BIM ISO-19650
3.4 Yêu cầu thông tin trong quá trình thiết kế và xây dựng giao dự án
3.4.1 Giới thiệu
ISO 19650-2 yêu cầu bên chỉ định phải xác định nhu cầu thông tin của bên cung cấp trước khi bất kỳ vị trí bổ nhiệm nào cho nhóm cung cấp được đấu thầu. Có hai loại yêu cầu thông tin cần được xác định:
1. Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
2. Yêu cầu thông tin trao đổi (EIR) (sẽ được giải thích trong hướng dẫn sau).
3.4.2 Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
PIR được giải thích trong ISO 19650-1 điều khoản 5.4 và ISO 19650-2 điều khoản 5.1.2. Xem Phụ lục A.3
trong hướng dẫn này để biết các ví dụ về PIR. Xem thêm hình 2 của ISO 19650-1 để biết mối quan hệ giữa OIR và PIR. PIR, giống như OIR, là cấp cao và xác định thông tin nào sẽ cần thiết cho các điểm quyết định
chính do bên chỉ định xác định. Mỗi dự án chỉ có một bộ PIR. PIR được lấy một phần từ OIR. Chúng cho phép
hiểu được thông tin cấp cao mà bên chỉ định yêu cầu trong suốt dự án thiết kế và xây dựng.
3.4.2.2 PIR được định nghĩa khi nào?
Một số nội dung PIR có thể đã được định nghĩa trong OIR và áp dụng cho các dự án thiết kế và xây dựng. Ví dụ: các yêu cầu theo luật định hoặc chính sách triển khai dự án của công ty.
Bất kỳ PIR bổ sung nào cũng nên được xác định và bổ sung vào những PIR lấy từ OIR khi khởi đầu một dự án thiết kế và xây dựng, trước khi việc bổ nhiệm bất kỳ nhà tư vấn hoặc nhà thầu nào được đấu thầu.
Các tổ chức có nhiều dự án có thể thấy hữu ích khi xem xét và định nghĩa PIR của họ như một bài tập ngoại tuyến riêng biệt với bất kỳ dự án cụ thể nào đang được khởi động.
3.4.2.3 Ai là người tạo ra PIR?
Bên chỉ định, ví dụ: khách hàng dự án, chủ sở hữu tài sản (gián tiếp thông qua OIR) hoặc đại diện của họ.
3.4.2.4 Chúng bao gồm những gì?
PIR được lấy từ các mục đích mà bên chỉ định yêu cầu thông tin.
Chúng có thể bao gồm:
• OIR liên quan, chẳng hạn như các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của doanh nghiệp
• Ví dụ: đề xuất kinh doanh dự án, thông tin tài chính để thiết lập giá trị đồng tiền và khả năng chi trả
• Ví dụ: tóm tắt chiến lược, chương trình chiến lược để thiết lập ngày khai giảng cho một trường học
• Các bên liên quan của dự án cần thông tin, ví dụ: cư dân địa phương
• Các nhiệm vụ dự án mà bên chỉ định cần thực hiện, ví dụ: hoàn thành đơn đăng ký. Khi PIR được thiết lập, thông tin cần được cung cấp sau đó có thể được xác định chính xác hơn trong EIR (điều khoản 5.2.1 của ISO 19650-2).
3.4.2.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng PIR?
Hoạt động yêu cầu thông tin và sau đó cung cấp thông tin được gọi là trao đổi thông tin.
Điều khoản 5.1.2 của ISO 19650-2 khuyến nghị bên chỉ định nên xem xét kế hoạch công việc của dự án khi thiết lập PIR. Điều này cho phép các điểm quyết định chính và các hoạt động liên quan như trao đổi thông tin được gắn kết với một kế hoạch đã xác định, ví dụ như kế hoạch công việc của RIBA.
Các điểm quyết định chính là khi bên chỉ định và các bên liên quan khác đưa ra quyết định sáng suốt về dự án, chẳng hạn như việc có khả thi về mặt tài chính để tiến hành giai đoạn tiếp theo hay không hoặc các quyết định về việc bổ nhiệm nhóm dự án. Những quyết định này được đưa ra sử dụng thông tin nhận được từ các nhà cung cấp thông tin.
Một điểm quyết định quan trọng có thể là y tuần trước khi kết thúc một giai đoạn công việc hoặc sau khi bắt đầu một giai đoạn công việc. Lưu ý rằng điều khoản 3.2.14 của ISO 19650-1 có thể được hiểu là một điểm quyết định quan trọng phù hợp với thời điểm kết thúc một giai đoạn công việc, nhưng các quyết định quan trọng có thể được đưa ra bất cứ lúc nào. Ví dụ có thể bao gồm các quyết định liên quan đến đấu thầu hoặc giấy phép quy hoạch. Các điểm quyết định quan trọng cần được vạch ra khi bắt đầu dự án, xem điều khoản 5.1.3 của ISO 19650-2.
Các mốc cung cấp thông tin là các điểm được xác định trước, chỉ rõ thời điểm thông tin cần thiết sẽ được cung cấp cho bên chỉ định. Các mốc cung cấp thông tin cần được xác định liên quan đến các điểm quyết định quan trọng, ví dụ x tuần trước một điểm quyết định quan trọng. Có khả năng xảy ra nhiều trường hợp trao đổi thông tin cùng lúc tại cùng một mốc thời gian cung cấp thông tin, ví dụ khi các mô hình thông tin được cung cấp để các nhóm cung cấp khác nhau kiểm tra trước khi được bên chỉ định sử dụng tại một thời điểm quyết định quan trọng, xem ISO 19650-2 điều khoản 5.7.
Hình 17: Các điểm quyết định chính và cột mốc cung cấp thông tin
Trong phần này và để đơn giản, vòng tròn màu xanh lá cây liên quan đến bất kỳ số lượng trao đổi thông tin nào liên quan đến một cột mốc cung cấp thông tin
Khi các điểm quyết định chính và các mốc thời gian cung cấp thông tin được xác định, sẽ khó có thể biết được tất cả các ngày cụ thể của chúng. Tuy nhiên, các ngày này có thể và nên được xác định theo các thuật ngữ tương đối như được chỉ ra trong hình 17.
Đối với hướng dẫn này về PIR, chúng tôi giả định rằng các mốc thời gian cung cấp thông tin trùng với các ngày trao đổi thông tin. Điều này không nhất thiết phải như vậy và sẽ được xem xét thêm trong phần EIR sắp tới của hướng dẫn này.
Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng cho các điểm quyết định chính và các mốc thời gian cung cấp thông tin của bên chỉ định, trong khả năng có thể, nên loại bỏ các yêu cầu thông tin đột xuất vào phút chót.
Hình 18 cho thấy quy trình cung cấp thông tin liên quan đến một số điểm quyết định chính. Điều này nằm trong bối cảnh của một dự án mua sắm thiết kế và xây dựng (cho đến hết giai đoạn 4 của RIBA) và liên quan đến ba bên được chỉ định chính tham gia vào dự án này. Tham chiếu đến các số từ 2 đến 7 phản ánh các hoạt động quản lý thông tin được nêu trong các điều khoản 5.2 đến 5.7 của ISO 19560-2, như sau:
2. Mời thầu
3. Phản hồi hồ sơ dự thầu
4. Chỉ định
5. Huy động
6. Hợp tác sản xuất thông tin
7. Triển khai mô hình thông tin
Hình 18: Ví dụ về các điểm quyết định chính và các mốc cung cấp thông tin liên quan đến các giai đoạn công việc của RIBA năm 2013
3.4.3 Điều khoản 5.1.2 của ISO 19650-2
Điều khoản 5.1.2 của ISO 19650-2 bao gồm danh sách bảy điểm cần được xem xét khi xác định PIR. Chúng không cần phải được xem xét theo bất kỳ thứ tự cụ thể nào, và nếu chúng không liên quan hoặc hữu ích, thì nên tuân theo. Danh sách này là một công cụ giúp bên chỉ định đạt được các yêu cầu của họ.
Một số bên chỉ định có thể có một bộ câu hỏi mà họ cần trả lời nếu họ là một phần của một tổ chức rộng lớn hơn hoặc một cơ quan công. Các khách hàng độc lập có thể có các phương pháp khác mà họ sử dụng để phát triển PIR của mình – điều này phụ thuộc rất nhiều vào tổ chức, tùy thuộc vào cách họ muốn giám sát, kiểm tra và sử dụng thông tin.
Việc phát triển PIR nên song hành với việc xác định các hoạt động quản lý dự án chiến lược, thay vì là một hoạt động độc lập. Lưu ý rằng bên chỉ định không cần phải ban hành một tài liệu riêng gọi là PIR.
Các điểm cần xem xét theo định nghĩa trong ISO19650-2 điều khoản 5.1.2 là:
3.4.3.1 Phạm vi dự án
Hiểu biết cơ bản về dự án là bước đầu tiên để hiểu thông tin nào là cần thiết
• Bạn muốn xây dựng cái gì?
• Lý do thực hiện công trình là gì?
• Kế hoạch kinh doanh là gì?
• Mục tiêu/kết quả của dự án là gì?
3.4.3.2 Mục đích dự kiến mà thông tin sẽ được bên chỉ định sử dụng
Giống như OIR, việc xác định PIR là một quy trình theo từng bước.
Lý do mà bên chỉ định yêu cầu thông tin trong suốt dự án sẽ xuất phát từ các phòng ban và bên liên quan khác nhau, xem mục 3.4.2.4.
Việc này cần được thực hiện ở cấp độ cao và sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý thông tin của toàn bộ dự án.
3.4.3.3. Kế hoạch công việc của dự án
Điều này xác định các giai đoạn của một dự án và nói chung có thể điều chỉnh các giai đoạn theo một khung thời gian. Có một kế hoạch công việc thống nhất được mô tả trong BS 8536. Các giai đoạn này phù hợp với Kế hoạch Công việc RIBA 2013 và các giai đoạn CIC. Một số loại công việc hoặc dự án cụ thể có thể có những thay đổi riêng dựa trên một kế hoạch công việc chuẩn.
