BIM ISO-19650
4 Về mức độ thông tin cần thiết
4.0 Về mức độ thông tin
4.1 Giới thiệu
Mức độ nhu cầu thông tin là một khuôn khổ để xác định chất lượng, số lượng và mức độ chi tiết của thông tin, như được giải thích lần đầu tiên trong điều khoản 11.2 của ISO 19650-1.
Theo truyền thống ở Anh, mức độ định nghĩa là thuật ngữ được sử dụng để chỉ tổng hợp mức độ chi tiết và mức độ thông tin. Trong thực tế, người ta thấy rằng việc hiểu các khái niệm và nguyên tắc để định nghĩa thông tin đòi hỏi một khuôn khổ rõ ràng hơn.
Đây là động lực để giới thiệu khung mức độ nhu cầu thông tin trong loạt tiêu chuẩn ISO 19650.
Lưu ý rằng, như đã nêu trong phần 6.5.1 của Hướng dẫn về Khái niệm và Nguyên tắc ISO 19650 “mức độ nhu cầu thông tin” không nên viết tắt.
4.2 Mức độ nhu cầu thông tin là gì?
Mức độ nhu cầu thông tin là một khuôn khổ để xác định chất lượng, số lượng và mức độ chi tiết của các yêu cầu thông tin.
Mức độ nhu cầu thông tin được sử dụng để truyền đạt rõ ràng mức độ thông tin cần thiết theo mục đích của nó; không nhiều hơn và không ít hơn.
Khung mức độ nhu cầu thông tin giúp xác định các yêu cầu thông tin tối thiểu cho từng mục đích. Bất kỳ thông tin bổ sung nào đều được coi là lãng phí và không nên được xác định bởi bên chỉ định, cũng như không được cung cấp bởi bất kỳ bên chỉ định nào, như đã đề cập trong mục 3.2.3.2.
Việc "xác định quá mức" hoặc "xác định không đầy đủ" các yêu cầu thông tin đều được coi là rủi ro, vì chúng không hỗ trợ việc tạo ra và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
Nếu chúng ta xem lại hình 13 trong phần 3.2.2, chính khuôn khổ mức độ nhu cầu thông tin cho phép người tiếp nhận thông tin (bên chỉ định hoặc bên được chỉ định chính) xác định các "hình dạng" và "kích thước" khác nhau của các sản phẩm thông tin theo một cách chuẩn hóa. Sử dụng mức độ nhu cầu thông tin, người tiếp nhận thông tin có thể xác định chất lượng (hình tròn xanh lá cây hoặc tím, hình tam giác xanh lam hoặc hồng),
số lượng (hai hình tam giác và ba hình tròn) và mức độ chi tiết (hình tròn nhỏ hoặc lớn) của thông tin.
Sau đó, nhà cung cấp thông tin (bên được chỉ định) nên sử dụng cùng một khuôn khổ như một tài liệu tham khảo/khung để cung cấp các giá trị nhằm đáp ứng các yêu cầu thông tin, và do đó tạo ra các sản phẩm thông tin. Nhờ việc sử dụng khuôn khổ mức độ nhu cầu thông tin ở cả hai bên, thông tin được cung cấp được cấu trúc một cách nhất quán để cho phép kiểm tra tự động (như đã nêu trong mục 3.2.4.2). Các mục đích khác nhau có thể yêu cầu các sản phẩm thông tin khác nhau; do đó, mức độ nhu cầu thông tin cũng phải khác nhau. Việc xác định mức độ nhu cầu thông tin mà không có mục đích rõ ràng là không phù hợp với ISO 19650-1. Tại cùng một mốc thời gian cung cấp, một bộ chứa thông tin nên là kết quả của một hoặc nhiều yêu cầu thông tin được xác định cho mỗi mục đích bằng cách sử dụng khuôn khổ mức độ nhu cầu thông tin.
Hình 28: Khung yêu cầu thông tin (hình 13 hướng dẫn phần 3.2.2)
4.3 Tại sao khung nhu cầu thông tin cấp độ lại quan trọng?
Khung nhu cầu thông tin cấp độ là nền tảng cho phép trao đổi thông tin thành công cho mọi sản phẩm thông tin có thể chuyển giao (như đã thấy trong phần 3.2.3). Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết thời gian, nhu cầu thông tin không được định nghĩa rõ ràng, hoặc quá chung chung.
