết quả bàn giao với các yêu cầu
• việc sử dụng thông tin một cách phù hợp.
Xem chu trình yêu cầu thông tin được thể hiện trong hình 14.
Yêu cầu thông tin là nền tảng cho sợi chỉ vàng của thông tin, một khái niệm then chốt trong loạt tiêu chuẩn BS 8536. Xem thêm ISO 19650-1 hình 4.
Nếu không có yêu cầu thông tin thì sẽ không có quy trình quản lý thông tin.
Hình 14: Chu kỳ yêu cầu thông tin
Việc người nhận thông tin yêu cầu thông tin bất ngờ sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến cách thức làm việc của người cung cấp thông tin. Điều này có thể gây gián đoạn nghiêm trọng, đặc biệt nếu chương trình dự án quá chặt chẽ.
Các yêu cầu thông tin nên được xây dựng theo một trình tự nhất định để dần dần xây dựng chi tiết nhằm:
• kể một câu chuyện nhất quán
• hoàn thành mục đích của dự án
• hoàn thành mục đích của tổ chức người nhận.
Việc chỉ tham khảo “Khung BIM Vương quốc Anh” (hoặc tệ hơn nữa là thuật ngữ lỗi thời của “BIM cấp độ 2”) hoặc sao chép và dán các ví dụ từ các tiêu chuẩn và hướng dẫn mà không xác định rõ ràng những gì cần thiết sẽ không đáp ứng được các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 19650
.
Hơn nữa, việc xác định các yêu cầu thông tin không phải là một bài tập đánh dấu vào ô; đầu vào kém có xu hướng tạo ra đầu ra kém, dẫn đến rủi ro và tính không thể đoán trước như đã lưu ý.
Yêu cầu thông tin kém (đầu vào) = thông tin cung cấp kém (đầu ra)
3.2.3.1 Rủi ro thông tin
Mọi người cần thông tin hữu ích để giúp họ thực hiện các hoạt động của mình một cách hiệu quả; tương tự như vậy, hầu hết các giải pháp công nghệ đều cần thông tin có cấu trúc hoặc được xác định rõ ràng để hoạt động hiệu quả.
Yêu cầu thông tin càng phản ánh chính xác nhu cầu của người nhận, thì nhà cung cấp càng có khả năng cung cấp thành công thông tin phù hợp. Nếu yêu cầu thông tin không đủ chính xác, nhà cung cấp thông tin sẽ phải tự đưa ra giả định và diễn giải. Điều này có thể dẫn đến sai sót và rủi ro gia tăng – từ đó có thể dẫn đến vượt quá chương trình và ngân sách.
Ví dụ: một nhà thầu (với tư cách là bên được chỉ định chính) sẽ sử dụng phương pháp thiết lập kỹ thuật số tại công trường và yêu cầu thông tin kích thước được lấy từ các mô hình hình học. Những chi tiết này không được bao gồm trong yêu cầu thông tin do nhà thầu cung cấp. Nếu không có kiến thức này , các nhà thiết kế sẽ tạo ra các bản vẽ thiết lập truyền thống. Cuối cùng, họ lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức để tạo ra các bản vẽ không cần thiết.
Điều quan trọng là các yêu cầu về thông tin phải được xác định càng sớm càng tốt. Chúng cần thiết để hỗ trợ việc chỉ định thầu trong toàn bộ vòng đời tài sản. Như đã lưu ý trong phần 3.2.2, ISO 19650-2 hỗ trợ điều này bằng cách yêu cầu các yêu cầu về thông tin phải được thiết lập trong quá trình đánh giá, nhu cầu và lời mời tham gia các hoạt động đấu thầu, bao gồm cả của nhà thiết kế chính và quản lý dự án.
Xem các điều khoản 5.1.2 và 5.2.1 của ISO 19650-2.
Các yêu cầu về thông tin chính xác giúp quản lý rủi ro xung quanh việc trao đổi thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng do sự phức tạp của nhiều người có thể đóng góp vào việc trao đổi thông tin cũng như vô số công nghệ có thể được sử dụng.