3.4.3.4 Lộ trình mua sắm dự kiến
Mua sắm là quy trình 'mua' hàng hóa và dịch vụ. Đối với một dự án thiết kế và xây dựng, điều này bao gồm chiến lược, phương pháp luận và khuôn khổ cho việc đấu thầu và chỉ định một hoặc nhiều bên. Lộ trình mua sắm ảnh hưởng đến các loại mối quan hệ hợp đồng được tạo ra và cả cách quản lý thông tin. Ví dụ, cách thức thông tin được truyền tải qua nhóm dự án hoàn toàn khác biệt đối với dự án thiết kế và xây dựng so với hợp đồng liên doanh. Trong quá trình mời thầu, lộ trình mua sắm và cơ cấu chỉ định sẽ ảnh hưởng đến các bộ EIR khác nhau do bên chỉ định lập.
3.4.3.5 Số lượng các điểm quyết định chính trong suốt dự án
Bên chỉ định cần xác định số lượng các điểm quyết định chính và thời điểm chúng xảy ra liên quan đến các giai đoạn công việc. Xem mục 3.4.2.5 để biết thêm thông tin.
3.4.3.6 Các quyết định mà bên chỉ định cần đưa ra tại mỗi điểm quyết định chính
Tại các điểm quyết định chính, sẽ có các quyết định mà bên chỉ định cần đưa ra. Phạm vi của các quyết định chính có thể bao gồm từ việc quyết định có nên chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án hay không cho đến việc hoàn thiện nội bộ của một dự án xây dựng mới.
Những quyết định này có thể được đưa ra từ các mục đích (chẳng hạn như kế hoạch kinh doanh), do đó, việc thực hiện hoạt động xác định các quyết định chính cùng với việc xác định mục đích có thể mang lại lợi ích. Chúng cũng có thể được xác định là một phần của hoạt động tổ chức rộng hơn (ví dụ: các quyết định tiêu chuẩn dựa trên thông tin không gian hoặc thông tin tài chính có thể đã được xác định trước).
Giống như các mục đích, việc bắt đầu bằng việc xác định các quyết định cho phép bên chỉ định xác định thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định đó. Việc thực hiện việc này lần lượt cho từng điểm quyết định chính có thể mang lại lợi ích.
Ví dụ về các điểm quyết định bao gồm:
• Hiệu suất năng lượng của tài sản được xây dựng có được chấp nhận hay không?
• Bố cục tổng thể có đáp ứng nhu cầu của nhân viên và người dùng cuối hay không?
• Cần thiết bị chuyên dụng nào?
• Chọn nhà thầu chính nào?
• Dự án có khả thi về mặt tài chính hay không?
• Dự án có đáp ứng được tầm nhìn chiến lược của tổ chức hay không?
3.4.3.7 Những câu hỏi mà bên chỉ định cần được giải đáp để đưa ra những quyết định sáng suốt
Một số tổ chức có thể có những câu hỏi mà họ cần tự hỏi mình trong quá trình thiết kế và xây dựng dự án như một phần của chiến lược tổ chức rộng hơn. Điều này nhằm mục đích đảm bảo rằng dự án đang hoạt động đúng như dự kiến.
Trong trường hợp này, những câu hỏi này (được gọi là các câu hỏi ngôn ngữ thông thường trong BS 8536 hoặc các câu hỏi hiệu suất chính trong ngôn ngữ kinh doanh) cũng có thể được sử dụng như một lý do/ mục đích để yêu cầu thông tin. Thông tin bắt buộc này về cơ bản trở thành một KPI cho dự án và sẽ được yêu cầu tại các điểm quyết định chính phù hợp.
Lý do tồn tại của các câu hỏi hiệu suất chính là để tạo ra các KPI hữu ích hơn. Một lần nữa, việc xác định mục đích trước tiên sẽ tạo ra các yêu cầu tốt hơn.
Do đó, các yêu cầu thông tin có hai lợi ích chính; thứ nhất, chúng xác định thông tin nào là cần thiết. Thứ hai, chúng cũng có thể được sử dụng như một công cụ so sánh để so sánh thông tin đã cung cấp.
Các phần trước đưa ra một loạt lý do tại sao bên chỉ định cần thông tin. Những lý do này cũng có thể được
diễn đạt lại thành các câu hỏi nếu bên chỉ định thấy thông tin này hữu ích.
3.4.4 Các yêu cầu về Trao đổi Thông tin (EIR) theo ISO 19650-2
EIR được giải thích trong ISO 19650-1 điều 5.5 và ISO 19650-2 điều 5.2.1 và 5.4.3.
Các ví dụ về EIR sẽ được cung cấp trong phiên bản năm của hướng dẫn này (dự kiến phát hành vào
Quý 3 năm 2020).
Như đã lưu ý ở trên, hai điều khoản định nghĩa EIR trong ISO 19650-2 là:
1. Điều khoản 5.2.1 - EIR của bên chỉ định phải được đáp ứng bởi các bên được chỉ định chính
2. Điều khoản 5.4.3 - EIR của bên được chỉ định chính phải được đáp ứng bởi các bên được chỉ định
Vì EIR về cơ bản thực hiện cùng một chức năng cho bên chỉ định và bên được chỉ định chính, phần hướng dẫn này phù hợp với EIR của cả bên chỉ định và bên được chỉ định chính, với bất kỳ sự khác biệt nào được khám phá.
Quy trình xác định OIR, AIR và PIR của bên chỉ định sẽ đáp ứng điều khoản 5.2.1 a) của ISO 19650-2 bằng cách chỉ định thông tin bắt buộc và mức độ chi tiết cần thiết để hoàn thành các hoạt động liên quan đến tổ chức, tài sản và dự án. Những thông tin này sẽ cung cấp thông tin cho EIR, xem phần 3.4.2 và 3.4.3. Đối với mỗi cuộc hẹn, như được mô tả trong ISO 19650-2, vai trò của EIR là xác định chính xác thông tin nào sẽ được cung cấp tại mỗi lần trao đổi thông tin.
EIR là một phần của quy trình bổ nhiệm,có thể thông qua lời mời tham gia gói thầu, và về bản chất, chúng là phần thông tin trong yêu cầu (ER) của nhà tuyển dụng.
Thông tin nên được xem xét theo cùng một cách như bất kỳ tài sản vật chất nào.
EIR cần được định nghĩa và truyền đạt theo thứ tự và một phương pháp logic để đảm bảo một nguồn lực chỉ định toàn diện. Hãy coi EIR như một đặc tả cho thông tin chính xác cần thiết.
Để đáp ứng điều khoản 5.4.3 a của ISO 19650-2, EIR của bên chỉ định được kết hợp với các yêu cầu thông tin
của bên được chỉ định chính để tạo thành EIR của bên được chỉ định chính. Những thông tin này được lọc khi phù hợp và được chuyển xuống nhóm cung cấp.
Hình 19: Chuỗi yêu cầu thông tin của bên chỉ định và bên được chỉ định chính thông qua các nhóm cung cấp
3.4.4.1 EIR dùng để làm gì?
EIR được tạo ra để đảm bảo thông tin chính xác được chuyển đến bên chỉ định hoặc bên được chỉ định chính, cho phép họ thực hiện các hoạt động cụ thể và cần thiết trong suốt dự án và trong giai đoạn vận hành của dự án. EIR có một số chức năng, bao gồm:
Đối với bên chỉ định:
• Lựa chọn những bên được chỉ định chủ chốt có thể chứng minh tốt nhất việc đáp ứng các yêu cầu
• Chỉ định chính xác thông tin cần thiết tại mỗi lần trao đổi thông tin, tức là thông tin mà bên được chỉ định chủ chốt (nhà cung cấp) sẽ chuyển giao (thay mặt nhóm chuyển giao của mình) cho bên chỉ định (bên nhận), để cho phép bên chỉ định thực hiện các mục đích của mình một cách hiệu quả
• Về mặt công nghệ, EIR cho phép thiết lập các ánh xạ được xác định trước, cho phép giao tiếp giữa các hệ thống trong toàn bộ nhóm dự án, nhằm cải thiện khả năng tương tác
• Thực hiện các kiểm tra để đảm bảo rằng thông tin nhận được từ bên được chỉ định chủ chốt tuân thủ những gì ban đầu được bên chỉ định yêu cầu.
Đối với bên được chỉ định chủ trì:
• Lựa chọn những bên được chỉ định có thể chứng minh tốt nhất việc đáp ứng các yêu cầu
• Xác định chính xác thông tin cần thiết tại mỗi lần trao đổi thông tin, tức là thông tin mà bên được chỉ định (nhà cung cấp) phải cung cấp cho bên được chỉ định chủ trì (bên nhận), để cho phép bên được chỉ định chủ trì thực hiện mục đích của mình một cách hiệu quả và cung cấp thông tin theo yêu cầu của bên chỉ định thay mặt cho toàn bộ nhóm cung cấp
• Về mặt công nghệ, EIR cho phép thiết lập các ánh xạ được xác định trước, cho phép giao tiếp giữa các hệ thống trong toàn bộ nhóm dự án, nhằm cải thiện khả năng tương tác
• Thực hiện các kiểm tra để đảm bảo rằng thông tin nhận được từ bên được chỉ định tuân thủ những gì ban đầu được yêu cầu bởi cả bên được chỉ định chủ trì và bên chỉ định.
EIR cần được xác định bất kể thông tin sẽ được cung cấp bằng cách nào, có thể là bằng mô hình hình học hoặc các phương pháp khác. Vì mỗi cuộc hẹn đều bao gồm các hoạt động trao đổi thông tin, nên EIR luôn được yêu cầu chỉ rõ thông tin cần thiết.
3.4.4.2 Khi nào EIR được định nghĩa?
EIR phải được định nghĩa trước mỗi cuộc hẹn và được ban hành như một phần của quy trình chỉ định:
Đối với bên chỉ định, điều này xảy ra trước khi bất kỳ nhà tư vấn, chuyên gia hoặc nhà thầu nào được lựa chọn.
Đối với bên chỉ định chính, điều này xảy ra trước khi bất kỳ nhà thầu phụ và chuyên gia nào được lựa chọn.
Bên chỉ định nên xây dựng một bộ EIR chính cho mỗi dự án, sau đó được lọc để tạo ra một bộ EIR phù hợp cho mỗi cuộc hẹn. Do đó, khi có nhiều cuộc hẹn trong một dự án, sẽ có nhiều EIR.
Đối với các bên chỉ định có nhiều tài sản, cần cân nhắc cách thức EIR có thể được hợp lý hóa để ở cấp độ chỉ định, chúng được chỉ định một cách hợp lý và hiệu quả bằng cách sử dụng một cấu trúc nhất quán nhất có thể.