Do đó, nó dễ bị diễn giải và khó kiểm tra tự động. Như đã lưu ý trong phần 4.1, khái niệm “cấp độ định nghĩa” được thiết lập tại Vương quốc Anh như một tổng hợp của “mức độ chi tiết” và “mức độ thông tin” cho các sản phẩm thông tin. Các số liệu được thiết lập (từ 1 đến 7) và những con số đó được sử dụng để biểu thị biểu diễn hình học và các yêu cầu chữ số. Tuy nhiên, các số liệu đó quá chung chung và không thể được sử dụng để tự động kiểm tra xem các sản phẩm thông tin có đáp ứng nhu cầu của bên chỉ định về chất lượng, số lượng và độ chi tiết hay không.
Ngoài ra, định nghĩa của các số liệu đó đã bị tách rời khỏi mục đích của thông tin, góp phần vào việc quản lý thông tin kém và sản xuất sản phẩm không đủ/thừa.
Ví dụ, có những trường hợp “mức độ thông tin” của một nhà ga hàng không trong giai đoạn xây dựng của một dự án đã được xác định bằng số liệu “4”, mà không chỉ rõ mục đích sử dụng của đối tượng hoặc thông tin chữ số liên quan cần thiết (tần số âm thanh, áp suất âm thanh, tên nhà sản xuất). Do đó, số liệu “4” không cho phép thiết lập các quy tắc kiểm tra tự động và có thể được diễn giải theo nhiều cách khác nhau, dẫn đến gia tăng rủi ro cho dự án. Nếu không sử dụng khung mức độ nhu cầu thông tin, các bên khác nhau sẽ tiếp tục xác định các yêu cầu thông tin kém, và điều này sẽ làm tăng rủi ro dự án và lãng phí việc sản xuất thông tin.
4.4 Ai xác định mức độ nhu cầu thông tin?
Bên chỉ định (khách hàng) xác định mức độ nhu cầu thông tin của từng sản phẩm thông tin.
Không phải tất cả các bên chỉ định đều có kỹ năng để xác định chi tiết khung mức độ nhu cầu thông tin. Trong trường hợp này, bên chỉ định được yêu cầu xác định ít nhất mục đích mà thông tin cần thiết.
ISO 19650-1 cho phép một bên chỉ định thiếu kinh nghiệm tìm kiếm sự hỗ trợ để hoàn thành các hoạt động quản lý thông tin của mình. Việc này có thể đến từ một trong các bên được chỉ định chủ trì tiềm năng hoặc từ một bên thứ ba độc lập (xem ví dụ 3, 4, 5 trong mục 4.5) với điều kiện cẩn thận để không tạo ra xung đột lợi ích.
Ví dụ, chủ sở hữu tài sản có thể phải cung cấp lượng carbon tích lũy của tài sản của họ cho cơ quan quản lý xây dựng, nhưng họ không có kỹ năng để xác định chi tiết mức độ thông tin cần thiết để hoàn thành mục đích này. Trong trường hợp này, chủ sở hữu tài sản có thể xác định mục đích là "phân tích carbon tích lũy" và họ sẽ tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên được chỉ định chính hoặc một bên thứ ba độc lập để xác định mức độ thông tin cần thiết cần thiết.
Trong quá trình thiết kế và xây dựng, có thể cần mức độ chi tiết cao hơn mức độ đã được bên chỉ định xác định trong khung mức độ cần thông tin.
Trong trường hợp này, bên được chỉ định chính nên thiết lập mức độ chi tiết phù hợp để hỗ trợ công việc của họ, nhưng sử dụng mức độ khung mức độ cần thông tin do bên chỉ định xác định làm cơ sở 4.5 Khi nào thì mức độ nhu cầu thông tin được xác định?
Mức độ nhu cầu thông tin được xác định mỗi khi một yêu cầu thông tin được thiết lập, bởi bên chỉ định hoặc
bên được chỉ định chính. Điều này có thể xảy ra ở các giai đoạn khác nhau trong suốt vòng đời của một tài sản.
