BIM ISO-19650
3.3 Yêu cầu thông tin ngoài thiết kế và xây dựng chuyển giao dự án
3.3.1 Giới thiệu
Trong quá trình vận hành một tổ chức, các nguyên tắc và quy trình được định nghĩa trong ISO 19650-1 và PAS 1192-3 cần được áp dụng để xác định thông tin. Trong các tiêu chuẩn này, có hai loại yêu cầu thông tin:
1. Yêu cầu thông tin tổ chức (OIR)
2. Yêu cầu thông tin tài sản (AIR)
Để biết mối quan hệ giữa chúng, xem ISO 19650-1 hình 2.
3.3.2 Yêu cầu thông tin tổ chức (OIR)
OIR được giải thích trong ISO 19650-1 điều 5.2 và PAS 1192-3 điều 4.4. Các tổ chức phải xem xét các yêu cầu thông tin về việc sử dụng (bao gồm vận hành) trước khi xem xét các yêu cầu thông tin về việc triển khai dự án.
Xem Phụ lục A.1 trong hướng dẫn này để biết các ví dụ về OIR. OIR là điểm khởi đầu cho tất cả các hoạt động quản lý thông tin. OIR nêu chi tiết thông tin cấp cao mà một tổ chức cần trên toàn bộ danh mục tài sản và các phòng ban khác nhau (chẳng hạn như nhân sự, công nghệ thông tin, tài chính, quản lý cơ sở vật chất và vận hành/ sản xuất). Các yêu cầu thông tin từ tất cả các tài sản và phòng ban nên được hợp lý hóa và kết hợp để giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh.
Vì Khung BIM của Vương quốc Anh đặc biệt về vòng đời của tài sản vật chất/xây dựng nên trọng tâm trong hướng dẫn này là phần này của OIR.
OIR giúp hiểu được thông tin cấp cao cần thiết về tài sản trong suốt vòng đời của chúng. Điều này giúp bên chỉ định điều hành doanh nghiệp của mình một cách sáng suốt và hiệu quả, đồng thời hiểu được nhu cầu thông tin của khách hàng và các bên liên quan.
3.3.2.1 Mục đích của chúng là gì?
Để đảm bảo thông tin chính xác được phản hồi đến chức năng kinh doanh rộng hơn của tổ chức nhằm hỗ trợ các quyết định kinh doanh chiến lược. Do đó, OIR là một nguồn lực quan trọng để hỗ trợ tổ chức.
3.3.2.2 Khi nào chúng được định nghĩa?
Là một phần của các hoạt động kinh doanh của tổ chức.
3.3.2.3 Ai tạo ra chúng?
Bên chỉ định, ví dụ: khách hàng dự án, chủ sở hữu tài sản hoặc người đại diện của họ.
3.3.2.4 Chúng bao gồm những gì?
Xác định các hoạt động cấp cao cần thông tin Để bắt đầu quá trình này, cần xem xét các hoạt động cấp cao
cần thông tin trong một tổ chức. Điều này sẽ giúp tạo ra một cấu trúc. Ví dụ về các hoạt động cấp cao này có thể được tìm thấy trong các tiêu chuẩn sau:
• Phụ lục A.2 của PAS 1192-3:2014
• Điều khoản 5.2 của BS 1192-4:2014
• Phụ lục A của ISO 55001:2014.
Các ví dụ bao gồm: (Trích dẫn/điều chỉnh từ các hoạt động cấp cao trong PAS 1192-3:2014, Phụ lục A.2)
• Tuân thủ và quản lý về sức khỏe và an toàn
• Quản lý môi trường
• Đầu tư vốn và chi phí vòng đời
• Đánh giá và quản lý rủi ro
• Bảo trì và sửa chữa
• Vận hành tài sản
• Sử dụng không gian
• Sửa đổi tài sản.
Có thể hữu ích khi nhóm các hoạt động này thành các nhóm chiến lược, chiến thuật hoặc vận hành.
Lưu ý rằng các hoạt động cấp cao này có thể cung cấp thông tin cho cấu trúc nhưng không đủ để được sử dụngnhư bản thân OIR. Người ta nhận thấy những ví dụ này đã xuất hiện trong các yêu cầu thông tin trao đổi (EIR) mà không cung cấp thêm chi tiết. OIR được sử dụng theo cách này không cho nhà cung cấp biết thông tin cần thiết là gì, chúng chỉ đơn thuần là điểm khởi đầu cho người nhận.