3.4.4.3 Ai là người lập EIR?
Bên chỉ định, ví dụ: chủ sở hữu tài sản hoặc đại diện của họ
Bên được chỉ định chính, ví dụ: nhà thiết kế hoặc nhà thầu chính, tùy thuộc vào tiến độ dự án.
3.4.4.4 EIR bao gồm những gì?
Trong phần này, EIR được chia thành:
• Mục đích
• Cấu trúc thông tin
• Định nghĩa thông tin.
Mục đích
Tầm quan trọng của mục đích được nhấn mạnh trong suốt phần 3 của hướng dẫn này.
Ở giai đoạn EIR, các mục đích cần được hợp lý hóa và được xem như một hệ thống thu nhỏ gồm các yếu tố đầu vào, quy trình và đầu ra, như thể hiện trong hình 20.
Hình 20: Chuỗi mục đích được kết nối thông qua trao đổi thông tin
Đối với mỗi mục đích, đầu vào sẽ được yêu cầu để cung cấp cho các quy trình, cả hai đều yêu cầu một số thông tin nhất định. Sau khi được xử lý, thông tin này sẽ tạo ra các đầu ra cụ thể cần thiết để cung cấp cho quy trình tiếp theo, v.v.
Các mục đích hình thành nên các chuỗi được liên kết bởi việc trao đổi thông tin để cho phép thông tin và dữ liệu được chuyển giao.
Việc thiết lập một tập hợp các mục đích hợp lý nên là điểm khởi đầu cho việc xác định EIR.
Bên chỉ định sẽ xác định các mục đích liên quan đến tài sản như một phần của AIR. Bất kỳ mục đích nào liên quan đến dự án nên được lấy từ PIR.
Các bên được chỉ định chính cũng sẽ có mục đích riêng của họ, bao gồm thiết kế và xây dựng. Những mục đích này cần được ghi lại như một phần của EIR của họ.
Danh sách sau đây cung cấp các ví dụ về các mục đích hợp lý hơn, lưu ý rằng những mục đích này không dành riêng cho bên được chỉ định:
Bên chỉ định
• Đăng ký tài sản (từ AIR)
• Bảo trì theo kế hoạch (từ AIR)
• Thay thế (từ AIR)
• Chi phí vận hành, ví dụ như được thông báo từ phân tích năng lượng (từ AIR)
• Dự báo chi phí (từ PIR)
Bên được chỉ định chính
• Phối hợp hình học
• Lập kế hoạch xây dựng
• Tính toán chi phí xây dựng
• Phân tích năng lượng
• Vận hành
Cấu trúc thông tin
Để đạt được thông tin mở có thể chia sẻ cho toàn bộ vòng đời của tài sản, điều quan trọng là thông tin có cấu trúc phải được cung cấp, và cách thức cấu trúc thông tin đó cần được chỉ định trong EIR.
Đối với thông tin có cấu trúc, điều này sẽ bao gồm chỉ định dữ liệu sẽ được xuất từ mục đích chính (biên soạn) để nhập vào các mục đích thứ cấp, như minh họa trong hình 21. Do đó, các mục đích thứ cấp cần được xem xét trước nội dung của thông tin có cấu trúc cho các mục đích chính.
Sau khi mục đích đã hoàn thành, thông tin có thể được xuất ra dưới dạng thông tin có cấu trúc hoặc
phi cấu trúc, tùy thuộc vào mục đích tiếp theo của nó.
Hình 21: Yêu cầu trao đổi thông tin giữa các ứng dụng phần mềm và con người
Thật không may, ngôn ngữ tiếp thị đã khiến mọi người rời xa việc xác định các yêu cầu thông tin thực tế, chuyển sang sử dụng các thuật ngữ 4D, 5D, 6D, v.v. Điều này không giúp xác định các mục đích này là gì. Đây chỉ là những thuật ngữ chung chung, có rất ít ý nghĩa, xét về mặt thông tin. Những yêu cầu xác định này phải luôn chi tiết hóa những gì cần thiết đến mức cho phép cung cấp thông tin hữu ích.
Áp dụng điều này vào chuỗi mục đích, chúng ta có thể bắt đầu thấy cách thức cấu trúc thông tin được áp dụng cho một dự án. Hình 22 nằm trong hoạt động sản xuất thông tin hợp tác (điều khoản 5.6 của ISO 19650-2), dựa trên các quy trình làm việc tuần hoàn lặp đi lặp lại và thường tuân theo một mô hình biên soạn, phân tích và ra quyết định, sau đó phản hồi lại quá trình biên soạn.
Hình 22: Mục đích và EIR áp dụng cho bối cảnh phân phối
Định nghĩa thông tin
Để xác định chính xác thông tin cần thiết , thông tin phải được chia nhỏ thành các thành phần cấu thành. Tùy thuộc vào mục đích, thông tin này có thể là sự kết hợp giữa thông tin có cấu trúc và thông tin phi cấu trúc.
Trong phần 3.2.4.2, khái niệm về các khía cạnh thông tin đã được giới thiệu như một cách mô tả cách thức thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc có thể được chia nhỏ theo nội dung, hình thức và định dạng. Các cách kết hợp khác nhau để mô tả các khía cạnh này góp phần vào EIR.
Ví dụ: một nhà thầu chính cần thông tin để thực hiện mục đích hợp lý hóa chi phí. Thông tin họ yêu cầu sẽ được tạo ra bằng cách sử dụng kết hợp các quy trình được hỗ trợ bởi công nghệ. Điều này có thể sẽ yêu cầu các hình thức thông tin bao gồm:
• Mô hình hình học (3D)
• Bản vẽ.
Việc nhập công nghệ báo cáo chi phí yêu cầu thông tin theo một tiêu chuẩn mở, và do đó, thông tin được yêu cầu ở định dạng IFC-SPF và PDF.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của yêu cầu, vì nội dung cũng cần được chỉ định ở mức tóm tắt và phân tích tổng thể. Ở mức tóm tắt, định nghĩa chế độ xem mô hình được chỉ định, cũng như yêu cầu thông tin sắp xếp
chung. Việc phân tích nội dung là phần phức tạp, nhưng để đơn giản hóa, nội dung này có thể được chia nhỏ thành thông tin hình học và chữ số trên các đối tượng khác nhau.
Để định nghĩa tất cả những điều này một cách chính thức hơn, khung nhu cầu về mức độ thông tin nên được sử dụng như được tham chiếu trong điều khoản 11.2 của ISO 19650-1 và được trình bày chi tiết hơn trong phần 4 của hướng dẫn này. Mức độ nhu cầu về thông tin cũng được đề cập trong điều khoản 5.2.1 b) và 5.4.3 b) của ISO 19650-2.
Mức độ thông tin cần thiết cung cấp một trong những nền tảng của EIR. Do tính phức tạp của việc xác định các yêu cầu thông tin, điều bắt buộc là phải tạo ra một cấu trúc phân tích thống nhất bằng cách lựa chọn một lược đồ và hệ thống phân loại phù hợp cho tất cả các đối tượng khác nhau:
• Đối tượng (loại/yếu tố tài sản) (từ một máy bơm đến toàn bộ cơ sở)
• Thuộc tính và đặc tính
• Bộ chứa thông tin
Bất kể thông tin được cung cấp bằng cách nào phải có sự tham chiếu chính xác và nhất quán trong tất cả các bộ chứa thông tin. Do đó, tiêu chuẩn thông tin của dự án một phần sẽ giúp hình thành thành phần của EIR, và bất kỳ phần nào khác nên được đọc cùng với EIR.
Sẽ có nhiều mục đích trùng lặp về mặt yêu cầu thông tin. Điều quan trọng là phải đảm bảo tính nhất quán và
việc xem xét EIR một cách toàn diện như một nguồn thông tin tổng thể là rất hữu ích. Ví dụ: trong một mục đích, có thể cần phải có chỉ số OccupancyMax của bất động sản. Tuy nhiên, cùng một dữ liệu có thể được yêu cầu cho một mục đích khác như MaxOccupancy. Việc hợp lý hóa điều này sẽ tăng hiệu quả (xem hình 23).
Tuy nhiên, có một khía cạnh quan trọng khác cần xem xét: tất cả các yêu cầu này đều được liên kết với nhau; các thuộc tính nằm trong các đối tượng và các đối tượng nằm trong các vùng chứa thông tin.
Hình 23: Sự hình thành EIR
Do đó, việc sử dụng các phương pháp có cấu trúc hơn để xác định và truyền đạt các yêu cầu này, ví dụ, trong các bảng được liên kết như bảng tính, hoặc thậm chí tốt hơn, một cơ sở dữ liệu, sẽ đảm bảo rằng các mối quan hệ này được duy trì. Điều này làm giảm nguy cơ trùng lặp và mâu thuẫn, đồng thời giúp việc xác định EIR dễ dàng hơn.
Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành như ISO 16739-1:20184 (và lược đồ phụ của BS 1192-4:2014 5 ) cho phép các bên chỉ định và các nhóm triển khai thiết lập các phương pháp có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau và nhiều dự án.
Ngược lại, việc không tuân thủ các tiêu chuẩn này có nghĩa là các nhóm cung cấp dịch vụ phải ứng phó với
nhiều phương pháp tiếp cận đa dạng và rộng khắp. Điều này gây ra sự thiếu hiệu quả, tốn nhiều thời gian và
nguồn lực hơn, đồng thời tiềm ẩn rủi ro. Nó cũng ngăn cản việc phát triển thông tin chia sẻ mở trong toàn bộ vòng đời của tài sản.
Tóm lại, và như đã giải thích trong mục 3.2.3.2 của hướng dẫn này, bạn chỉ nên chỉ định thông tin cho các mục đích cần thiết.
Chúng tôi đã nói về việc xây dựng EIR theo mục đích, nhưng kết quả EIR cuối cùng nên được lọc theo các cuộc hẹn (một cuộc hẹn có thể bao gồm nhiều mục đích). Một EIR không cụ thể theo cuộc hẹn sẽ làm suy yếu
cuộc hẹn/hợp đồng. Nó cũng sẽ gây quá tải cho các nhà cung cấp thông tin bằng cách yêu cầu họ tạo và/hoặc cung cấp thông tin không cần thiết, hoặc trùng lặp/mâu thuẫn với thông tin từ các nhà cung cấp thông tin khác.
3.4.4.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng EIR?