3.2.4.1 Mục đích của thông tin (yêu cầu cấp cao)
Đây là phần quan trọng nhất trong việc xác định yêu cầu thông tin và là điểm khởi đầu . Việc này liên quan đến việc hiểu rõ những lý do hàng ngày tại sao thông tin lại cần thiết, xem điều khoản 5.1 của ISO 19650-1. Điều này giúp hình thành các yêu cầu cấp cao. Những yêu cầu này tương đương với "yêu cầu thông tin của các bên quan tâm" trong hình 2 của ISO 19650-1.
Để xác định các yêu cầu thông tin, hãy bắt đầu với lý do tại sao cần có thông tin trước khixem xét bản thân thông tin.
3.2.4.2 Thông tin cần thiết (yêu cầu chi tiết)
Việc mô tả thông tin thường mang tính chủ quan.
Tuy nhiên, thông tin theo bộ tiêu chuẩn ISO 19650 có thể được mô tả theo bốn khía cạnh chính:
1. Mục đích (nhu cầu mà thông tin sẽ đáp ứng). Ví dụ: để truyền tải hiệu suất cháy của các yếu tố.
2. Nội dung, phần này được chia thành:
• Tóm tắt nội dung (nội dung tổng thể của thông tin). Ví dụ: thông tin về chiến lược phòng cháy hoặc thông tin chi phí nguyên tố.
• Phân tích nội dung (thông tin hình học và chữ số trên một hệ thống phân cấp đối tượng). Ví dụ: một bức tường có thuộc tính 'xếp hạng cháy' hoặc đối với dự án, thuộc tính được gọi là 'giới hạn chi phí'.
3. Hình thức (cách trình bày). Ví dụ: bảng kê hoặc bản vẽ.
4. Định dạng (cách mã hóa). Ví dụ: PDF hoặc IFC(-SPF).
Những điều này tương đương với “yêu cầu thông tin bổ nhiệm” trong ISO 19650-1 hình 2. Mức độ thông tin cần thiết là một khuôn khổ để xác định thông tin trên các khía cạnh này và được tham chiếu trong điều khoản 11.2 của ISO 19560-1.
Theo đó, thông tin cần được định nghĩa trên ba phân mục sau:
1. Thông tin hình học
2. Thông tin chữ số
3. Tài liệu.
Mức độ thông tin cần thiết được giải thích thêm trong phần 4 của hướng dẫn này. Khi có phương tiện chung hoặc được ngành chấp nhận để cung cấp yêu cầu thông tin, chẳng hạn như khảo sát địa hình, cần tham chiếu đến phương tiện này. Trong trường hợp này, không cần thiết phải chỉ rõ nội dung khảo sát đến cấp độ n. Tuy nhiên, nếu có yêu cầu cụ thể nào đó trong khảo sát thì điều này cần được nêu rõ. Một cách tiếp cận thực tế sẽ hữu ích. Nhu cầu về từng yêu cầu thông tin để nêu rõ từng khía cạnh có thể được xác định bởi bối cảnh.
Ví dụ: bên chỉ định (khách hàng) chỉ định một tài liệu chiến lược phòng cháy về mặt tóm tắt nội dung. Các khía cạnh khác về phân tích nội dung, hình thức, mục đích và định dạng được giao cho nhóm phân tích xác định. Đối với một yêu cầu khác, khách hàng chỉ định thêm các khía cạnh bằng cách yêu cầu khảo sát địa hình (tóm tắt nội dung), thể hiện tòa nhà, bãi đậu xe và các tuyến đường tiếp cận (phân tích nội dung), được cung cấp dưới dạng bản vẽ (biểu mẫu) ở định dạng PDF (định dạng).
Các yêu cầu thông tin cần được cấu trúc một cách nhất quán nhất có thể để giúp việc hiểu rõ hơn về việc cung cấp thông tin dễ dàng hơn và cho phép thiết lập các quy tắc kiểm tra tự động. Việc sử dụng các công cụ có cấu trúc như cơ sở dữ liệu và bảng tính sẽ giúp đạt được điều này. Một cách tiếp cận được khuyến nghị là thiết lập một bộ yêu cầu thông tin tổng thể dựa trên các mục đích hợp lý hóa, cùng với khung nhu cầu thông tin, sau đó lọc chúng theo từng trường hợp sử dụng và/hoặc cuộc hẹn. Điều này sẽ hỗ trợ việc tạo ra các yêu cầu thông tin cụ thể cho cuộc hẹn và giúp đảm bảo không có sự trùng lặp và thiếu sót trong việc cung cấp thông tin, xem hình 15.
