1.2.2- WIP
2. WIP
(Work In Progress – Khu vực đang làm việc)
2.1. Mục đích
2.2. Cấu trúc vùng dữ liệu CDE
- WIP
- Shared
- Published
- Archived
2.3. Cây thư mục Project
2.4. Danh sách Document
2.5. Upload Document
(Tải tài liệu lên)
2.6. Document Metadata
(Siêu dữ liệu tài liệu)
2.7. Naming Convention
(Quy tắc đặt tên)
2.8. Document Version
(Phiên bản tài liệu)
2.9. Download / Open / Preview
2.10. Create / Rename / Delete Folder
2.11. Review / Approval Status
2.12. Search / Filter / Sort
2.13. Permission trên Folder và Document
2.14. Liên kết Document với BIM Object
2.15. Quan hệ Document – DocumentVersion
2.16. Lưu ý khi quản lý tài liệu
2.17. Nguyên tắc cốt lõi
2. WIP
(Vùng làm việc nội bộ)
2.1. Mục đích
CDE Documents là khu vực trung tâm dùng để lưu trữ, quản lý và kiểm soát tài liệu của Project trong CDE NPD.
Tại đây, người dùng có thể thực hiện các công việc chính như:
- tổ chức tài liệu theo cây thư mục;
- tải tài liệu lên CDE;
- tải tài liệu về máy;
- quản lý Version;
- kiểm soát Current Version;
- đổi tên tài liệu;
- xóa tài liệu;
- đưa tài liệu từ WIP sang Shared;
- xem PDF;
- xem IFC;
- upload IFC;
- quản lý Revit Version Recycle Bin;
- chuyển tài liệu qua các trạng thái của CDE.
CDE Documents không chỉ là nơi lưu file.
Mỗi Document được CDE quản lý cùng với:
- vị trí trong cây thư mục;
- Version;
- người tạo;
- ngày tạo;
- Current Version;
- trạng thái CDE;
- quyền truy cập;
- và các metadata liên quan.
--------------------------------------------------
2.2. Project Browser
(Cây chức năng của Project)
Project Browser nằm ở bên trái màn hình và là khu vực điều hướng chính của Project.
Trong Project Browser, nhóm Project Task hiện có các vùng:
- WIP
- Shared
- Published
- Archive
- Recycle Bin
Đây là các khu vực chính để quản lý vòng đời của tài liệu trong CDE.
Ngoài Project Task, Project Browser còn chứa các nhóm nghiệp vụ khác như:
- Project Review.
- Information Coordination.
- General Information.
- BIM Resources.
- BIM Objects.
- Cost Management.
- Design Planning.
- Construction Planning.
Các nhóm này sử dụng dữ liệu của Project nhưng phục vụ những nghiệp vụ khác nhau.
Trong mục CDE Documents, trọng tâm là nhóm:
Project Task
→ WIP
→ Shared
→ Published
→ Archive
→ Recycle Bin.
--------------------------------------------------
2.3. Các vùng dữ liệu chính của CDE
CDE NPD tổ chức tài liệu theo các vùng dữ liệu tương ứng với trạng thái sử dụng của thông tin.
Các vùng chính gồm:
WIP
(Work In Progress – Đang làm việc)
Shared
(Chia sẻ / Phối hợp)
Published
(Phát hành)
Archive
(Lưu trữ)
Recycle Bin
(Thùng rác)
Việc chuyển tài liệu giữa các vùng không chỉ là di chuyển file giữa các thư mục.
Mỗi vùng phản ánh một trạng thái nghiệp vụ khác nhau của Information Container trong quá trình tạo lập, phối hợp, kiểm tra và phát hành thông tin.
--------------------------------------------------
2.4. WIP
(Work In Progress – Khu vực đang làm việc)
WIP là khu vực chứa các tài liệu đang được nhóm tác giả tạo lập và chỉnh sửa.
Đây là nơi người dùng làm việc với các file trước khi chúng đủ điều kiện để đưa sang Shared phục vụ phối hợp với các bên khác.
Có thể hiểu:
WIP
→ Tạo
→ Chỉnh sửa
→ Kiểm tra nội bộ
→ Tạo Version mới
→ Khi đủ điều kiện thì Send to SHARED.
Tài liệu trong WIP chưa được xem là tài liệu đã phát hành chính thức.
--------------------------------------------------
2.5. Cây thư mục WIP
Khi chọn WIP, CDE hiển thị cây thư mục của khu vực WIP.