Xác định mục đích cần thông tin
Cùng với việc xác định các hoạt động cần thông tin, điều quan trọng là xác định lý do tại sao cần thông tin.
Đây là các mục đích dựa trên tổ chức và có thể là để đáp ứng (ví dụ):
• Mục tiêu/kết quả
• Các bên liên quan (bao gồm nhân viên, người dùng cuối,cổ đông)
• Cơ quan quản lý (bao gồm kiểm soát xây dựng, quy hoạch, kiểm toán viên, thanh tra viên)
• Chính sách (bao gồm quản lý chất lượng)
• Nhiệm vụ vận hành kinh doanh (bao gồm báo cáo doanh nghiệp, ứng dụng, kiểm toán, mua sắm nhà thầu bảo trì, phân tích việc sử dụng không gian).
Những điều này có thể được sử dụng để tạo ra một ma trận nhu cầu thông tin so với các hoạt động thông tin, trong đó mỗi yêu cầu thông tin liên quan được xác định.
Sau khi hoàn thành, OIR sẽ thiết lập bối cảnh cho hai yêu cầu tiếp theo, đó là:
1. Yêu cầu thông tin tài sản (AIR)
2. Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
3.3.2.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng chúng?
Khi nào AIR và PIR được đáp ứng.
3.3.3 Yêu cầu về thông tin tài sản (AIR)
AIR được giải thích trong ISO 19650-1, điều khoản 5.3 và PAS 1192-3, điều khoản 4.5.
em Phụ lục A.2 trong hướng dẫn này để biết các ví dụ về AIR.
Quá trình xác định OIR sẽ tạo ra một tập hợp các yêu cầu cấp cao. Những yêu cầu này
cần được xác định đủ chi tiết để cho phép chúng được sử dụng trong các hợp đồng liên quan đến quản lý tài sản dưới dạng AIR.
Các AIR này nêu rõ chính xác thông tin liên quan đến tài sản mà nhà cung cấp cần cung cấp. AIR cần được xác định và truyền đạt theo thứ tự và logic để đảm bảo một nguồn lực hợp đồng toàn diện.
AIR được tạo ra từ OIR. Chúng chỉ định thông tin chi tiết cần thiết cho bên chỉ định và khách hàng/bên liên quan của họ để quản lý tài sản vật chất trong suốt vòng đời của chúng.
3.3.3.1 AIR dùng để làm gì?
Để đảm bảo thông tin chính xác được cung cấp cho một tổ chức nhằm hoàn thành phần tài sản xây dựng của OIR. AIR là một nguồn lực dựa trên lịch hẹn. Đối với một dự án thiết kế và xây dựng, AIR là một phần của EIR để đảm bảo việc cung cấp thông tin vận hành.
Ví dụ: nội dung AIR có thể chỉ định thông tin chính xác cần thiết:
• Cho/từ dịch vụ lò hơi hàng năm
• Cho/từ trường hợp khẩn cấp
• Cho/từ sự cố thiết bị
• Để xem xét chi phí năng lượng hàng năm
• Để hoàn tất gia hạn bảo hiểm
• Để bán tài sản xây dựng
• Để phá dỡ tài sản xây dựng.
Việc cung cấp thông tin để đáp ứng AIR sẽ xây dựng và/hoặc cập nhật mô hình thông tin tài sản (AIM). Thông tin này sẽ được lấy từ nhiều nguồn: từ một hợp đồng liên quan đến quản lý tài sản hoặc từ một dự án thiết kế và xây dựng (thông qua mô hình thông tin dự án).
Ngoài việc cung cấp thông tin cho bên cung cấp dịch vụ về những thông tin họ cần cung cấp,
AIR có thể được sử dụng để hỗ trợ việc lựa chọn trong hoạt động đấu thầu/bổ nhiệm.
AIR cần được xác định bất kể thông tin tài sản sẽ được quản lý bằng cách nào, có thể bằng hệ thống máy tính (ví dụ: hệ thống CAFM) hoặc bằng cách khác.
AIR được yêu cầu cho các hoạt động đang sử dụng trong vòng đời của tài sản và chúng hỗ trợ việc cung cấp thông tin theo hợp đồng trong thiết kế, xây dựng và quản lý tài sản.