3.2.5 Ai có yêu cầu về thông tin?
ISO 19650-2 xem xét chi tiết các yêu cầu về thông tin từ việc chỉ định đến các bên được chỉ định chủ trì và sau đó đến các bên được chỉ định. Đối với bên được chỉ định, điều này bao gồm các yêu cầu về thông tin từ cả bên chỉ định và bên được chỉ định chủ trì.
Tuy nhiên, các yêu cầu về thông tin có thể tồn tại theo hướng ngược lại và giữa các nhóm nhiệm vụ/ giao hàng, trên thực tế, mọi bên trong một dự án đều có thể có chúng.
Trong phần còn lại của hướng dẫn này, trọng tâm là bên chỉ định (khách hàng hoặc đại diện của dự án). Bên chỉ định sẽ luôn yêu cầu thông tin cả trong và sau khi kết thúc dự án, cho dù để hỗ trợ việc ra quyết định, vì lý do pháp lý/ quy định, để quản lý cơ sở hay để bán lại.
Trước khi thực hiện một dự án (dù trong giai đoạn giao hàng hay vận hành), cần phải cân nhắc việc xác định thông tin cũng như tài sản vật chất (ví dụ: một viên gạch, một nồi hơi hoặc thậm chí toàn bộ tòa nhà).
Quản lý thông tin là việc đảm bảo rằng thông tin phù hợp được chuyển đến đúng đích vào đúng thời điểm để đáp ứng một mục đích cụ thể. Yêu cầu về thông tin bao gồm cả thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc.
Bảng 1 trong ISO 19650-1, điều khoản 4.3, định nghĩa ví dụ về bốn quan điểm quản lý thông tin cung cấp một điểm khởi đầu tốt để hiểu lý do tại sao các bên liên quan khác nhau yêu cầu thông tin.
3.2.2 Yêu cầu thông tin là gì?
ISO 19650-1 định nghĩa thuật ngữ “yêu cầu thông tin” trong điều khoản 3.3.2, nhưng giải thích chi tiết hơn được đưa ra tại đây.
Theo bộ tiêu chuẩn ISO 19650, thông tin cần được tạo ra cho một mục đích cụ thể - để ai đó sử dụng nó. Yêu cầu thông tin chỉ định thông tin chính xác mà ai đó cần để khi nhận được họ có thể thực hiện mục đích đó một cách thành công.
Làm việc cộng tác có nghĩa là chúng ta luôn tạo ra thông tin với mục đích sử dụng của nó. Trong phần này, các thuật ngữ sau được sử dụng:
• Nhà cung cấp thông tin – cá nhân/nhóm/tổ chức tạo ra và/hoặc tạo ra thông tin
• Người nhận thông tin – cá nhân/nhóm/tổ chức sẽ nhận thông tin (cho mục đích sử dụng của riêng mình hoặc thay mặt người khác).
Các thuật ngữ này được tìm thấy trong các điều khoản 3.2.3 và 3.2.4 của ISO 19650-1 và trong suốt vòng đời của tài sản, hầu hết mọi người trong bên chỉ định và bên được chỉ định đều sẽ là cả hai. Ví dụ: thông tin có thể cần thiết để cập nhật bảng tính, được sử dụng làm thông tin tham khảo khi thiết kế, để đưa ra quyết định và/hoặc để sản xuất (như được chỉ ra trong hình 11).
Từ góc độ quản lý thông tin,
và để xác định các yêu cầu
thông tin, chúng ta phải đảo ngược quy trình làm việc này
Hình 11: Luồng cung cấp thông tin
Điểm khởi đầu là người nhận thông tin quy định các yêu cầu của họ. Để làm được điều này, trước tiên họ phải hiểu mục đích mà họ cần thông tin.
Thông tin cần thiết sau đó có thể được xác định và truyền đạt đến nhà cung cấp thông tin, để họ hiểu được phạm vi những gì họ cần tạo ra. ISO 19650-2 nhấn mạnh điều này bằng cách bắt đầu với hoạt động đánh giá và nhu cầu trong điều khoản 5.1 (minh họa trong hình 12).