Ví dụ:
1. Bên chỉ định (chủ sở hữu tài sản) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết khi xác định Yêu cầu Thông tin Tài sản (AIR) của họ
2. Bên chỉ định (khách hàng) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn đấu thầu để xác định chất lượng, số lượng và mức độ chi tiết của thông tin họ cần
3. Bên chỉ định chính (nhà thiết kế) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn thiết kế sơ bộ để xác định những gì cần thiết để thực hiện phân tích khả năng tiếp cận
4. Bên chỉ định chính (nhà thầu chính) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn xây dựng để xác định những thông tin cần thiết để thực hiện phân tích sức khỏe và an toàn tại công trường
5. Bên chỉ định chính (nhà sản xuất chuyên môn cho một dự án di sản) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn sản xuất để xác định những gì cần thiết để in 3D một bộ phận thay thế.
Có thể cùng một bên chỉ định sẽ xác định mức độ thông tin cần thiết, với mức độ chi tiết thông tin khác nhau khi dự án tiến triển, các quyết định được đưa ra, và khi có thêm thông tin. Tuy nhiên, điều quan trọng là toàn bộ định nghĩa về mức độ thông tin cần thiết phải được đưa ra ngay từ đầu mỗi cuộc hẹn và không được thay đổi hoặc phát triển một cách không cần thiết trong quá trình thực hiện.
Ví dụ, ở giai đoạn khả thi của một dự án, một giám định viên khối lượng có thể chỉ yêu cầu số lượng người cư trú để lập bảng dự toán chi phí cho một loại hình công trình (một trường học). Ngược lại, ở giai đoạn thiết kế chi tiết, giám định viên khối lượng có thể yêu cầu tổng diện tích sàn bên trong để lập kế hoạch chi phí chi tiết hơn.
4.6 Làm thế nào để xác định mức độ nhu cầu thông tin?
Mức độ nhu cầu thông tin là một khuôn khổ để xác định thông tin trên các khía cạnh (mục đích, nội dung, hình thức và định dạng) được mô tả trong phần 3.2.4.2 của hướng dẫn này.
Thông tin cần được xác định trên ba phân mục sau, như được minh họa trong hình 11 của ISO 19650-1 cho Mô hình Thông tin Dự án (PIM) và Mô hình Thông tin Tài sản (AIM):
1. Thông tin hình học
2. Thông tin chữ số
3. Tài liệu.
Mỗi phân mục của mức độ nhu cầu thông tin được định nghĩa chi tiết trong tiêu chuẩn Châu Âu EN17412-1. Tiêu chuẩn này hiện đang được xuất bản và dự kiến sẽ có vào Quý 4 2020.
Trong thời gian chờ đợi, bên chỉ định nên xác định các yêu cầu về thông tin của mình bằng cách sử dụng khung mức độ nhu cầu thông tin xác định:
1. Mục đích cần thông tin Và sau đó, nếu khía cạnh đó áp dụng:
2. Thông tin hình học để đáp ứng mục đích
3. Thông tin chữ số để đáp ứng mục đích
4. Tài liệu để đáp ứng mục đích
Hình 29: Tổng quan và minh họa về quy trình quản lý thông tin (ISO 19650-1 hình 11)
4.7 Mức độ nhu cầu thông tin được xác định ở đâu?
Khung nhu cầu thông tin được xác định trong tiêu chuẩn thông tin của dự án, trong đó phương pháp phân bổ thông tin được xem xét (xem ISO 19650-2 điều khoản 5.1.4 c).
Ngoài ra, khung nhu cầu thông tin được sử dụng để truyền đạt các yêu cầu thông tin trong các yêu cầu thông tin trao đổi (xem ISO 19650-2 5.2.1 b) và mục 3.4.4.4).
