Chắc hẳn bạn đang muốn nói đến các mã chứng từ được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ thu tiền và chi tiền (liên quan đến tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng) trong kế toán Việt Nam, và cách chúng được hạch toán (định khoản).

Trong hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, các nghiệp vụ thu chi sẽ được ghi nhận chủ yếu thông qua các tài khoản sau:

• Tài khoản 111 - Tiền mặt: Dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp.

• Tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng: Dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng.

Và các mã chứng từ chính để hạch toán vào hai tài khoản này là:

1. Phiếu thu (PT)

2. Phiếu chi (PC)

3. Giấy báo Có (GBC)

4. Giấy báo Nợ (GBN)

5. Ủy nhiệm chi (UNC) / Lệnh chi (LC)

Dưới đây là cách các chứng từ này được sử dụng để hạch toán (định khoản kế toán):

I. Phiếu thu (PT)

• Mục đích: Ghi nhận các khoản tiền mặt nhập quỹ (tiền mặt tăng).

• Định khoản tổng quát:

  • Nợ TK 111 (Tiền mặt)

  • Có TK liên quan (Tài khoản đối ứng thể hiện lý do thu tiền)

• Các trường hợp hạch toán cụ thể:

  • Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 131 (Phải thu của khách hàng - nếu thu tiền nợ)

    • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - nếu thu tiền ngay)

  • Thu tiền khách hàng ứng trước:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 131 (chi tiết khoản khách hàng trả trước)

  • Thu tiền hoàn ứng từ nhân viên:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 141 (Tạm ứng)

  • Thu tiền vay ngắn hạn:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính)

  • Thu tiền góp vốn của chủ sở hữu:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 411 (Vốn góp của chủ sở hữu)

  • Thu hồi các khoản phải thu khác:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 138 (Phải thu khác)

  • Thu nhập khác (ví dụ: thu tiền thanh lý, nhượng bán TSCĐ còn lại sau thuế):

    • Nợ TK 111

    • Có TK 711 (Thu nhập khác)

II. Phiếu chi (PC)

• Mục đích: Ghi nhận các khoản tiền mặt xuất quỹ (tiền mặt giảm).

• Định khoản tổng quát:

  • Nợ TK liên quan (Tài khoản đối ứng thể hiện lý do chi tiền)

  • Có TK 111 (Tiền mặt)

• Các trường hợp hạch toán cụ thể:

  • Chi tiền mua hàng hóa, nguyên vật liệu (thanh toán ngay):

    • Nợ TK 152, 153, 156 (Tùy loại hàng)

    • Nợ TK 133 (Thuế GTGT được khấu trừ - nếu có)

    • Có TK 111

  • Chi trả tiền cho người bán (trả nợ):

    • Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán)

    • Có TK 111

  • Chi tiền lương và các khoản phải trả người lao động:

    • Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)

    • Có TK 111

  • Chi tạm ứng cho nhân viên:

    • Nợ TK 141 (Tạm ứng)

    • Có TK 111

  • Chi các khoản chi phí hành chính, bán hàng (tiền mặt):

    • Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)

    • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)

    • Có TK 111

  • Chi nộp thuế, phí, lệ phí bằng tiền mặt:

    • Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước)

    • Có TK 111

  • Chi khác:

    • Nợ TK 811 (Chi phí khác)

    • Có TK 111

III. Giấy báo Có (GBC)

• Mục đích: Ghi nhận các khoản tiền tăng lên trong tài khoản tiền gửi ngân hàng (tiền gửi ngân hàng tăng).

• Định khoản tổng quát:

  • Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

  • Có TK liên quan (Tài khoản đối ứng thể hiện lý do tiền vào ngân hàng)

• Các trường hợp hạch toán cụ thể:

  • Thu tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ qua ngân hàng:

    • Nợ TK 112

    • Có TK 131 (Phải thu của khách hàng - nếu thu tiền nợ)

    • Có TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - nếu thu tiền ngay)

  • Thu tiền khách hàng ứng trước qua ngân hàng:

    • Nợ TK 112

    • Có TK 131 (chi tiết khoản khách hàng trả trước)

  • Nhận tiền vay ngân hàng:

    • Nợ TK 112

    • Có TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính)

  • Nhận tiền góp vốn qua ngân hàng:

    • Nợ TK 112

    • Có TK 411 (Vốn góp của chủ sở hữu)

  • Thu lãi tiền gửi ngân hàng:

    • Nợ TK 112

    • Có TK 515 (Doanh thu hoạt động tài chính)

  • Rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ tiền mặt:

    • Nợ TK 111

    • Có TK 112 (trường hợp này Giấy báo Có đi kèm với Phiếu thu tiền mặt)

IV. Giấy báo Nợ (GBN) & Ủy nhiệm chi (UNC) / Lệnh chi (LC)

• Mục đích: Ghi nhận các khoản tiền giảm trong tài khoản tiền gửi ngân hàng (tiền gửi ngân hàng giảm). Thường GBN là chứng từ xác nhận từ ngân hàng, còn UNC/LC là lệnh của doanh nghiệp.

• Định khoản tổng quát:

  • Nợ TK liên quan (Tài khoản đối ứng thể hiện lý do tiền ra khỏi ngân hàng)

  • Có TK 112 (Tiền gửi ngân hàng)

• Các trường hợp hạch toán cụ thể:

  • Chi trả tiền cho người bán qua ngân hàng:

    • Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán)

    • Có TK 112

  • Chi nộp thuế, phí, lệ phí qua ngân hàng:

    • Nợ TK 333 (Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước)

    • Có TK 112

  • Trả tiền vay ngân hàng:

    • Nợ TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính)

    • Có TK 112

  • Chi trả tiền lương qua ngân hàng:

    • Nợ TK 334 (Phải trả người lao động)

    • Có TK 112

  • Chi phí dịch vụ ngân hàng (phí chuyển tiền, phí duy trì tài khoản):

    • Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc TK 635 (Chi phí tài chính - nếu là phí liên quan đến hoạt động tài chính)

    • Có TK 112

  • Nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng:

    • Nợ TK 112

    • Có TK 111 (trường hợp này Giấy báo Nợ đi kèm với Phiếu chi tiền mặt)

Lưu ý quan trọng:

• Chứng từ gốc: Các chứng từ như Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi... là chứng từ gốc dùng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

• Quy định và Mẫu biểu: Các mẫu biểu chứng từ này được quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC (đối với doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa) của Bộ Tài chính Việt Nam. Doanh nghiệp có thể tự in hoặc mua các mẫu có sẵn.

• Liên kết với sổ sách: Từ các chứng từ gốc này, kế toán viên sẽ tiến hành ghi sổ vào Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ chi tiết liên quan để tổng hợp và lên báo cáo tài chính.

Hy vọng những thông tin này giúp bạn hiểu rõ hơn về các mã chứng từ thu chi và cách hạch toán chúng trong kế toán Việt Nam!