Hình 12: Luồng yêu cầu thông tin
Các hoạt động trong hình 12 diễn ra trước các hoạt động trong hình 11 (xem hình 6 của ISO 19650-1). Bạn không nên cung cấp cho ai đó thông tin trừ khi họ đã cho bạn biết những gì họ yêu cầu.
Yêu cầu thông tin giống như một bộ xương hoặc khung chứa nhiều lỗ có hình dạng và kích thước khác nhau (xem hình 13). Những lỗ này chỉ định các yêu cầu về thông tin cần thiết để lấp đầy chúng một cách chính xác. Sau đó, bên cung cấp thông tin trao đổi các sản phẩm thông tin với bên nhận thông tin qua đó lấp đầy các lỗ.
Hình 13: Khung yêu cầu thông tin
3.2.3 Tại sao cần có yêu cầu về thông tin?
Theo nhiều nguồn khác nhau như McKinsey1 và Constructing Excellence 2, lĩnh vực môi trường xây dựng là một trong những ngành kém năng suất và khó dự đoán nhất trong các ngành công nghiệp toàn cầu. Do các dự án phân phối và/hoặc vận hành hiếm khi được lên kế hoạch một cách tổng thể, nên cách thức tạo ra thông tin thường mang tính tùy cơ ứng biến. Điều này cũng có nghĩa là các ứng dụng phần mềm hiếm khi được sử dụng hết tiềm năng của chúng. Những vấn đề này tạo ra rủi ro ngay cả trước khi bất kỳ hoạt động liên quan nào bắt đầu. Hơn nữa, việc sử dụng công nghệ một cách bừa bãi có thể làm trầm trọng thêm điều này bằng cách tạo ra nhiều thông tin hơn mức có thể xử lý hoặc che giấu việc thiếu kế hoạch.
Là một ngành, chúng ta thường có xu hướng phản ứng chậm và kém trong việc lập kế hoạch, do đó thường suy nghĩ quá muộn về mọi thứ trong vòng đời tài sản. Chúng ta phải thay đổi tư duy này, và tất cả mọi người (bao gồm cả khách hàng) đều có vai trò trong việc này.
Nếu không hiểu rõ thông tin nào là cần thiết, việc lập kế hoạch về cách thức cung cấp thông tin, khung thời gian cần thiết và nguồn lực cần thiết sẽ rất khó khăn và kém hiệu quả. Các yêu cầu về thông tin chất lượng tốt là rất quan trọng để giải quyết tình huống này. Các yêu cầu về thông tin là nền tảng của bộ tiêu chuẩn ISO 19650. Một khi được xác định, chúng sẽ cung cấp thông tin cho:
• quy trình đấu thầu và bổ nhiệm
• lập kế hoạch cung cấp thông tin
• tạo và cung cấp thông tin
• quy trình phê duyệt và chấp nhận bằng cách so sánh các kết quả bàn giao với các yêu cầu
• việc sử dụng thông tin một cách phù hợp.
Xem chu trình yêu cầu thông tin được thể hiện trong hình 14.
Yêu cầu thông tin là nền tảng cho sợi chỉ vàng của thông tin, một khái niệm then chốt trong loạt tiêu chuẩn BS 8536. Xem thêm ISO 19650-1 hình 4.
Nếu không có yêu cầu thông tin thì sẽ không có quy trình quản lý thông tin.
Hình 14: Chu kỳ yêu cầu thông tin
Việc người nhận thông tin yêu cầu thông tin bất ngờ sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến cách thức làm việc của người cung cấp thông tin. Điều này có thể gây gián đoạn nghiêm trọng, đặc biệt nếu chương trình dự án quá chặt chẽ.
Các yêu cầu thông tin nên được xây dựng theo một trình tự nhất định để dần dần xây dựng chi tiết nhằm:
• kể một câu chuyện nhất quán
• hoàn thành mục đích của dự án
• hoàn thành mục đích của tổ chức người nhận.
Việc chỉ tham khảo “Khung BIM Vương quốc Anh” (hoặc tệ hơn nữa là thuật ngữ lỗi thời của “BIM cấp độ 2”) hoặc sao chép và dán các ví dụ từ các tiêu chuẩn và hướng dẫn mà không xác định rõ ràng những gì cần thiết sẽ không đáp ứng được các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 19650
.