Cuối cùng, khung nhu cầu thông tin cũng được sử dụng trong các kế hoạch phân phối thông tin nhiệm vụ để ghi lại những gì đang được thực hiện (xem ISO 19650-2 điều khoản 5.4.4) và mục 6.4.3.3)
4.1 Giới thiệu
Mức độ nhu cầu thông tin là một khuôn khổ để xác định chất lượng, số lượng và mức độ chi tiết của thông tin, như được giải thích lần đầu tiên trong điều khoản 11.2 của ISO 19650-1.
Theo truyền thống ở Anh, mức độ định nghĩa là thuật ngữ được sử dụng để chỉ tổng hợp mức độ chi tiết và mức độ thông tin. Trong thực tế, người ta thấy rằng việc hiểu các khái niệm và nguyên tắc để định nghĩa thông tin đòi hỏi một khuôn khổ rõ ràng hơn.
Đây là động lực để giới thiệu khung mức độ nhu cầu thông tin trong loạt tiêu chuẩn ISO 19650.
Lưu ý rằng, như đã nêu trong phần 6.5.1 của Hướng dẫn về Khái niệm và Nguyên tắc ISO 19650 “mức độ nhu cầu thông tin” không nên viết tắt.
4.2 Mức độ nhu cầu thông tin là gì?
Mức độ nhu cầu thông tin là một khuôn khổ để xác định chất lượng, số lượng và mức độ chi tiết của các yêu cầu thông tin.
Mức độ nhu cầu thông tin được sử dụng để truyền đạt rõ ràng mức độ thông tin cần thiết theo mục đích của nó; không nhiều hơn và không ít hơn.
Khung mức độ nhu cầu thông tin giúp xác định các yêu cầu thông tin tối thiểu cho từng mục đích. Bất kỳ thông tin bổ sung nào đều được coi là lãng phí và không nên được xác định bởi bên chỉ định, cũng như không được cung cấp bởi bất kỳ bên chỉ định nào, như đã đề cập trong mục 3.2.3.2.
Việc "xác định quá mức" hoặc "xác định không đầy đủ" các yêu cầu thông tin đều được coi là rủi ro, vì chúng không hỗ trợ việc tạo ra và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.
Nếu chúng ta xem lại hình 13 trong phần 3.2.2, chính khuôn khổ mức độ nhu cầu thông tin cho phép người tiếp nhận thông tin (bên chỉ định hoặc bên được chỉ định chính) xác định các "hình dạng" và "kích thước" khác nhau của các sản phẩm thông tin theo một cách chuẩn hóa. Sử dụng mức độ nhu cầu thông tin, người tiếp nhận thông tin có thể xác định chất lượng (hình tròn xanh lá cây hoặc tím, hình tam giác xanh lam hoặc hồng),
số lượng (hai hình tam giác và ba hình tròn) và mức độ chi tiết (hình tròn nhỏ hoặc lớn) của thông tin.
Sau đó, nhà cung cấp thông tin (bên được chỉ định) nên sử dụng cùng một khuôn khổ như một tài liệu tham khảo/khung để cung cấp các giá trị nhằm đáp ứng các yêu cầu thông tin, và do đó tạo ra các sản phẩm thông tin. Nhờ việc sử dụng khuôn khổ mức độ nhu cầu thông tin ở cả hai bên, thông tin được cung cấp được cấu trúc một cách nhất quán để cho phép kiểm tra tự động (như đã nêu trong mục 3.2.4.2). Các mục đích khác nhau có thể yêu cầu các sản phẩm thông tin khác nhau; do đó, mức độ nhu cầu thông tin cũng phải khác nhau. Việc xác định mức độ nhu cầu thông tin mà không có mục đích rõ ràng là không phù hợp với ISO 19650-1. Tại cùng một mốc thời gian cung cấp, một bộ chứa thông tin nên là kết quả của một hoặc nhiều yêu cầu thông tin được xác định cho mỗi mục đích bằng cách sử dụng khuôn khổ mức độ nhu cầu thông tin.
Hình 28: Khung yêu cầu thông tin (hình 13 hướng dẫn phần 3.2.2)
4.3 Tại sao khung nhu cầu thông tin cấp độ lại quan trọng?
Khung nhu cầu thông tin cấp độ là nền tảng cho phép trao đổi thông tin thành công cho mọi sản phẩm thông tin có thể chuyển giao (như đã thấy trong phần 3.2.3). Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết thời gian, nhu cầu thông tin không được định nghĩa rõ ràng, hoặc quá chung chung.