Ví dụ trong Project hiện tại:
PRJ-001_WIP
└─ 0_Revit_Project
├─ 0_General
├─ 1_Components
├─ 1_Data_Ref
├─ 2_Parts
├─ 3_Links
├─ 4_Data
└─ 5_office
Cấu trúc thư mục giúp người dùng tổ chức tài liệu theo mục đích sử dụng của Project.
Mỗi Project có thể có cấu trúc thư mục phù hợp với quy trình làm việc đã được thống nhất.
Khi chọn một Folder, danh sách bên phải sẽ hiển thị các Document thuộc Folder đó.
--------------------------------------------------
2.6. Danh sách Document trong WIP
Danh sách Document hiện gồm các cột chính:
- Ver
- File Name
- Size (KB)
- CreatedBy
- CreatedDate
- Current
Mỗi dòng trong danh sách đại diện cho một Document hoặc Version đang được hiển thị trong Folder hiện tại.
--------------------------------------------------
2.7. Ver
(Phiên bản)
Cột Ver hiển thị Version của tài liệu.
Ví dụ:
004
003
006
029
Version được CDE quản lý tự động.
Người dùng không cần tự tạo Version bằng cách đổi tên file thủ công.
Khi một Document có Version mới, CDE tiếp tục quản lý lịch sử các Version của Document đó.
--------------------------------------------------
2.8. File Name
(Tên file)
File Name là tên của Information Container được lưu trong CDE.
Ví dụ:
PRJ_001-NPD-ZZ-ZZ-CM-A-01-004.rvt
Tên file được quản lý theo Naming Convention của Project.
Các trường mã trong tên file phải tuân theo quy tắc đã thiết lập tại Project Settings và NameCode.
Version trong CDE được hệ thống quản lý và không nên do người dùng tự thay đổi thủ công.
--------------------------------------------------
2.9. Size (KB)
(Dung lượng)
Size hiển thị dung lượng của file theo KB.
Thông tin này giúp người dùng:
- kiểm tra kích thước tài liệu;
- nhận biết các file Revit có dung lượng lớn;
- theo dõi dung lượng các Version.
Đối với các Project Revit lớn, quản lý Version kết hợp với WIP Version Retention giúp hạn chế việc lưu quá nhiều Version cũ không cần thiết.
--------------------------------------------------
2.10. CreatedBy
(Người tạo)
CreatedBy cho biết người dùng đã tạo hoặc upload Version tương ứng.
Thông tin này giúp truy vết:
- ai đã đưa dữ liệu lên;
- ai tạo Version;
- nguồn phát sinh của tài liệu.
--------------------------------------------------
2.11. CreatedDate
(Ngày tạo)
CreatedDate hiển thị thời điểm Version được tạo trên CDE.
Thông tin này giúp theo dõi lịch sử phát triển của Document theo thời gian.
--------------------------------------------------
2.12. Current
(Phiên bản hiện hành)
Cột Current xác định Version nào đang là Current Version của Document.
Current = Yes
có nghĩa đây là Version hiện hành của Document.
Một Document có thể có nhiều Version nhưng tại một thời điểm chỉ có một Current Version được sử dụng làm phiên bản hiện tại.
Khái niệm này rất quan trọng vì các nghiệp vụ khác của CDE thường phải tham chiếu đúng Current Version thay vì một Version cũ.
--------------------------------------------------
2.13. Thanh công cụ WIP
Khi chọn Folder trong WIP, thanh công cụ hiện có các chức năng:
- Send to SHARED
- Download
- Upload
- Rename
- Delete
- Upload IFC
- Versions
- View PDF
- View IFC
- Recycle Bin (RVT)
Mỗi chức năng phục vụ một bước khác nhau trong quá trình quản lý tài liệu.
--------------------------------------------------
2.14. Send to SHARED
(Gửi sang Shared)
Send to SHARED dùng để chuyển tài liệu từ vùng WIP sang vùng Shared.
Đây là bước đưa Information Container từ trạng thái đang làm việc nội bộ sang trạng thái sẵn sàng chia sẻ hoặc phối hợp với các bên liên quan.
Có thể hiểu:
WIP
→ kiểm tra nội bộ
→ Send to SHARED
→ Shared.
Việc đưa tài liệu sang Shared nên được thực hiện khi tài liệu đã đạt yêu cầu cần thiết theo Workflow của Project.
--------------------------------------------------
2.15. Download
(Tải file về máy)
Download dùng để tải file được chọn từ CDE về máy tính.
Quyền Download phụ thuộc vào Permission của người dùng.
Trong quy trình tích hợp Revit – CDE – Navisworks của CDE NPD, nhiều nghiệp vụ được thiết kế để giảm việc Download/Upload thủ công.