Các ngày trao đổi thông tin được quy định trong điều khoản 5.2.1 e) và 5.4.3 d) của ISO 19650-2.
Việc trao đổi thông tin được hoàn tất khi bên nhận thông tin chấp nhận thông tin.
Đối với bên chỉ định, các mốc thời gian giao hàng thông tin được xác định liên quan đến các điểm quyết định chính (xem mục 3.4.2.5). Trong mục này, giả định ngày trao đổi thông tin trùng với các mốc thời gian giao hàng thông tin. Trên thực tế, ngày trao đổi thực tế cần được xác định khi xác định EIR, và có thể có nhiều ngày cho mỗi mốc thời gian giao hàng thông tin.
Những ngày này biểu thị thời điểm thông tin được nhà cung cấp thông tin nộp vào quy trình làm việc của CDE. Sẽ có một khoảng thời gian từ khi thông tin được gửi đến khi thông tin được chấp nhận để cho phép quy trình quản trị được định nghĩa trong ISO 19650-2 điều khoản 5.7.4, và điều này cần được tính đến trong - xem hình 24.
Đối với các bên được chỉ định chủ trì, quy trình quản trị riêng của họ cũng phải được xem xét khi thiết lập ngày (xem ISO 19650-2 điều khoản 5.7.2). Việc trao đổi thông tin cho bên được chỉ định chủ trì cần được xác định xung quanh:
• Thông tin cần thiết cho các mục đích thông tin có cấu trúc thứ cấp, ví dụ: phân tích phối hợp
• Thông tin cần thiết cho một số mục đích khác, ví dụ: lập kế hoạch hoặc các gói công việc.
Lý tưởng nhất là nên xác định ngày cụ thể, nhưng nếu điều này không thực tế, một khoảng thời gian liên quan đến các mốc cung cấp thông tin có thể là đủ.
3.4.4.6 Thông tin bổ sung cho các điều khoản 19650-2 5.2.1 và 5.4.3
Tiêu chí chấp nhận
Tiêu chí chấp nhận được đề cập trong ISO 19650-2 điều khoản 5.2.1 c) và 5.4.3 c). Khi thông tin có cấu trúc đã được chỉ định, các tiêu chí chấp nhận này có thể được chuyển thành các quy tắc tự động, có thể kiểm tra
thông tin.
Có bốn nguồn cung cấp các quy tắc toàn dự án để quản lý cách thức các yêu cầu thông tin được xác định, cung cấp và kiểm tra:
1. Tiêu chuẩn thông tin của dự án
2. Phương pháp và quy trình sản xuất thông tin của dự án
3. Thông tin tham khảo
4. Tài nguyên dùng chung.
Các tài nguyên này được đề cập trong ISO 19650-2 điều khoản 5.1.4, 5.1.5, 5.1.6. Các quy tắc này tạo ra một đường cơ sở cho tiêu chí chấp nhận và đảm bảo rằng thông tin được cung cấp khớp với các yêu cầu ban đầu
trước khi thông tin được bên chỉ định hoặc bên được chỉ định chính sử dụng. Ngoài quy tắc rõ ràng là thông tin cần thiết đã được cung cấp, các quy tắc khác bao gồm:
• Thông tin được xây dựng chính xác (ví dụ: tuân theo đúng quy ước/cú pháp, sử dụng đúng trường hợp, đúng chính tả và các dấu phân cách chính xác)
• Siêu dữ liệu chính xác (ví dụ: giá trị kiểu và đơn vị)
• Bất kỳ định nghĩa nào cho một giá trị, dù chính xác hoặc theo phạm vi, đều được đáp ứng.
Tính vững chắc của các quy tắc này phụ thuộc vào:
• Danh pháp (cách đặt tên cho mọi thứ)
• Tiêu chuẩn/quy ước ngành
• Sơ đồ
• Phân loại
• Từ điển
• Siêu dữ liệu.
Mẹo: Để hỗ trợ các nhóm triển khai tạo ra thông tin chấp nhận được, việc cung cấp các ví dụ về những gì được mong đợi có thể hữu ích.
Thông tin hỗ trợ
Thông tin hỗ trợ được đề cập trong ISO 19650-2 điều khoản 5.2.1 d) và 5.4.3 e).
Cần cung cấp thông tin hỗ trợ để giúp hiểu rõ nội dung EIR và các tiêu chí chấp nhận. Chi tiết được cung cấp cho bên đấu thầu càng cụ thể, họ càng có nhiều cơ hội hiểu chính xác những gì cần được chuyển giao và sẽ được chấp nhận. Ví dụ: việc sao chép và dán các khối văn bản từ các tiêu chuẩn hoặc các tài liệu tham khảo bên ngoài khác sẽ không hữu ích, trong khi hiểu biết cụ thể sẽ tốt hơn.
3.4.5 Các bước tiếp theo
Sau khi được xác định, PIR trở thành các mục đích cấp cao, tạo cơ sở cho EIR chi tiết hơn. Đây là nơi nhu cầu thông tin dự án được chia nhỏ đến cấp độ bổ nhiệm và kết hợp với bất kỳ AIR nào liên quan đến dự án.
Hình 25 cho thấy mối quan hệ giữa bốn loại yêu cầu thông tin trong phạm vi phân tích tổng thể.
3.5 Kết luận
Yêu cầu thông tin phải luôn được dựa trên mục đích và được xác định đủ chi tiết để cho phép mỗi mục đích được thực hiện hiệu quả. Các yêu cầu thông tin nói chung là một câu chuyện bao gồm chính xác tất cả thông tin được yêu cầu. Khi xác định yêu cầu thông tin, hãy tự hỏi bản thân "Nếu tôi phải cung cấp thông tin này liệu tôi có biết mình phải cung cấp những gì không?"
Hình 26 mở rộng một phần của hình 2 từ điều khoản 5.1 của ISO 19650-1. Nó cho thấy chi tiết hơn cách bốn yêu cầu thông tin khác nhau liên quan đến nhau
Hình 26: Hệ thống phân cấp yêu cầu thông tin được mở rộng
Thông tin là cần thiết trong suốt vòng đời của tài sản. Mặc dù trước đây, lĩnh vực môi trường xây dựng có xu hướng tập trung vào các dự án thiết kế và xây dựng, nhưng chính trong giai đoạn vận hành, các yêu cầu về thông tin mới được sử dụng lâu dài và AIM (Mục tiêu và Định hướng Ứng dụng) được cập nhật (xem hình 27). Điều này cần được điều chỉnh và được đề cập nhiều lần trong loạt tiêu chuẩn ISO 19650.
Hình 27: Sự thống trị của OIR và AIR trong suốt vòng đời của một tài sản
3.6 Danh sách kiểm tra các hành động/điểm chính cần xem xét
Yêu cầu thông tin bao gồm hai phần:
1. Tại sao cần thông tin (mục đích)
2. Thông tin nào cần thiết.
✔. Mục đích không nhất thiết phải được chia sẻ với bất kỳ ai bên ngoài tổ chức, chúng chỉ đơn giản là một cơ chế cho phép xác định các yêu cầu thông tin chính xác.
✔ Sẽ có những lúc mục đích không được biết đến. Trong trường hợp này, hãy xử lý những mục đích đã biết và làm rõ trong các yêu cầu thông tin rằng có thể có những mục đích khác.
✔ Bên chỉ định chỉ nên xác định các yêu cầu thông tin cho mục đích riêng của họ và ở mức độ cần thông tin cần thiết, không xâm phạm vào nhiệm vụ của nhóm cung cấp. Ví dụ: chỉ định phần mềm cung cấp khi không có mục đích nào khi làm như vậy.
✔ Mục đích cũng có thể ở dạng câu hỏi hỗ trợ việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bản thân chúng cũng là các yêu cầu thông tin.
✔ Không bao gồm chi tiết trong các yêu cầu thông tin mà lẽ ra phải có trong các nguồn thông tin khác, chẳng hạn như tiêu chuẩn thông tin.
✔ Thông tin là một thuật ngữ rộng và có thể mang ý nghĩa khác nhau đối với mỗi người. Trong hướng dẫn này, thông tin bao gồm bốn khía cạnh chính, nhưng không phải tất cả đều cần được xác định để định nghĩa thông tin một cách hiệu quả.
✔ Các yêu cầu về thông tin rất quan trọng trong quy trình đấu thầu của tất cả các bên được chỉ định (ví dụ: tư vấn và nhà thầu), để tìm kiếm các đội ngũ cung cấp phù hợp.
✔ Các yêu cầu về thông tin chi tiết nên được xây dựng cùng với các thông tin đấu thầu khác trước khi bất kỳ cuộc hẹn nào được đưa ra.
✔ Bộ tiêu chuẩn ISO 19650 chủ yếu đề cập đến các yêu cầu về thông tin từ bên chỉ định trở xuống. Tuy nhiên, các yêu cầu về thông tin có thể tồn tại theo hướng ngược lại và giữa các nhóm nhiệm vụ/giao hàng, trên thực tế, mọi bên trong một dự án đều có thể có chúng.
✔ Các yêu cầu về thông tin đặc biệt hữu ích để xác định các yêu cầu cần được nhấn mạnh. Mặc dù chúng nên bao gồm tất cả thông tin mà bên nhận mong đợi, nhưng sẽ không hữu ích nếu danh sách dài các yêu cầu hiển nhiên lại che khuất những yêu cầu đặc biệt cần thiết. Khi có thể tham chiếu đến một nhóm thông tin chung – được thiết lập theo thông lệ/tiêu chuẩn của ngành hoặc quy trình tổ chức, thì nên thực hiện việc này để đáp ứng một yêu cầu về thông tin. Cần có một số hiểu biết thông thường.
✔ Những người đảm nhận chức năng quản lý thông tin cần có kỹ năng phù hợp để hiểu các khía cạnh khác nhau của thông tin và có thể phân tích các yêu cầu thông tin một cách chính xác bằng cách sử dụng các lược đồ tiêu chuẩn và hệ thống phân loại.
✔ Các yêu cầu thông tin phải được định nghĩa chính xác; các tuyên bố như "Yêu cầu thông tin phải phản ánh "Khung BIM của Vương quốc Anh" (hoặc thậm chí thuật ngữ lỗi thời "BIM Cấp độ 2"), không phải là phương tiện để chỉ định các yêu cầu thông tin.