3.3.3.2 AIR được định nghĩa khi nào?
Việc xác định AIR là một hoạt động kinh doanh tổ chức quan trọng để hỗ trợ các hợp đồng quản lý tài sản, thiết kế và xây dựng. AIR phải được xác định trước bất kỳ cuộc bổ nhiệm liên quan nào.
Đối với các bên bổ nhiệm có nhiều tài sản, cần cân nhắc cách thức AIR có thể được hợp lý hóa để ở cấp độ bổ nhiệm chúng có thể được tạo ra một cách hợp lý và hiệu quả bằng cách sử dụng một cấu trúc nhất quán
trong phạm vi khả thi.
3.3.3.3 Ai là người tạo ra chúng?
Bên chỉ định, ví dụ: chủ sở hữu tài sản hoặc người đại diện của họ. Việc tạo ra AIR được chỉ đạo bởi đội ngũ nội bộ chịu trách nhiệm quản lý tài sản và cơ sở vật chất (nếu có).
3.3.3.4 Chúng bao gồm những gì?
Định nghĩa về tài sản có thể được tìm thấy trong ISO 19650-1, điều khoản 3.2.8. Để cấu trúc thông tin, cần sử dụng khung nhu cầu thông tin được tham chiếu trong ISO 19650-1, điều khoản 11.2 và phần 3.2.4 của hướng dẫn này.
AIR chỉ định chính xác thông tin cần thiết cho từng tài sản cụ thể. Một tài sản có thể là toàn bộ cơ sở hạ tầng,
toàn bộ tòa nhà, không gian của tòa nhà, hoặc thậm chí ví dụ một máy bơm riêng lẻ. Do đó, việc lựa chọn
lược đồ và hệ thống phân loại chính xác là rất quan trọng để tạo ra một cấu trúc phân tích thống nhất cho tất cả các loại tài sản khác nhau.
Thông tin quy định, ví dụ sổ tay vận hành và bảo trì (O&M), hồ sơ sức khỏe và an toàn hoặc sổ nhật ký tòa nhà, phải được định nghĩa thông qua AIR khi chúng được áp dụng. AIR nên xem xét các khía cạnh khác nhau của thông tin: nội dung, chức năng, hình thức và định dạng.
AIR cũng nên xem xét các yêu cầu về dữ liệu của hệ thống máy tính sẽ được sử dụng để hỗ trợ quản lý tài sản. Điều này nhằm:
• Đảm bảo dữ liệu cần thiết được cung cấp
• Cho phép thiết lập các ánh xạ được xác định trước chính xác.
Việc tuân thủ tiêu chuẩn ngành như BS 1192-4:2014 cho phép các nhóm cung cấp thiết lập các phương pháp có thể được sử dụng trên nhiều dự án và khách hàng.
AIR chỉ nên yêu cầu thông tin sẽ được sử dụng để hoàn thành một mục đích cụ thể.
Điều này nhằm đảm bảo rằng:
• Thông tin cần thiết có thể được cung cấp trong thực tế
• Việc cung cấp thông tin là khả thi về mặt thương mại.
Lưu ý rằng việc xác định AIR kém ví dụ như thông qua việc tham chiếu đến bảng phân loại không chính xác, có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin cho các tài sản không thể bảo trì. Do đó, thông tin không phục vụ mục đích nào mà còn mất thời gian và công sức để cung cấp.
Bất kể thông tin được cung cấp bằng cách nào, phải có tham chiếu chính xác và nhất quán trong tất cả các hộp chứa thông tin. Do đó, AIR nên được biên soạn và sau đó được đọc cùng với tiêu chuẩn thông tin liên quan.
Ví dụ, một thiết bị xử lý không khí được gọi là AHU-0001 nên được xác định là trên tất cả các bản vẽ, lịch trình thiết bị, bảng dữ liệu sản phẩm, trong bất kỳ dữ liệu có cấu trúc như bảng tính và trong các mô hình hình học.
Điều quan trọng cần nhớ là AIR nên được xác định cụ thể theo lịch hẹn như được minh họa trong hình 15 và 16. Một AIR không được xác định cụ thể theo lịch hẹn sẽ làm giảm giá trị lịch hẹn/hợp đồng. Nó cũng sẽ gây quá tải cho các nhà cung cấp thông tin bằng cách yêu cầu họ phải tạo ra và/hoặc cung cấp thông tin không cần thiết.