Tuy nhiên Download vẫn được duy trì cho các trường hợp người dùng cần bản sao cục bộ.
--------------------------------------------------
2.16. Upload
(Tải tài liệu lên)
Upload dùng để đưa một file mới hoặc Version mới của Document vào CDE.
Khi Upload, CDE cần quản lý:
- Document;
- Version;
- Folder;
- Current Version;
- người tạo;
- thời điểm tạo;
- tên file;
- và các metadata liên quan.
Nếu file thuộc một Document đã tồn tại, CDE quản lý file mới theo chuỗi Version của Document thay vì tạo lịch sử rời rạc.
--------------------------------------------------
2.17. Rename
(Đổi tên)
Rename dùng để đổi tên Document theo quyền và quy tắc của Project.
Khi đổi tên cần tuân theo Naming Convention của CDE NPD.
Không nên tùy tiện sửa các trường mã đã được Project kiểm soát.
Đặc biệt cần phân biệt:
Rename Document
không phải
tạo Version mới.
--------------------------------------------------
2.18. Delete
(Xóa)
Delete dùng để xóa Document theo quyền của người dùng và quy tắc quản lý dữ liệu của CDE.
Việc Delete không nên được hiểu mặc định là xóa vật lý file ngay lập tức.
Các dữ liệu đã phát sinh Version hoặc lịch sử nghiệp vụ cần được CDE xử lý theo chính sách Recycle Bin và lưu trữ tương ứng.
Chi tiết cơ chế Recycle Bin được trình bày tại mục Versioning & Recycle Bin.
--------------------------------------------------
2.19. Upload IFC
Upload IFC dùng để đưa dữ liệu IFC liên quan vào CDE.
IFC có thể được sử dụng để:
- trao đổi mô hình;
- xem mô hình;
- phối hợp BIM;
- phục vụ các nghiệp vụ cần định dạng mở.
Việc Upload IFC cần tuân theo quy tắc Document và Version của Project.
--------------------------------------------------
2.20. Versions
(Quản lý các Phiên bản)
Versions dùng để mở danh sách các Version của Document được chọn.
Từ đây người dùng có thể kiểm tra:
- Version hiện tại;
- Version cũ;
- thời điểm tạo;
- người tạo;
- và các thao tác quản lý Version phù hợp.
CDE quản lý Version theo Document.
Người dùng không cần tạo nhiều Document khác nhau chỉ để biểu diễn các lần cập nhật của cùng một tài liệu.
--------------------------------------------------
2.21. View PDF
(Xem PDF)
View PDF dùng để mở và xem tài liệu PDF trực tiếp trên CDE.
Việc xem trực tiếp giúp giảm nhu cầu Download file ra ngoài hệ thống.
Tùy nghiệp vụ, PDF còn có thể được sử dụng trong Technical Review để thực hiện kiểm tra và markup kỹ thuật.
--------------------------------------------------
2.22. View IFC
(Xem IFC)
View IFC dùng để xem mô hình IFC trực tiếp từ CDE.
Chức năng này hỗ trợ người dùng kiểm tra mô hình mà không nhất thiết phải tải file IFC về máy và mở bằng một phần mềm khác.
--------------------------------------------------
2.23. Recycle Bin (RVT)
(Thùng rác Version Revit)
Recycle Bin (RVT) dùng để truy cập cơ chế quản lý các Version Revit đã được đưa vào Recycle Bin.
Cơ chế này liên quan trực tiếp đến thiết lập:
Keep WIP Revit Versions
trong Project Settings.
Ví dụ:
Keep WIP Revit Versions = 5
CDE giữ lại 5 Version Revit WIP gần nhất.
Khi xuất hiện Version mới vượt quá giới hạn, Version Revit cũ nhất sẽ được chuyển vào Version Recycle Bin.
Lưu ý:
Cơ chế WIP Revit Version Retention chỉ áp dụng cho file RVT.
PDF không tự động bị đưa vào Recycle Bin bởi cơ chế retention này.
--------------------------------------------------
2.24. Nguyên tắc quản lý Document trong WIP
WIP là vùng làm việc, không phải vùng phát hành.
Người dùng nên:
- tạo và cập nhật tài liệu trong WIP;
- giữ đúng Naming Convention;
- sử dụng Version thay vì tạo nhiều file rời rạc;
- kiểm tra Current Version;
- chỉ Send to SHARED khi tài liệu đã sẵn sàng cho phối hợp.
Có thể hình dung:
Document
→ Version 001
→ Version 002
→ Version 003
→ Current Version
→ Send to SHARED.
CDE chịu trách nhiệm lưu lịch sử và trạng thái của Document trong suốt quá trình này.