ISO 19650-2 yêu cầu bên chỉ định phải xác định nhu cầu thông tin của bên cung cấp trước khi bất kỳ vị trí bổ nhiệm nào cho nhóm cung cấp được đấu thầu. Có hai loại yêu cầu thông tin cần được xác định:
1. Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
2. Yêu cầu thông tin trao đổi (EIR) (sẽ được giải thích trong hướng dẫn sau).
3.4.2 Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
PIR được giải thích trong ISO 19650-1 điều khoản 5.4 và ISO 19650-2 điều khoản 5.1.2. Xem Phụ lục A.3
trong hướng dẫn này để biết các ví dụ về PIR. Xem thêm hình 2 của ISO 19650-1 để biết mối quan hệ giữa OIR và PIR. PIR, giống như OIR, là cấp cao và xác định thông tin nào sẽ cần thiết cho các điểm quyết định
chính do bên chỉ định xác định. Mỗi dự án chỉ có một bộ PIR. PIR được lấy một phần từ OIR. Chúng cho phép
hiểu được thông tin cấp cao mà bên chỉ định yêu cầu trong suốt dự án thiết kế và xây dựng.
3.4.2.2 PIR được định nghĩa khi nào?
Một số nội dung PIR có thể đã được định nghĩa trong OIR và áp dụng cho các dự án thiết kế và xây dựng. Ví dụ: các yêu cầu theo luật định hoặc chính sách triển khai dự án của công ty.
Bất kỳ PIR bổ sung nào cũng nên được xác định và bổ sung vào những PIR lấy từ OIR khi khởi đầu một dự án thiết kế và xây dựng, trước khi việc bổ nhiệm bất kỳ nhà tư vấn hoặc nhà thầu nào được đấu thầu.
Các tổ chức có nhiều dự án có thể thấy hữu ích khi xem xét và định nghĩa PIR của họ như một bài tập ngoại tuyến riêng biệt với bất kỳ dự án cụ thể nào đang được khởi động.
3.4.2.3 Ai là người tạo ra PIR?
Bên chỉ định, ví dụ: khách hàng dự án, chủ sở hữu tài sản (gián tiếp thông qua OIR) hoặc đại diện của họ.
3.4.2.4 Chúng bao gồm những gì?
PIR được lấy từ các mục đích mà bên chỉ định yêu cầu thông tin.
Chúng có thể bao gồm:
• OIR liên quan, chẳng hạn như các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của doanh nghiệp
• Ví dụ: đề xuất kinh doanh dự án, thông tin tài chính để thiết lập giá trị đồng tiền và khả năng chi trả
• Ví dụ: tóm tắt chiến lược, chương trình chiến lược để thiết lập ngày khai giảng cho một trường học
• Các bên liên quan của dự án cần thông tin, ví dụ: cư dân địa phương
• Các nhiệm vụ dự án mà bên chỉ định cần thực hiện, ví dụ: hoàn thành đơn đăng ký. Khi PIR được thiết lập, thông tin cần được cung cấp sau đó có thể được xác định chính xác hơn trong EIR (điều khoản 5.2.1 của ISO 19650-2).
3.4.2.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng PIR?
Hoạt động yêu cầu thông tin và sau đó cung cấp thông tin được gọi là trao đổi thông tin.
Điều khoản 5.1.2 của ISO 19650-2 khuyến nghị bên chỉ định nên xem xét kế hoạch công việc của dự án khi thiết lập PIR. Điều này cho phép các điểm quyết định chính và các hoạt động liên quan như trao đổi thông tin được gắn kết với một kế hoạch đã xác định, ví dụ như kế hoạch công việc của RIBA.
Các điểm quyết định chính là khi bên chỉ định và các bên liên quan khác đưa ra quyết định sáng suốt về dự án, chẳng hạn như việc có khả thi về mặt tài chính để tiến hành giai đoạn tiếp theo hay không hoặc các quyết định về việc bổ nhiệm nhóm dự án. Những quyết định này được đưa ra sử dụng thông tin nhận được từ các nhà cung cấp thông tin.
Một điểm quyết định quan trọng có thể là y tuần trước khi kết thúc một giai đoạn công việc hoặc sau khi bắt đầu một giai đoạn công việc. Lưu ý rằng điều khoản 3.2.14 của ISO 19650-1 có thể được hiểu là một điểm quyết định quan trọng phù hợp với thời điểm kết thúc một giai đoạn công việc, nhưng các quyết định quan trọng có thể được đưa ra bất cứ lúc nào. Ví dụ có thể bao gồm các quyết định liên quan đến đấu thầu hoặc giấy phép quy hoạch. Các điểm quyết định quan trọng cần được vạch ra khi bắt đầu dự án, xem điều khoản 5.1.3 của ISO 19650-2.
Các mốc cung cấp thông tin là các điểm được xác định trước, chỉ rõ thời điểm thông tin cần thiết sẽ được cung cấp cho bên chỉ định. Các mốc cung cấp thông tin cần được xác định liên quan đến các điểm quyết định quan trọng, ví dụ x tuần trước một điểm quyết định quan trọng. Có khả năng xảy ra nhiều trường hợp trao đổi thông tin cùng lúc tại cùng một mốc thời gian cung cấp thông tin, ví dụ khi các mô hình thông tin được cung cấp để các nhóm cung cấp khác nhau kiểm tra trước khi được bên chỉ định sử dụng tại một thời điểm quyết định quan trọng, xem ISO 19650-2 điều khoản 5.7.
Hình 17: Các điểm quyết định chính và cột mốc cung cấp thông tin
Trong phần này và để đơn giản, vòng tròn màu xanh lá cây liên quan đến bất kỳ số lượng trao đổi thông tin nào liên quan đến một cột mốc cung cấp thông tin
Khi các điểm quyết định chính và các mốc thời gian cung cấp thông tin được xác định, sẽ khó có thể biết được tất cả các ngày cụ thể của chúng. Tuy nhiên, các ngày này có thể và nên được xác định theo các thuật ngữ tương đối như được chỉ ra trong hình 17.
Đối với hướng dẫn này về PIR, chúng tôi giả định rằng các mốc thời gian cung cấp thông tin trùng với các ngày trao đổi thông tin. Điều này không nhất thiết phải như vậy và sẽ được xem xét thêm trong phần EIR sắp tới của hướng dẫn này.
Việc lập kế hoạch kỹ lưỡng cho các điểm quyết định chính và các mốc thời gian cung cấp thông tin của bên chỉ định, trong khả năng có thể, nên loại bỏ các yêu cầu thông tin đột xuất vào phút chót.
Hình 18 cho thấy quy trình cung cấp thông tin liên quan đến một số điểm quyết định chính. Điều này nằm trong bối cảnh của một dự án mua sắm thiết kế và xây dựng (cho đến hết giai đoạn 4 của RIBA) và liên quan đến ba bên được chỉ định chính tham gia vào dự án này. Tham chiếu đến các số từ 2 đến 7 phản ánh các hoạt động quản lý thông tin được nêu trong các điều khoản 5.2 đến 5.7 của ISO 19560-2, như sau:
2. Mời thầu
3. Phản hồi hồ sơ dự thầu
4. Chỉ định
5. Huy động
6. Hợp tác sản xuất thông tin
7. Triển khai mô hình thông tin
Hình 18: Ví dụ về các điểm quyết định chính và các mốc cung cấp thông tin liên quan đến các giai đoạn công việc của RIBA năm 2013
3.4.3 Điều khoản 5.1.2 của ISO 19650-2
Điều khoản 5.1.2 của ISO 19650-2 bao gồm danh sách bảy điểm cần được xem xét khi xác định PIR. Chúng không cần phải được xem xét theo bất kỳ thứ tự cụ thể nào, và nếu chúng không liên quan hoặc hữu ích, thì nên tuân theo. Danh sách này là một công cụ giúp bên chỉ định đạt được các yêu cầu của họ.
Một số bên chỉ định có thể có một bộ câu hỏi mà họ cần trả lời nếu họ là một phần của một tổ chức rộng lớn hơn hoặc một cơ quan công. Các khách hàng độc lập có thể có các phương pháp khác mà họ sử dụng để phát triển PIR của mình – điều này phụ thuộc rất nhiều vào tổ chức, tùy thuộc vào cách họ muốn giám sát, kiểm tra và sử dụng thông tin.
Việc phát triển PIR nên song hành với việc xác định các hoạt động quản lý dự án chiến lược, thay vì là một hoạt động độc lập. Lưu ý rằng bên chỉ định không cần phải ban hành một tài liệu riêng gọi là PIR.
Các điểm cần xem xét theo định nghĩa trong ISO19650-2 điều khoản 5.1.2 là:
3.4.3.1 Phạm vi dự án
Hiểu biết cơ bản về dự án là bước đầu tiên để hiểu thông tin nào là cần thiết
• Bạn muốn xây dựng cái gì?
• Lý do thực hiện công trình là gì?
• Kế hoạch kinh doanh là gì?
• Mục tiêu/kết quả của dự án là gì?
3.4.3.2 Mục đích dự kiến mà thông tin sẽ được bên chỉ định sử dụng
Giống như OIR, việc xác định PIR là một quy trình theo từng bước.
Lý do mà bên chỉ định yêu cầu thông tin trong suốt dự án sẽ xuất phát từ các phòng ban và bên liên quan khác nhau, xem mục 3.4.2.4.
Việc này cần được thực hiện ở cấp độ cao và sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý thông tin của toàn bộ dự án.
3.4.3.3. Kế hoạch công việc của dự án
Điều này xác định các giai đoạn của một dự án và nói chung có thể điều chỉnh các giai đoạn theo một khung thời gian. Có một kế hoạch công việc thống nhất được mô tả trong BS 8536. Các giai đoạn này phù hợp với Kế hoạch Công việc RIBA 2013 và các giai đoạn CIC. Một số loại công việc hoặc dự án cụ thể có thể có những thay đổi riêng dựa trên một kế hoạch công việc chuẩn.
3.4.3.4 Lộ trình mua sắm dự kiến
Mua sắm là quy trình 'mua' hàng hóa và dịch vụ. Đối với một dự án thiết kế và xây dựng, điều này bao gồm chiến lược, phương pháp luận và khuôn khổ cho việc đấu thầu và chỉ định một hoặc nhiều bên. Lộ trình mua sắm ảnh hưởng đến các loại mối quan hệ hợp đồng được tạo ra và cả cách quản lý thông tin. Ví dụ, cách thức thông tin được truyền tải qua nhóm dự án hoàn toàn khác biệt đối với dự án thiết kế và xây dựng so với hợp đồng liên doanh. Trong quá trình mời thầu, lộ trình mua sắm và cơ cấu chỉ định sẽ ảnh hưởng đến các bộ EIR khác nhau do bên chỉ định lập.