Do đó, nó dễ bị diễn giải và khó kiểm tra tự động. Như đã lưu ý trong phần 4.1, khái niệm “cấp độ định nghĩa” được thiết lập tại Vương quốc Anh như một tổng hợp của “mức độ chi tiết” và “mức độ thông tin” cho các sản phẩm thông tin. Các số liệu được thiết lập (từ 1 đến 7) và những con số đó được sử dụng để biểu thị biểu diễn hình học và các yêu cầu chữ số. Tuy nhiên, các số liệu đó quá chung chung và không thể được sử dụng để tự động kiểm tra xem các sản phẩm thông tin có đáp ứng nhu cầu của bên chỉ định về chất lượng, số lượng và độ chi tiết hay không.
Ngoài ra, định nghĩa của các số liệu đó đã bị tách rời khỏi mục đích của thông tin, góp phần vào việc quản lý thông tin kém và sản xuất sản phẩm không đủ/thừa.
Ví dụ, có những trường hợp “mức độ thông tin” của một nhà ga hàng không trong giai đoạn xây dựng của một dự án đã được xác định bằng số liệu “4”, mà không chỉ rõ mục đích sử dụng của đối tượng hoặc thông tin chữ số liên quan cần thiết (tần số âm thanh, áp suất âm thanh, tên nhà sản xuất). Do đó, số liệu “4” không cho phép thiết lập các quy tắc kiểm tra tự động và có thể được diễn giải theo nhiều cách khác nhau, dẫn đến gia tăng rủi ro cho dự án. Nếu không sử dụng khung mức độ nhu cầu thông tin, các bên khác nhau sẽ tiếp tục xác định các yêu cầu thông tin kém, và điều này sẽ làm tăng rủi ro dự án và lãng phí việc sản xuất thông tin.
4.4 Ai xác định mức độ nhu cầu thông tin?
Bên chỉ định (khách hàng) xác định mức độ nhu cầu thông tin của từng sản phẩm thông tin.
Không phải tất cả các bên chỉ định đều có kỹ năng để xác định chi tiết khung mức độ nhu cầu thông tin. Trong trường hợp này, bên chỉ định được yêu cầu xác định ít nhất mục đích mà thông tin cần thiết.
ISO 19650-1 cho phép một bên chỉ định thiếu kinh nghiệm tìm kiếm sự hỗ trợ để hoàn thành các hoạt động quản lý thông tin của mình. Việc này có thể đến từ một trong các bên được chỉ định chủ trì tiềm năng hoặc từ một bên thứ ba độc lập (xem ví dụ 3, 4, 5 trong mục 4.5) với điều kiện cẩn thận để không tạo ra xung đột lợi ích.
Ví dụ, chủ sở hữu tài sản có thể phải cung cấp lượng carbon tích lũy của tài sản của họ cho cơ quan quản lý xây dựng, nhưng họ không có kỹ năng để xác định chi tiết mức độ thông tin cần thiết để hoàn thành mục đích này. Trong trường hợp này, chủ sở hữu tài sản có thể xác định mục đích là "phân tích carbon tích lũy" và họ sẽ tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên được chỉ định chính hoặc một bên thứ ba độc lập để xác định mức độ thông tin cần thiết cần thiết.
Trong quá trình thiết kế và xây dựng, có thể cần mức độ chi tiết cao hơn mức độ đã được bên chỉ định xác định trong khung mức độ cần thông tin.
Trong trường hợp này, bên được chỉ định chính nên thiết lập mức độ chi tiết phù hợp để hỗ trợ công việc của họ, nhưng sử dụng mức độ khung mức độ cần thông tin do bên chỉ định xác định làm cơ sở 4.5 Khi nào thì mức độ nhu cầu thông tin được xác định?
Mức độ nhu cầu thông tin được xác định mỗi khi một yêu cầu thông tin được thiết lập, bởi bên chỉ định hoặc
bên được chỉ định chính. Điều này có thể xảy ra ở các giai đoạn khác nhau trong suốt vòng đời của một tài sản.