3.3.3.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng AIR?
Việc trao đổi thông tin được thúc đẩy bởi hệ thống phân cấp sau:
• Các sự kiện kích hoạt liên quan đến vòng đời tài sản
• Các cuộc hẹn để phản hồi các sự kiện kích hoạt
• Các mốc quan trọng trong các cuộc hẹn.
Một sự kiện kích hoạt trong bối cảnh của loạt ISO 19650 là sự kiện sẽ dẫn đến thông tin mới hoặc cập nhật liên quan đến tài sản. Thông tin này được cung cấp dưới dạng một mô hình thông tin và khi được chấp nhận, nó sẽ được tích hợp vào AIM.
Các sự kiện kích hoạt được liên kết với thông tin mục đích và ví dụ về các sự kiện kích hoạt được xem trong Phụ lục A.5 của PAS 1192-3:2014.
Chúng có thể bao gồm:
• Hỏng hóc thiết bị
• Bảo dưỡng hàng năm
• Lập kế hoạch tài chính
• Gia hạn bảo hiểm
• Tân trang
• Trường hợp khẩn cấp
• Xây dựng một tài sản mới.
AIR trước tiên sẽ được lọc theo sự kiện kích hoạt. Một sự kiện kích hoạt có thể liên quan đến một hoặc nhiều
cuộc hẹn và do đó có thể yêu cầu một hoặc nhiều AIR. Khi các cuộc hẹn được tạo, AIR nên được lọc lại để
chúng dành riêng cho cuộc hẹn đó. Điều này được thể hiện trong hình 16.
Thông tin được trao đổi tại các mốc thời gian xác định trong các cuộc hẹn. Một cuộc hẹn có thể chỉ có một lần trao đổi thông tin khi hoàn thành, hoặc có thể có nhiều lần trao đổi thông tin trong suốt vòng đời của cuộc hẹn.
AIR phản hồi các sự kiện kích hoạt đang sử dụng và dành riêng cho từng cuộc hẹn.
Trong quá trình vận hành một tổ chức, các nguyên tắc và quy trình được định nghĩa trong ISO 19650-1 và PAS 1192-3 cần được áp dụng để xác định thông tin. Trong các tiêu chuẩn này, có hai loại yêu cầu thông tin:
1. Yêu cầu thông tin tổ chức (OIR)
2. Yêu cầu thông tin tài sản (AIR)
Để biết mối quan hệ giữa chúng, xem ISO 19650-1 hình 2.
3.3.2 Yêu cầu thông tin tổ chức (OIR)
OIR được giải thích trong ISO 19650-1 điều 5.2 và PAS 1192-3 điều 4.4. Các tổ chức phải xem xét các yêu cầu thông tin về việc sử dụng (bao gồm vận hành) trước khi xem xét các yêu cầu thông tin về việc triển khai dự án.
Xem Phụ lục A.1 trong hướng dẫn này để biết các ví dụ về OIR. OIR là điểm khởi đầu cho tất cả các hoạt động quản lý thông tin. OIR nêu chi tiết thông tin cấp cao mà một tổ chức cần trên toàn bộ danh mục tài sản và các phòng ban khác nhau (chẳng hạn như nhân sự, công nghệ thông tin, tài chính, quản lý cơ sở vật chất và vận hành/ sản xuất). Các yêu cầu thông tin từ tất cả các tài sản và phòng ban nên được hợp lý hóa và kết hợp để giúp hợp lý hóa hoạt động kinh doanh.
Vì Khung BIM của Vương quốc Anh đặc biệt về vòng đời của tài sản vật chất/xây dựng nên trọng tâm trong hướng dẫn này là phần này của OIR.
OIR giúp hiểu được thông tin cấp cao cần thiết về tài sản trong suốt vòng đời của chúng. Điều này giúp bên chỉ định điều hành doanh nghiệp của mình một cách sáng suốt và hiệu quả, đồng thời hiểu được nhu cầu thông tin của khách hàng và các bên liên quan.