3.4.3.5 Số lượng các điểm quyết định chính trong suốt dự án
Bên chỉ định cần xác định số lượng các điểm quyết định chính và thời điểm chúng xảy ra liên quan đến các giai đoạn công việc. Xem mục 3.4.2.5 để biết thêm thông tin.
3.4.3.6 Các quyết định mà bên chỉ định cần đưa ra tại mỗi điểm quyết định chính
Tại các điểm quyết định chính, sẽ có các quyết định mà bên chỉ định cần đưa ra. Phạm vi của các quyết định chính có thể bao gồm từ việc quyết định có nên chuyển sang giai đoạn tiếp theo của dự án hay không cho đến việc hoàn thiện nội bộ của một dự án xây dựng mới.
Những quyết định này có thể được đưa ra từ các mục đích (chẳng hạn như kế hoạch kinh doanh), do đó, việc thực hiện hoạt động xác định các quyết định chính cùng với việc xác định mục đích có thể mang lại lợi ích. Chúng cũng có thể được xác định là một phần của hoạt động tổ chức rộng hơn (ví dụ: các quyết định tiêu chuẩn dựa trên thông tin không gian hoặc thông tin tài chính có thể đã được xác định trước).
Giống như các mục đích, việc bắt đầu bằng việc xác định các quyết định cho phép bên chỉ định xác định thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định đó. Việc thực hiện việc này lần lượt cho từng điểm quyết định chính có thể mang lại lợi ích.
Ví dụ về các điểm quyết định bao gồm:
• Hiệu suất năng lượng của tài sản được xây dựng có được chấp nhận hay không?
• Bố cục tổng thể có đáp ứng nhu cầu của nhân viên và người dùng cuối hay không?
• Cần thiết bị chuyên dụng nào?
• Chọn nhà thầu chính nào?
• Dự án có khả thi về mặt tài chính hay không?
• Dự án có đáp ứng được tầm nhìn chiến lược của tổ chức hay không?
3.4.3.7 Những câu hỏi mà bên chỉ định cần được giải đáp để đưa ra những quyết định sáng suốt
Một số tổ chức có thể có những câu hỏi mà họ cần tự hỏi mình trong quá trình thiết kế và xây dựng dự án như một phần của chiến lược tổ chức rộng hơn. Điều này nhằm mục đích đảm bảo rằng dự án đang hoạt động đúng như dự kiến.
Trong trường hợp này, những câu hỏi này (được gọi là các câu hỏi ngôn ngữ thông thường trong BS 8536 hoặc các câu hỏi hiệu suất chính trong ngôn ngữ kinh doanh) cũng có thể được sử dụng như một lý do/ mục đích để yêu cầu thông tin. Thông tin bắt buộc này về cơ bản trở thành một KPI cho dự án và sẽ được yêu cầu tại các điểm quyết định chính phù hợp.
Lý do tồn tại của các câu hỏi hiệu suất chính là để tạo ra các KPI hữu ích hơn. Một lần nữa, việc xác định mục đích trước tiên sẽ tạo ra các yêu cầu tốt hơn.
Do đó, các yêu cầu thông tin có hai lợi ích chính; thứ nhất, chúng xác định thông tin nào là cần thiết. Thứ hai, chúng cũng có thể được sử dụng như một công cụ so sánh để so sánh thông tin đã cung cấp.
Các phần trước đưa ra một loạt lý do tại sao bên chỉ định cần thông tin. Những lý do này cũng có thể được
diễn đạt lại thành các câu hỏi nếu bên chỉ định thấy thông tin này hữu ích.
3.4.4 Các yêu cầu về Trao đổi Thông tin (EIR) theo ISO 19650-2
EIR được giải thích trong ISO 19650-1 điều 5.5 và ISO 19650-2 điều 5.2.1 và 5.4.3.
Các ví dụ về EIR sẽ được cung cấp trong phiên bản năm của hướng dẫn này (dự kiến phát hành vào
Quý 3 năm 2020).
Như đã lưu ý ở trên, hai điều khoản định nghĩa EIR trong ISO 19650-2 là:
1. Điều khoản 5.2.1 - EIR của bên chỉ định phải được đáp ứng bởi các bên được chỉ định chính
2. Điều khoản 5.4.3 - EIR của bên được chỉ định chính phải được đáp ứng bởi các bên được chỉ định
Vì EIR về cơ bản thực hiện cùng một chức năng cho bên chỉ định và bên được chỉ định chính, phần hướng dẫn này phù hợp với EIR của cả bên chỉ định và bên được chỉ định chính, với bất kỳ sự khác biệt nào được khám phá.
Quy trình xác định OIR, AIR và PIR của bên chỉ định sẽ đáp ứng điều khoản 5.2.1 a) của ISO 19650-2 bằng cách chỉ định thông tin bắt buộc và mức độ chi tiết cần thiết để hoàn thành các hoạt động liên quan đến tổ chức, tài sản và dự án. Những thông tin này sẽ cung cấp thông tin cho EIR, xem phần 3.4.2 và 3.4.3. Đối với mỗi cuộc hẹn, như được mô tả trong ISO 19650-2, vai trò của EIR là xác định chính xác thông tin nào sẽ được cung cấp tại mỗi lần trao đổi thông tin.
EIR là một phần của quy trình bổ nhiệm,có thể thông qua lời mời tham gia gói thầu, và về bản chất, chúng là phần thông tin trong yêu cầu (ER) của nhà tuyển dụng.
Thông tin nên được xem xét theo cùng một cách như bất kỳ tài sản vật chất nào.
EIR cần được định nghĩa và truyền đạt theo thứ tự và một phương pháp logic để đảm bảo một nguồn lực chỉ định toàn diện. Hãy coi EIR như một đặc tả cho thông tin chính xác cần thiết.
Để đáp ứng điều khoản 5.4.3 a của ISO 19650-2, EIR của bên chỉ định được kết hợp với các yêu cầu thông tin
của bên được chỉ định chính để tạo thành EIR của bên được chỉ định chính. Những thông tin này được lọc khi phù hợp và được chuyển xuống nhóm cung cấp.
Hình 19: Chuỗi yêu cầu thông tin của bên chỉ định và bên được chỉ định chính thông qua các nhóm cung cấp
3.4.4.1 EIR dùng để làm gì?
EIR được tạo ra để đảm bảo thông tin chính xác được chuyển đến bên chỉ định hoặc bên được chỉ định chính, cho phép họ thực hiện các hoạt động cụ thể và cần thiết trong suốt dự án và trong giai đoạn vận hành của dự án. EIR có một số chức năng, bao gồm:
Đối với bên chỉ định:
• Lựa chọn những bên được chỉ định chủ chốt có thể chứng minh tốt nhất việc đáp ứng các yêu cầu
• Chỉ định chính xác thông tin cần thiết tại mỗi lần trao đổi thông tin, tức là thông tin mà bên được chỉ định chủ chốt (nhà cung cấp) sẽ chuyển giao (thay mặt nhóm chuyển giao của mình) cho bên chỉ định (bên nhận), để cho phép bên chỉ định thực hiện các mục đích của mình một cách hiệu quả
• Về mặt công nghệ, EIR cho phép thiết lập các ánh xạ được xác định trước, cho phép giao tiếp giữa các hệ thống trong toàn bộ nhóm dự án, nhằm cải thiện khả năng tương tác
• Thực hiện các kiểm tra để đảm bảo rằng thông tin nhận được từ bên được chỉ định chủ chốt tuân thủ những gì ban đầu được bên chỉ định yêu cầu.
Đối với bên được chỉ định chủ trì:
• Lựa chọn những bên được chỉ định có thể chứng minh tốt nhất việc đáp ứng các yêu cầu
• Xác định chính xác thông tin cần thiết tại mỗi lần trao đổi thông tin, tức là thông tin mà bên được chỉ định (nhà cung cấp) phải cung cấp cho bên được chỉ định chủ trì (bên nhận), để cho phép bên được chỉ định chủ trì thực hiện mục đích của mình một cách hiệu quả và cung cấp thông tin theo yêu cầu của bên chỉ định thay mặt cho toàn bộ nhóm cung cấp
• Về mặt công nghệ, EIR cho phép thiết lập các ánh xạ được xác định trước, cho phép giao tiếp giữa các hệ thống trong toàn bộ nhóm dự án, nhằm cải thiện khả năng tương tác
• Thực hiện các kiểm tra để đảm bảo rằng thông tin nhận được từ bên được chỉ định tuân thủ những gì ban đầu được yêu cầu bởi cả bên được chỉ định chủ trì và bên chỉ định.
EIR cần được xác định bất kể thông tin sẽ được cung cấp bằng cách nào, có thể là bằng mô hình hình học hoặc các phương pháp khác. Vì mỗi cuộc hẹn đều bao gồm các hoạt động trao đổi thông tin, nên EIR luôn được yêu cầu chỉ rõ thông tin cần thiết.
3.4.4.2 Khi nào EIR được định nghĩa?
EIR phải được định nghĩa trước mỗi cuộc hẹn và được ban hành như một phần của quy trình chỉ định:
Đối với bên chỉ định, điều này xảy ra trước khi bất kỳ nhà tư vấn, chuyên gia hoặc nhà thầu nào được lựa chọn.
Đối với bên chỉ định chính, điều này xảy ra trước khi bất kỳ nhà thầu phụ và chuyên gia nào được lựa chọn.
Bên chỉ định nên xây dựng một bộ EIR chính cho mỗi dự án, sau đó được lọc để tạo ra một bộ EIR phù hợp cho mỗi cuộc hẹn. Do đó, khi có nhiều cuộc hẹn trong một dự án, sẽ có nhiều EIR.
Đối với các bên chỉ định có nhiều tài sản, cần cân nhắc cách thức EIR có thể được hợp lý hóa để ở cấp độ chỉ định, chúng được chỉ định một cách hợp lý và hiệu quả bằng cách sử dụng một cấu trúc nhất quán nhất có thể.