Ví dụ:
1. Bên chỉ định (chủ sở hữu tài sản) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết khi xác định Yêu cầu Thông tin Tài sản (AIR) của họ
2. Bên chỉ định (khách hàng) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn đấu thầu để xác định chất lượng, số lượng và mức độ chi tiết của thông tin họ cần
3. Bên chỉ định chính (nhà thiết kế) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn thiết kế sơ bộ để xác định những gì cần thiết để thực hiện phân tích khả năng tiếp cận
4. Bên chỉ định chính (nhà thầu chính) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn xây dựng để xác định những thông tin cần thiết để thực hiện phân tích sức khỏe và an toàn tại công trường
5. Bên chỉ định chính (nhà sản xuất chuyên môn cho một dự án di sản) có thể xác định mức độ thông tin cần thiết trong giai đoạn sản xuất để xác định những gì cần thiết để in 3D một bộ phận thay thế.
Có thể cùng một bên chỉ định sẽ xác định mức độ thông tin cần thiết, với mức độ chi tiết thông tin khác nhau khi dự án tiến triển, các quyết định được đưa ra, và khi có thêm thông tin. Tuy nhiên, điều quan trọng là toàn bộ định nghĩa về mức độ thông tin cần thiết phải được đưa ra ngay từ đầu mỗi cuộc hẹn và không được thay đổi hoặc phát triển một cách không cần thiết trong quá trình thực hiện.
Ví dụ, ở giai đoạn khả thi của một dự án, một giám định viên khối lượng có thể chỉ yêu cầu số lượng người cư trú để lập bảng dự toán chi phí cho một loại hình công trình (một trường học). Ngược lại, ở giai đoạn thiết kế chi tiết, giám định viên khối lượng có thể yêu cầu tổng diện tích sàn bên trong để lập kế hoạch chi phí chi tiết hơn.
4.6 Làm thế nào để xác định mức độ nhu cầu thông tin?
Mức độ nhu cầu thông tin là một khuôn khổ để xác định thông tin trên các khía cạnh (mục đích, nội dung, hình thức và định dạng) được mô tả trong phần 3.2.4.2 của hướng dẫn này.
Thông tin cần được xác định trên ba phân mục sau, như được minh họa trong hình 11 của ISO 19650-1 cho Mô hình Thông tin Dự án (PIM) và Mô hình Thông tin Tài sản (AIM):
1. Thông tin hình học
2. Thông tin chữ số
3. Tài liệu.
Mỗi phân mục của mức độ nhu cầu thông tin được định nghĩa chi tiết trong tiêu chuẩn Châu Âu EN17412-1. Tiêu chuẩn này hiện đang được xuất bản và dự kiến sẽ có vào Quý 4 2020.
Trong thời gian chờ đợi, bên chỉ định nên xác định các yêu cầu về thông tin của mình bằng cách sử dụng khung mức độ nhu cầu thông tin xác định:
1. Mục đích cần thông tin Và sau đó, nếu khía cạnh đó áp dụng:
2. Thông tin hình học để đáp ứng mục đích
3. Thông tin chữ số để đáp ứng mục đích
4. Tài liệu để đáp ứng mục đích
Hình 29: Tổng quan và minh họa về quy trình quản lý thông tin (ISO 19650-1 hình 11)
4.7 Mức độ nhu cầu thông tin được xác định ở đâu?
Khung nhu cầu thông tin được xác định trong tiêu chuẩn thông tin của dự án, trong đó phương pháp phân bổ thông tin được xem xét (xem ISO 19650-2 điều khoản 5.1.4 c).
Ngoài ra, khung nhu cầu thông tin được sử dụng để truyền đạt các yêu cầu thông tin trong các yêu cầu thông tin trao đổi (xem ISO 19650-2 5.2.1 b) và mục 3.4.4.4).
Cuối cùng, khung nhu cầu thông tin cũng được sử dụng trong các kế hoạch phân phối thông tin nhiệm vụ để ghi lại những gì đang được thực hiện (xem ISO 19650-2 điều khoản 5.4.4) và mục 6.4.3.3)