3.3.2.1 Mục đích của chúng là gì?
Để đảm bảo thông tin chính xác được phản hồi đến chức năng kinh doanh rộng hơn của tổ chức nhằm hỗ trợ các quyết định kinh doanh chiến lược. Do đó, OIR là một nguồn lực quan trọng để hỗ trợ tổ chức.
3.3.2.2 Khi nào chúng được định nghĩa?
Là một phần của các hoạt động kinh doanh của tổ chức.
3.3.2.3 Ai tạo ra chúng?
Bên chỉ định, ví dụ: khách hàng dự án, chủ sở hữu tài sản hoặc người đại diện của họ.
3.3.2.4 Chúng bao gồm những gì?
Xác định các hoạt động cấp cao cần thông tin Để bắt đầu quá trình này, cần xem xét các hoạt động cấp cao
cần thông tin trong một tổ chức. Điều này sẽ giúp tạo ra một cấu trúc. Ví dụ về các hoạt động cấp cao này có thể được tìm thấy trong các tiêu chuẩn sau:
• Phụ lục A.2 của PAS 1192-3:2014
• Điều khoản 5.2 của BS 1192-4:2014
• Phụ lục A của ISO 55001:2014.
Các ví dụ bao gồm: (Trích dẫn/điều chỉnh từ các hoạt động cấp cao trong PAS 1192-3:2014, Phụ lục A.2)
• Tuân thủ và quản lý về sức khỏe và an toàn
• Quản lý môi trường
• Đầu tư vốn và chi phí vòng đời
• Đánh giá và quản lý rủi ro
• Bảo trì và sửa chữa
• Vận hành tài sản
• Sử dụng không gian
• Sửa đổi tài sản.
Có thể hữu ích khi nhóm các hoạt động này thành các nhóm chiến lược, chiến thuật hoặc vận hành.
Lưu ý rằng các hoạt động cấp cao này có thể cung cấp thông tin cho cấu trúc nhưng không đủ để được sử dụngnhư bản thân OIR. Người ta nhận thấy những ví dụ này đã xuất hiện trong các yêu cầu thông tin trao đổi (EIR) mà không cung cấp thêm chi tiết. OIR được sử dụng theo cách này không cho nhà cung cấp biết thông tin cần thiết là gì, chúng chỉ đơn thuần là điểm khởi đầu cho người nhận.
Xác định mục đích cần thông tin
Cùng với việc xác định các hoạt động cần thông tin, điều quan trọng là xác định lý do tại sao cần thông tin.
Đây là các mục đích dựa trên tổ chức và có thể là để đáp ứng (ví dụ):
• Mục tiêu/kết quả
• Các bên liên quan (bao gồm nhân viên, người dùng cuối,cổ đông)
• Cơ quan quản lý (bao gồm kiểm soát xây dựng, quy hoạch, kiểm toán viên, thanh tra viên)
• Chính sách (bao gồm quản lý chất lượng)
• Nhiệm vụ vận hành kinh doanh (bao gồm báo cáo doanh nghiệp, ứng dụng, kiểm toán, mua sắm nhà thầu bảo trì, phân tích việc sử dụng không gian).
Những điều này có thể được sử dụng để tạo ra một ma trận nhu cầu thông tin so với các hoạt động thông tin, trong đó mỗi yêu cầu thông tin liên quan được xác định.
Sau khi hoàn thành, OIR sẽ thiết lập bối cảnh cho hai yêu cầu tiếp theo, đó là:
1. Yêu cầu thông tin tài sản (AIR)
2. Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
3.3.2.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng chúng?
Khi nào AIR và PIR được đáp ứng.
3.3.3 Yêu cầu về thông tin tài sản (AIR)
AIR được giải thích trong ISO 19650-1, điều khoản 5.3 và PAS 1192-3, điều khoản 4.5.
em Phụ lục A.2 trong hướng dẫn này để biết các ví dụ về AIR.
Quá trình xác định OIR sẽ tạo ra một tập hợp các yêu cầu cấp cao. Những yêu cầu này
cần được xác định đủ chi tiết để cho phép chúng được sử dụng trong các hợp đồng liên quan đến quản lý tài sản dưới dạng AIR.
Các AIR này nêu rõ chính xác thông tin liên quan đến tài sản mà nhà cung cấp cần cung cấp. AIR cần được xác định và truyền đạt theo thứ tự và logic để đảm bảo một nguồn lực hợp đồng toàn diện.