3.4.4.3 Ai là người lập EIR?
Bên chỉ định, ví dụ: chủ sở hữu tài sản hoặc đại diện của họ
Bên được chỉ định chính, ví dụ: nhà thiết kế hoặc nhà thầu chính, tùy thuộc vào tiến độ dự án.
3.4.4.4 EIR bao gồm những gì?
Trong phần này, EIR được chia thành:
• Mục đích
• Cấu trúc thông tin
• Định nghĩa thông tin.
Mục đích
Tầm quan trọng của mục đích được nhấn mạnh trong suốt phần 3 của hướng dẫn này.
Ở giai đoạn EIR, các mục đích cần được hợp lý hóa và được xem như một hệ thống thu nhỏ gồm các yếu tố đầu vào, quy trình và đầu ra, như thể hiện trong hình 20.
Hình 20: Chuỗi mục đích được kết nối thông qua trao đổi thông tin
Đối với mỗi mục đích, đầu vào sẽ được yêu cầu để cung cấp cho các quy trình, cả hai đều yêu cầu một số thông tin nhất định. Sau khi được xử lý, thông tin này sẽ tạo ra các đầu ra cụ thể cần thiết để cung cấp cho quy trình tiếp theo, v.v.
Các mục đích hình thành nên các chuỗi được liên kết bởi việc trao đổi thông tin để cho phép thông tin và dữ liệu được chuyển giao.
Việc thiết lập một tập hợp các mục đích hợp lý nên là điểm khởi đầu cho việc xác định EIR.
Bên chỉ định sẽ xác định các mục đích liên quan đến tài sản như một phần của AIR. Bất kỳ mục đích nào liên quan đến dự án nên được lấy từ PIR.
Các bên được chỉ định chính cũng sẽ có mục đích riêng của họ, bao gồm thiết kế và xây dựng. Những mục đích này cần được ghi lại như một phần của EIR của họ.
Danh sách sau đây cung cấp các ví dụ về các mục đích hợp lý hơn, lưu ý rằng những mục đích này không dành riêng cho bên được chỉ định:
Bên chỉ định
• Đăng ký tài sản (từ AIR)
• Bảo trì theo kế hoạch (từ AIR)
• Thay thế (từ AIR)
• Chi phí vận hành, ví dụ như được thông báo từ phân tích năng lượng (từ AIR)
• Dự báo chi phí (từ PIR)
Bên được chỉ định chính
• Phối hợp hình học
• Lập kế hoạch xây dựng
• Tính toán chi phí xây dựng
• Phân tích năng lượng
• Vận hành
Cấu trúc thông tin
Để đạt được thông tin mở có thể chia sẻ cho toàn bộ vòng đời của tài sản, điều quan trọng là thông tin có cấu trúc phải được cung cấp, và cách thức cấu trúc thông tin đó cần được chỉ định trong EIR.
Đối với thông tin có cấu trúc, điều này sẽ bao gồm chỉ định dữ liệu sẽ được xuất từ mục đích chính (biên soạn) để nhập vào các mục đích thứ cấp, như minh họa trong hình 21. Do đó, các mục đích thứ cấp cần được xem xét trước nội dung của thông tin có cấu trúc cho các mục đích chính.
Sau khi mục đích đã hoàn thành, thông tin có thể được xuất ra dưới dạng thông tin có cấu trúc hoặc
phi cấu trúc, tùy thuộc vào mục đích tiếp theo của nó.
Hình 21: Yêu cầu trao đổi thông tin giữa các ứng dụng phần mềm và con người
Thật không may, ngôn ngữ tiếp thị đã khiến mọi người rời xa việc xác định các yêu cầu thông tin thực tế, chuyển sang sử dụng các thuật ngữ 4D, 5D, 6D, v.v. Điều này không giúp xác định các mục đích này là gì. Đây chỉ là những thuật ngữ chung chung, có rất ít ý nghĩa, xét về mặt thông tin. Những yêu cầu xác định này phải luôn chi tiết hóa những gì cần thiết đến mức cho phép cung cấp thông tin hữu ích.
Áp dụng điều này vào chuỗi mục đích, chúng ta có thể bắt đầu thấy cách thức cấu trúc thông tin được áp dụng cho một dự án. Hình 22 nằm trong hoạt động sản xuất thông tin hợp tác (điều khoản 5.6 của ISO 19650-2), dựa trên các quy trình làm việc tuần hoàn lặp đi lặp lại và thường tuân theo một mô hình biên soạn, phân tích và ra quyết định, sau đó phản hồi lại quá trình biên soạn.
Hình 22: Mục đích và EIR áp dụng cho bối cảnh phân phối
Định nghĩa thông tin
Để xác định chính xác thông tin cần thiết , thông tin phải được chia nhỏ thành các thành phần cấu thành. Tùy thuộc vào mục đích, thông tin này có thể là sự kết hợp giữa thông tin có cấu trúc và thông tin phi cấu trúc.
Trong phần 3.2.4.2, khái niệm về các khía cạnh thông tin đã được giới thiệu như một cách mô tả cách thức thông tin có cấu trúc và phi cấu trúc có thể được chia nhỏ theo nội dung, hình thức và định dạng. Các cách kết hợp khác nhau để mô tả các khía cạnh này góp phần vào EIR.
Ví dụ: một nhà thầu chính cần thông tin để thực hiện mục đích hợp lý hóa chi phí. Thông tin họ yêu cầu sẽ được tạo ra bằng cách sử dụng kết hợp các quy trình được hỗ trợ bởi công nghệ. Điều này có thể sẽ yêu cầu các hình thức thông tin bao gồm:
• Mô hình hình học (3D)
• Bản vẽ.
Việc nhập công nghệ báo cáo chi phí yêu cầu thông tin theo một tiêu chuẩn mở, và do đó, thông tin được yêu cầu ở định dạng IFC-SPF và PDF.
Tuy nhiên, đây chỉ là một phần của yêu cầu, vì nội dung cũng cần được chỉ định ở mức tóm tắt và phân tích tổng thể. Ở mức tóm tắt, định nghĩa chế độ xem mô hình được chỉ định, cũng như yêu cầu thông tin sắp xếp
chung. Việc phân tích nội dung là phần phức tạp, nhưng để đơn giản hóa, nội dung này có thể được chia nhỏ thành thông tin hình học và chữ số trên các đối tượng khác nhau.
Để định nghĩa tất cả những điều này một cách chính thức hơn, khung nhu cầu về mức độ thông tin nên được sử dụng như được tham chiếu trong điều khoản 11.2 của ISO 19650-1 và được trình bày chi tiết hơn trong phần 4 của hướng dẫn này. Mức độ nhu cầu về thông tin cũng được đề cập trong điều khoản 5.2.1 b) và 5.4.3 b) của ISO 19650-2.
Mức độ thông tin cần thiết cung cấp một trong những nền tảng của EIR. Do tính phức tạp của việc xác định các yêu cầu thông tin, điều bắt buộc là phải tạo ra một cấu trúc phân tích thống nhất bằng cách lựa chọn một lược đồ và hệ thống phân loại phù hợp cho tất cả các đối tượng khác nhau:
• Đối tượng (loại/yếu tố tài sản) (từ một máy bơm đến toàn bộ cơ sở)
• Thuộc tính và đặc tính
• Bộ chứa thông tin
Bất kể thông tin được cung cấp bằng cách nào phải có sự tham chiếu chính xác và nhất quán trong tất cả các bộ chứa thông tin. Do đó, tiêu chuẩn thông tin của dự án một phần sẽ giúp hình thành thành phần của EIR, và bất kỳ phần nào khác nên được đọc cùng với EIR.
Sẽ có nhiều mục đích trùng lặp về mặt yêu cầu thông tin. Điều quan trọng là phải đảm bảo tính nhất quán và
việc xem xét EIR một cách toàn diện như một nguồn thông tin tổng thể là rất hữu ích. Ví dụ: trong một mục đích, có thể cần phải có chỉ số OccupancyMax của bất động sản. Tuy nhiên, cùng một dữ liệu có thể được yêu cầu cho một mục đích khác như MaxOccupancy. Việc hợp lý hóa điều này sẽ tăng hiệu quả (xem hình 23).
Tuy nhiên, có một khía cạnh quan trọng khác cần xem xét: tất cả các yêu cầu này đều được liên kết với nhau; các thuộc tính nằm trong các đối tượng và các đối tượng nằm trong các vùng chứa thông tin.
Hình 23: Sự hình thành EIR
Do đó, việc sử dụng các phương pháp có cấu trúc hơn để xác định và truyền đạt các yêu cầu này, ví dụ, trong các bảng được liên kết như bảng tính, hoặc thậm chí tốt hơn, một cơ sở dữ liệu, sẽ đảm bảo rằng các mối quan hệ này được duy trì. Điều này làm giảm nguy cơ trùng lặp và mâu thuẫn, đồng thời giúp việc xác định EIR dễ dàng hơn.
Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ngành như ISO 16739-1:20184 (và lược đồ phụ của BS 1192-4:2014 5 ) cho phép các bên chỉ định và các nhóm triển khai thiết lập các phương pháp có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau và nhiều dự án.
Ngược lại, việc không tuân thủ các tiêu chuẩn này có nghĩa là các nhóm cung cấp dịch vụ phải ứng phó với
nhiều phương pháp tiếp cận đa dạng và rộng khắp. Điều này gây ra sự thiếu hiệu quả, tốn nhiều thời gian và
nguồn lực hơn, đồng thời tiềm ẩn rủi ro. Nó cũng ngăn cản việc phát triển thông tin chia sẻ mở trong toàn bộ vòng đời của tài sản.
Tóm lại, và như đã giải thích trong mục 3.2.3.2 của hướng dẫn này, bạn chỉ nên chỉ định thông tin cho các mục đích cần thiết.
Chúng tôi đã nói về việc xây dựng EIR theo mục đích, nhưng kết quả EIR cuối cùng nên được lọc theo các cuộc hẹn (một cuộc hẹn có thể bao gồm nhiều mục đích). Một EIR không cụ thể theo cuộc hẹn sẽ làm suy yếu
cuộc hẹn/hợp đồng. Nó cũng sẽ gây quá tải cho các nhà cung cấp thông tin bằng cách yêu cầu họ tạo và/hoặc cung cấp thông tin không cần thiết, hoặc trùng lặp/mâu thuẫn với thông tin từ các nhà cung cấp thông tin khác.