Hơn nữa, việc xác định các yêu cầu thông tin không phải là một bài tập đánh dấu vào ô; đầu vào kém có xu hướng tạo ra đầu ra kém, dẫn đến rủi ro và tính không thể đoán trước như đã lưu ý.
Yêu cầu thông tin kém (đầu vào) = thông tin cung cấp kém (đầu ra)
3.2.3.1 Rủi ro thông tin
Mọi người cần thông tin hữu ích để giúp họ thực hiện các hoạt động của mình một cách hiệu quả; tương tự như vậy, hầu hết các giải pháp công nghệ đều cần thông tin có cấu trúc hoặc được xác định rõ ràng để hoạt động hiệu quả.
Yêu cầu thông tin càng phản ánh chính xác nhu cầu của người nhận, thì nhà cung cấp càng có khả năng cung cấp thành công thông tin phù hợp. Nếu yêu cầu thông tin không đủ chính xác, nhà cung cấp thông tin sẽ phải tự đưa ra giả định và diễn giải. Điều này có thể dẫn đến sai sót và rủi ro gia tăng – từ đó có thể dẫn đến vượt quá chương trình và ngân sách.
Ví dụ: một nhà thầu (với tư cách là bên được chỉ định chính) sẽ sử dụng phương pháp thiết lập kỹ thuật số tại công trường và yêu cầu thông tin kích thước được lấy từ các mô hình hình học. Những chi tiết này không được bao gồm trong yêu cầu thông tin do nhà thầu cung cấp. Nếu không có kiến thức này , các nhà thiết kế sẽ tạo ra các bản vẽ thiết lập truyền thống. Cuối cùng, họ lãng phí thời gian, tiền bạc và công sức để tạo ra các bản vẽ không cần thiết.
Điều quan trọng là các yêu cầu về thông tin phải được xác định càng sớm càng tốt. Chúng cần thiết để hỗ trợ việc chỉ định thầu trong toàn bộ vòng đời tài sản. Như đã lưu ý trong phần 3.2.2, ISO 19650-2 hỗ trợ điều này bằng cách yêu cầu các yêu cầu về thông tin phải được thiết lập trong quá trình đánh giá, nhu cầu và lời mời tham gia các hoạt động đấu thầu, bao gồm cả của nhà thiết kế chính và quản lý dự án.
Xem các điều khoản 5.1.2 và 5.2.1 của ISO 19650-2.
Các yêu cầu về thông tin chính xác giúp quản lý rủi ro xung quanh việc trao đổi thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng do sự phức tạp của nhiều người có thể đóng góp vào việc trao đổi thông tin cũng như vô số công nghệ có thể được sử dụng.
3.2.4.1 Mục đích của thông tin (yêu cầu cấp cao)
Đây là phần quan trọng nhất trong việc xác định yêu cầu thông tin và là điểm khởi đầu . Việc này liên quan đến việc hiểu rõ những lý do hàng ngày tại sao thông tin lại cần thiết, xem điều khoản 5.1 của ISO 19650-1. Điều này giúp hình thành các yêu cầu cấp cao. Những yêu cầu này tương đương với "yêu cầu thông tin của các bên quan tâm" trong hình 2 của ISO 19650-1.
Để xác định các yêu cầu thông tin, hãy bắt đầu với lý do tại sao cần có thông tin trước khixem xét bản thân thông tin.
3.2.4.2 Thông tin cần thiết (yêu cầu chi tiết)
Việc mô tả thông tin thường mang tính chủ quan.
Tuy nhiên, thông tin theo bộ tiêu chuẩn ISO 19650 có thể được mô tả theo bốn khía cạnh chính:
1. Mục đích (nhu cầu mà thông tin sẽ đáp ứng). Ví dụ: để truyền tải hiệu suất cháy của các yếu tố.
2. Nội dung, phần này được chia thành:
• Tóm tắt nội dung (nội dung tổng thể của thông tin). Ví dụ: thông tin về chiến lược phòng cháy hoặc thông tin chi phí nguyên tố.