AIR được tạo ra từ OIR. Chúng chỉ định thông tin chi tiết cần thiết cho bên chỉ định và khách hàng/bên liên quan của họ để quản lý tài sản vật chất trong suốt vòng đời của chúng.
3.3.3.1 AIR dùng để làm gì?
Để đảm bảo thông tin chính xác được cung cấp cho một tổ chức nhằm hoàn thành phần tài sản xây dựng của OIR. AIR là một nguồn lực dựa trên lịch hẹn. Đối với một dự án thiết kế và xây dựng, AIR là một phần của EIR để đảm bảo việc cung cấp thông tin vận hành.
Ví dụ: nội dung AIR có thể chỉ định thông tin chính xác cần thiết:
• Cho/từ dịch vụ lò hơi hàng năm
• Cho/từ trường hợp khẩn cấp
• Cho/từ sự cố thiết bị
• Để xem xét chi phí năng lượng hàng năm
• Để hoàn tất gia hạn bảo hiểm
• Để bán tài sản xây dựng
• Để phá dỡ tài sản xây dựng.
Việc cung cấp thông tin để đáp ứng AIR sẽ xây dựng và/hoặc cập nhật mô hình thông tin tài sản (AIM). Thông tin này sẽ được lấy từ nhiều nguồn: từ một hợp đồng liên quan đến quản lý tài sản hoặc từ một dự án thiết kế và xây dựng (thông qua mô hình thông tin dự án).
Ngoài việc cung cấp thông tin cho bên cung cấp dịch vụ về những thông tin họ cần cung cấp,
AIR có thể được sử dụng để hỗ trợ việc lựa chọn trong hoạt động đấu thầu/bổ nhiệm.
AIR cần được xác định bất kể thông tin tài sản sẽ được quản lý bằng cách nào, có thể bằng hệ thống máy tính (ví dụ: hệ thống CAFM) hoặc bằng cách khác.
AIR được yêu cầu cho các hoạt động đang sử dụng trong vòng đời của tài sản và chúng hỗ trợ việc cung cấp thông tin theo hợp đồng trong thiết kế, xây dựng và quản lý tài sản.
3.3.3.2 AIR được định nghĩa khi nào?
Việc xác định AIR là một hoạt động kinh doanh tổ chức quan trọng để hỗ trợ các hợp đồng quản lý tài sản, thiết kế và xây dựng. AIR phải được xác định trước bất kỳ cuộc bổ nhiệm liên quan nào.
Đối với các bên bổ nhiệm có nhiều tài sản, cần cân nhắc cách thức AIR có thể được hợp lý hóa để ở cấp độ bổ nhiệm chúng có thể được tạo ra một cách hợp lý và hiệu quả bằng cách sử dụng một cấu trúc nhất quán
trong phạm vi khả thi.
3.3.3.3 Ai là người tạo ra chúng?
Bên chỉ định, ví dụ: chủ sở hữu tài sản hoặc người đại diện của họ. Việc tạo ra AIR được chỉ đạo bởi đội ngũ nội bộ chịu trách nhiệm quản lý tài sản và cơ sở vật chất (nếu có).
3.3.3.4 Chúng bao gồm những gì?
Định nghĩa về tài sản có thể được tìm thấy trong ISO 19650-1, điều khoản 3.2.8. Để cấu trúc thông tin, cần sử dụng khung nhu cầu thông tin được tham chiếu trong ISO 19650-1, điều khoản 11.2 và phần 3.2.4 của hướng dẫn này.
AIR chỉ định chính xác thông tin cần thiết cho từng tài sản cụ thể. Một tài sản có thể là toàn bộ cơ sở hạ tầng,
toàn bộ tòa nhà, không gian của tòa nhà, hoặc thậm chí ví dụ một máy bơm riêng lẻ. Do đó, việc lựa chọn
lược đồ và hệ thống phân loại chính xác là rất quan trọng để tạo ra một cấu trúc phân tích thống nhất cho tất cả các loại tài sản khác nhau.
Thông tin quy định, ví dụ sổ tay vận hành và bảo trì (O&M), hồ sơ sức khỏe và an toàn hoặc sổ nhật ký tòa nhà, phải được định nghĩa thông qua AIR khi chúng được áp dụng. AIR nên xem xét các khía cạnh khác nhau của thông tin: nội dung, chức năng, hình thức và định dạng.