3.4.4.5 Khi nào thông tin được trao đổi để đáp ứng EIR?
Các ngày trao đổi thông tin được quy định trong điều khoản 5.2.1 e) và 5.4.3 d) của ISO 19650-2.
Việc trao đổi thông tin được hoàn tất khi bên nhận thông tin chấp nhận thông tin.
Đối với bên chỉ định, các mốc thời gian giao hàng thông tin được xác định liên quan đến các điểm quyết định chính (xem mục 3.4.2.5). Trong mục này, giả định ngày trao đổi thông tin trùng với các mốc thời gian giao hàng thông tin. Trên thực tế, ngày trao đổi thực tế cần được xác định khi xác định EIR, và có thể có nhiều ngày cho mỗi mốc thời gian giao hàng thông tin.
Những ngày này biểu thị thời điểm thông tin được nhà cung cấp thông tin nộp vào quy trình làm việc của CDE. Sẽ có một khoảng thời gian từ khi thông tin được gửi đến khi thông tin được chấp nhận để cho phép quy trình quản trị được định nghĩa trong ISO 19650-2 điều khoản 5.7.4, và điều này cần được tính đến trong - xem hình 24.
Đối với các bên được chỉ định chủ trì, quy trình quản trị riêng của họ cũng phải được xem xét khi thiết lập ngày (xem ISO 19650-2 điều khoản 5.7.2). Việc trao đổi thông tin cho bên được chỉ định chủ trì cần được xác định xung quanh:
• Thông tin cần thiết cho các mục đích thông tin có cấu trúc thứ cấp, ví dụ: phân tích phối hợp
• Thông tin cần thiết cho một số mục đích khác, ví dụ: lập kế hoạch hoặc các gói công việc.
Lý tưởng nhất là nên xác định ngày cụ thể, nhưng nếu điều này không thực tế, một khoảng thời gian liên quan đến các mốc cung cấp thông tin có thể là đủ.
3.4.4.6 Thông tin bổ sung cho các điều khoản 19650-2 5.2.1 và 5.4.3
Tiêu chí chấp nhận
Tiêu chí chấp nhận được đề cập trong ISO 19650-2 điều khoản 5.2.1 c) và 5.4.3 c). Khi thông tin có cấu trúc đã được chỉ định, các tiêu chí chấp nhận này có thể được chuyển thành các quy tắc tự động, có thể kiểm tra
thông tin.
Có bốn nguồn cung cấp các quy tắc toàn dự án để quản lý cách thức các yêu cầu thông tin được xác định, cung cấp và kiểm tra:
1. Tiêu chuẩn thông tin của dự án
2. Phương pháp và quy trình sản xuất thông tin của dự án
3. Thông tin tham khảo
4. Tài nguyên dùng chung.
Các tài nguyên này được đề cập trong ISO 19650-2 điều khoản 5.1.4, 5.1.5, 5.1.6. Các quy tắc này tạo ra một đường cơ sở cho tiêu chí chấp nhận và đảm bảo rằng thông tin được cung cấp khớp với các yêu cầu ban đầu
trước khi thông tin được bên chỉ định hoặc bên được chỉ định chính sử dụng. Ngoài quy tắc rõ ràng là thông tin cần thiết đã được cung cấp, các quy tắc khác bao gồm:
• Thông tin được xây dựng chính xác (ví dụ: tuân theo đúng quy ước/cú pháp, sử dụng đúng trường hợp, đúng chính tả và các dấu phân cách chính xác)
• Siêu dữ liệu chính xác (ví dụ: giá trị kiểu và đơn vị)
• Bất kỳ định nghĩa nào cho một giá trị, dù chính xác hoặc theo phạm vi, đều được đáp ứng.
Tính vững chắc của các quy tắc này phụ thuộc vào:
• Danh pháp (cách đặt tên cho mọi thứ)
• Tiêu chuẩn/quy ước ngành
• Sơ đồ
• Phân loại
• Từ điển
• Siêu dữ liệu.
Mẹo: Để hỗ trợ các nhóm triển khai tạo ra thông tin chấp nhận được, việc cung cấp các ví dụ về những gì được mong đợi có thể hữu ích.
Thông tin hỗ trợ
Thông tin hỗ trợ được đề cập trong ISO 19650-2 điều khoản 5.2.1 d) và 5.4.3 e).
Cần cung cấp thông tin hỗ trợ để giúp hiểu rõ nội dung EIR và các tiêu chí chấp nhận. Chi tiết được cung cấp cho bên đấu thầu càng cụ thể, họ càng có nhiều cơ hội hiểu chính xác những gì cần được chuyển giao và sẽ được chấp nhận. Ví dụ: việc sao chép và dán các khối văn bản từ các tiêu chuẩn hoặc các tài liệu tham khảo bên ngoài khác sẽ không hữu ích, trong khi hiểu biết cụ thể sẽ tốt hơn.
3.4.5 Các bước tiếp theo
Sau khi được xác định, PIR trở thành các mục đích cấp cao, tạo cơ sở cho EIR chi tiết hơn. Đây là nơi nhu cầu thông tin dự án được chia nhỏ đến cấp độ bổ nhiệm và kết hợp với bất kỳ AIR nào liên quan đến dự án.
Hình 25 cho thấy mối quan hệ giữa bốn loại yêu cầu thông tin trong phạm vi phân tích tổng thể.
3.5 Kết luận
Yêu cầu thông tin phải luôn được dựa trên mục đích và được xác định đủ chi tiết để cho phép mỗi mục đích được thực hiện hiệu quả. Các yêu cầu thông tin nói chung là một câu chuyện bao gồm chính xác tất cả thông tin được yêu cầu. Khi xác định yêu cầu thông tin, hãy tự hỏi bản thân "Nếu tôi phải cung cấp thông tin này liệu tôi có biết mình phải cung cấp những gì không?"
Hình 26 mở rộng một phần của hình 2 từ điều khoản 5.1 của ISO 19650-1. Nó cho thấy chi tiết hơn cách bốn yêu cầu thông tin khác nhau liên quan đến nhau
Hình 26: Hệ thống phân cấp yêu cầu thông tin được mở rộng
Thông tin là cần thiết trong suốt vòng đời của tài sản. Mặc dù trước đây, lĩnh vực môi trường xây dựng có xu hướng tập trung vào các dự án thiết kế và xây dựng, nhưng chính trong giai đoạn vận hành, các yêu cầu về thông tin mới được sử dụng lâu dài và AIM (Mục tiêu và Định hướng Ứng dụng) được cập nhật (xem hình 27). Điều này cần được điều chỉnh và được đề cập nhiều lần trong loạt tiêu chuẩn ISO 19650.
Hình 27: Sự thống trị của OIR và AIR trong suốt vòng đời của một tài sản
3.6 Danh sách kiểm tra các hành động/điểm chính cần xem xét
Yêu cầu thông tin bao gồm hai phần:
1. Tại sao cần thông tin (mục đích)
2. Thông tin nào cần thiết.
✔. Mục đích không nhất thiết phải được chia sẻ với bất kỳ ai bên ngoài tổ chức, chúng chỉ đơn giản là một cơ chế cho phép xác định các yêu cầu thông tin chính xác.
✔ Sẽ có những lúc mục đích không được biết đến. Trong trường hợp này, hãy xử lý những mục đích đã biết và làm rõ trong các yêu cầu thông tin rằng có thể có những mục đích khác.
✔ Bên chỉ định chỉ nên xác định các yêu cầu thông tin cho mục đích riêng của họ và ở mức độ cần thông tin cần thiết, không xâm phạm vào nhiệm vụ của nhóm cung cấp. Ví dụ: chỉ định phần mềm cung cấp khi không có mục đích nào khi làm như vậy.
✔ Mục đích cũng có thể ở dạng câu hỏi hỗ trợ việc xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) mà bản thân chúng cũng là các yêu cầu thông tin.
✔ Không bao gồm chi tiết trong các yêu cầu thông tin mà lẽ ra phải có trong các nguồn thông tin khác, chẳng hạn như tiêu chuẩn thông tin.
✔ Thông tin là một thuật ngữ rộng và có thể mang ý nghĩa khác nhau đối với mỗi người. Trong hướng dẫn này, thông tin bao gồm bốn khía cạnh chính, nhưng không phải tất cả đều cần được xác định để định nghĩa thông tin một cách hiệu quả.
✔ Các yêu cầu về thông tin rất quan trọng trong quy trình đấu thầu của tất cả các bên được chỉ định (ví dụ: tư vấn và nhà thầu), để tìm kiếm các đội ngũ cung cấp phù hợp.
✔ Các yêu cầu về thông tin chi tiết nên được xây dựng cùng với các thông tin đấu thầu khác trước khi bất kỳ cuộc hẹn nào được đưa ra.
✔ Bộ tiêu chuẩn ISO 19650 chủ yếu đề cập đến các yêu cầu về thông tin từ bên chỉ định trở xuống. Tuy nhiên, các yêu cầu về thông tin có thể tồn tại theo hướng ngược lại và giữa các nhóm nhiệm vụ/giao hàng, trên thực tế, mọi bên trong một dự án đều có thể có chúng.
✔ Các yêu cầu về thông tin đặc biệt hữu ích để xác định các yêu cầu cần được nhấn mạnh. Mặc dù chúng nên bao gồm tất cả thông tin mà bên nhận mong đợi, nhưng sẽ không hữu ích nếu danh sách dài các yêu cầu hiển nhiên lại che khuất những yêu cầu đặc biệt cần thiết. Khi có thể tham chiếu đến một nhóm thông tin chung – được thiết lập theo thông lệ/tiêu chuẩn của ngành hoặc quy trình tổ chức, thì nên thực hiện việc này để đáp ứng một yêu cầu về thông tin. Cần có một số hiểu biết thông thường.
✔ Những người đảm nhận chức năng quản lý thông tin cần có kỹ năng phù hợp để hiểu các khía cạnh khác nhau của thông tin và có thể phân tích các yêu cầu thông tin một cách chính xác bằng cách sử dụng các lược đồ tiêu chuẩn và hệ thống phân loại.
✔ Các yêu cầu thông tin phải được định nghĩa chính xác; các tuyên bố như "Yêu cầu thông tin phải phản ánh "Khung BIM của Vương quốc Anh" (hoặc thậm chí thuật ngữ lỗi thời "BIM Cấp độ 2"), không phải là phương tiện để chỉ định các yêu cầu thông tin.