• Phân tích nội dung (thông tin hình học và chữ số trên một hệ thống phân cấp đối tượng). Ví dụ: một bức tường có thuộc tính 'xếp hạng cháy' hoặc đối với dự án, thuộc tính được gọi là 'giới hạn chi phí'.
3. Hình thức (cách trình bày). Ví dụ: bảng kê hoặc bản vẽ.
4. Định dạng (cách mã hóa). Ví dụ: PDF hoặc IFC(-SPF).
Những điều này tương đương với “yêu cầu thông tin bổ nhiệm” trong ISO 19650-1 hình 2. Mức độ thông tin cần thiết là một khuôn khổ để xác định thông tin trên các khía cạnh này và được tham chiếu trong điều khoản 11.2 của ISO 19560-1.
Theo đó, thông tin cần được định nghĩa trên ba phân mục sau:
1. Thông tin hình học
2. Thông tin chữ số
3. Tài liệu.
Mức độ thông tin cần thiết được giải thích thêm trong phần 4 của hướng dẫn này. Khi có phương tiện chung hoặc được ngành chấp nhận để cung cấp yêu cầu thông tin, chẳng hạn như khảo sát địa hình, cần tham chiếu đến phương tiện này. Trong trường hợp này, không cần thiết phải chỉ rõ nội dung khảo sát đến cấp độ n. Tuy nhiên, nếu có yêu cầu cụ thể nào đó trong khảo sát thì điều này cần được nêu rõ. Một cách tiếp cận thực tế sẽ hữu ích. Nhu cầu về từng yêu cầu thông tin để nêu rõ từng khía cạnh có thể được xác định bởi bối cảnh.
Ví dụ: bên chỉ định (khách hàng) chỉ định một tài liệu chiến lược phòng cháy về mặt tóm tắt nội dung. Các khía cạnh khác về phân tích nội dung, hình thức, mục đích và định dạng được giao cho nhóm phân tích xác định. Đối với một yêu cầu khác, khách hàng chỉ định thêm các khía cạnh bằng cách yêu cầu khảo sát địa hình (tóm tắt nội dung), thể hiện tòa nhà, bãi đậu xe và các tuyến đường tiếp cận (phân tích nội dung), được cung cấp dưới dạng bản vẽ (biểu mẫu) ở định dạng PDF (định dạng).
Các yêu cầu thông tin cần được cấu trúc một cách nhất quán nhất có thể để giúp việc hiểu rõ hơn về việc cung cấp thông tin dễ dàng hơn và cho phép thiết lập các quy tắc kiểm tra tự động. Việc sử dụng các công cụ có cấu trúc như cơ sở dữ liệu và bảng tính sẽ giúp đạt được điều này. Một cách tiếp cận được khuyến nghị là thiết lập một bộ yêu cầu thông tin tổng thể dựa trên các mục đích hợp lý hóa, cùng với khung nhu cầu thông tin, sau đó lọc chúng theo từng trường hợp sử dụng và/hoặc cuộc hẹn. Điều này sẽ hỗ trợ việc tạo ra các yêu cầu thông tin cụ thể cho cuộc hẹn và giúp đảm bảo không có sự trùng lặp và thiếu sót trong việc cung cấp thông tin, xem hình 15.
3.2.5 Ai có yêu cầu về thông tin?
ISO 19650-2 xem xét chi tiết các yêu cầu về thông tin từ việc chỉ định đến các bên được chỉ định chủ trì và sau đó đến các bên được chỉ định. Đối với bên được chỉ định, điều này bao gồm các yêu cầu về thông tin từ cả bên chỉ định và bên được chỉ định chủ trì.
Tuy nhiên, các yêu cầu về thông tin có thể tồn tại theo hướng ngược lại và giữa các nhóm nhiệm vụ/ giao hàng, trên thực tế, mọi bên trong một dự án đều có thể có chúng.
Trong phần còn lại của hướng dẫn này, trọng tâm là bên chỉ định (khách hàng hoặc đại diện của dự án). Bên chỉ định sẽ luôn yêu cầu thông tin cả trong và sau khi kết thúc dự án, cho dù để hỗ trợ việc ra quyết định, vì lý do pháp lý/ quy định, để quản lý cơ sở hay để bán lại.