AIR cũng nên xem xét các yêu cầu về dữ liệu của hệ thống máy tính sẽ được sử dụng để hỗ trợ quản lý tài sản. Điều này nhằm:
• Đảm bảo dữ liệu cần thiết được cung cấp
• Cho phép thiết lập các ánh xạ được xác định trước chính xác.
Việc tuân thủ tiêu chuẩn ngành như BS 1192-4:2014 cho phép các nhóm cung cấp thiết lập các phương pháp có thể được sử dụng trên nhiều dự án và khách hàng.
AIR chỉ nên yêu cầu thông tin sẽ được sử dụng để hoàn thành một mục đích cụ thể.
Điều này nhằm đảm bảo rằng:
• Thông tin cần thiết có thể được cung cấp trong thực tế
• Việc cung cấp thông tin là khả thi về mặt thương mại.
Lưu ý rằng việc xác định AIR kém ví dụ như thông qua việc tham chiếu đến bảng phân loại không chính xác, có thể dẫn đến việc cung cấp thông tin cho các tài sản không thể bảo trì. Do đó, thông tin không phục vụ mục đích nào mà còn mất thời gian và công sức để cung cấp.
Bất kể thông tin được cung cấp bằng cách nào, phải có tham chiếu chính xác và nhất quán trong tất cả các hộp chứa thông tin. Do đó, AIR nên được biên soạn và sau đó được đọc cùng với tiêu chuẩn thông tin liên quan.
Ví dụ, một thiết bị xử lý không khí được gọi là AHU-0001 nên được xác định là trên tất cả các bản vẽ, lịch trình thiết bị, bảng dữ liệu sản phẩm, trong bất kỳ dữ liệu có cấu trúc như bảng tính và trong các mô hình hình học.
Điều quan trọng cần nhớ là AIR nên được xác định cụ thể theo lịch hẹn như được minh họa trong hình 15 và 16. Một AIR không được xác định cụ thể theo lịch hẹn sẽ làm giảm giá trị lịch hẹn/hợp đồng. Nó cũng sẽ gây quá tải cho các nhà cung cấp thông tin bằng cách yêu cầu họ phải tạo ra và/hoặc cung cấp thông tin không cần thiết.
3.3.3.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng AIR?
Việc trao đổi thông tin được thúc đẩy bởi hệ thống phân cấp sau:
• Các sự kiện kích hoạt liên quan đến vòng đời tài sản
• Các cuộc hẹn để phản hồi các sự kiện kích hoạt
• Các mốc quan trọng trong các cuộc hẹn.
Một sự kiện kích hoạt trong bối cảnh của loạt ISO 19650 là sự kiện sẽ dẫn đến thông tin mới hoặc cập nhật liên quan đến tài sản. Thông tin này được cung cấp dưới dạng một mô hình thông tin và khi được chấp nhận, nó sẽ được tích hợp vào AIM.
Các sự kiện kích hoạt được liên kết với thông tin mục đích và ví dụ về các sự kiện kích hoạt được xem trong Phụ lục A.5 của PAS 1192-3:2014.
Chúng có thể bao gồm:
• Hỏng hóc thiết bị
• Bảo dưỡng hàng năm
• Lập kế hoạch tài chính
• Gia hạn bảo hiểm
• Tân trang
• Trường hợp khẩn cấp
• Xây dựng một tài sản mới.
AIR trước tiên sẽ được lọc theo sự kiện kích hoạt. Một sự kiện kích hoạt có thể liên quan đến một hoặc nhiều
cuộc hẹn và do đó có thể yêu cầu một hoặc nhiều AIR. Khi các cuộc hẹn được tạo, AIR nên được lọc lại để
chúng dành riêng cho cuộc hẹn đó. Điều này được thể hiện trong hình 16.
Thông tin được trao đổi tại các mốc thời gian xác định trong các cuộc hẹn. Một cuộc hẹn có thể chỉ có một lần trao đổi thông tin khi hoàn thành, hoặc có thể có nhiều lần trao đổi thông tin trong suốt vòng đời của cuộc hẹn.
AIR phản hồi các sự kiện kích hoạt đang sử dụng và dành riêng cho từng cuộc hẹn.