1.2.10- Review & Approval
## 2.10. Review & Approval
(Kiểm tra & Phê duyệt)
2.10.1. Mục đích
2.10.2. Review Shared Files
(Kiểm tra tài liệu Shared)
2.10.3. Danh sách tài liệu Review
2.10.4. Add Review
(Thêm kết quả Review)
2.10.5. Trạng thái duyệt
2.10.6. APPROVED
(Chấp thuận)
2.10.7. REJECTED
(Từ chối)
2.10.8. NEEDS_CHANGES
(Cần chỉnh sửa)
2.10.9. Nhận xét
(Review Comment)
2.10.10. Publish
(Phát hành)
2.10.11. Add
(Ghi nhận Review)
2.10.12. Cancel
(Hủy)
2.10.13. History
(Lịch sử Review)
2.10.14. Versions
(Xem Phiên bản)
2.10.15. Download
2.10.16. View PDF
2.10.17. Quan hệ giữa Review và DocumentVersion
2.10.18. Quan hệ giữa Review và Published
2.10.19. Lưu ý khi Review
## 2.10. Review & Approval
(Kiểm tra & Phê duyệt)
### 2.10.1. Mục đích
Review & Approval dùng để kiểm tra, đánh giá và quyết định trạng thái của một DocumentVersion trước khi tài liệu được tiếp tục sử dụng hoặc phát hành.
Nghiệp vụ Review được thực hiện trên từng Version cụ thể của Document.
Có thể hiểu:
Shared
→ Review
→ Approved / Rejected / Needs Changes
→ bước nghiệp vụ tiếp theo.
Review không nên gắn chung chung với Document vì cùng một Document có thể có nhiều Version khác nhau và mỗi Version có kết quả Review riêng.
--------------------------------------------------
### 2.10.2. Review Shared Files
(Kiểm tra tài liệu Shared)
Tại Project Browser, người dùng mở:
Project Review
→ Review Shared Files
Màn hình hiển thị các tài liệu đang ở vùng Shared và phục vụ cho công tác Review.
Các chức năng hiện có gồm:
- Reload
- Download
- View PDF
- Add Review
- History
- Versions
--------------------------------------------------
### 2.10.3. Danh sách tài liệu Review
Danh sách tài liệu Review hiện hiển thị các thông tin như:
- Ver
- File Name
- Size (KB)
- Review By
Mỗi dòng đại diện cho một Version của Document có thể được kiểm tra.
Review By cho biết người đã hoặc đang thực hiện Review tương ứng.
--------------------------------------------------
### 2.10.4. Add Review
(Thêm kết quả Review)
Chọn một tài liệu và nhấn Add Review để mở cửa sổ Review tài liệu.
Cửa sổ hiển thị các thông tin nhận diện gồm:
- Document
- Title
- Version
- File
Ví dụ:
Document:
PRJ_001-NPD-ZZ-ZZ-CM-A-07
Version:
001
File:
PRJ_001-NPD-ZZ-ZZ-CM-A-06.pdf
Người Reviewer cần kiểm tra đúng Document và Version trước khi ghi nhận kết quả Review.
--------------------------------------------------
### 2.10.5. Trạng thái duyệt
Trường Trạng thái duyệt cho phép chọn một trong các kết quả Review hiện có:
APPROVED
→ Chấp thuận.
REJECTED
→ Từ chối.
NEEDS_CHANGES
→ Cần chỉnh sửa.
Mỗi trạng thái thể hiện một quyết định nghiệp vụ khác nhau.
--------------------------------------------------
### 2.10.6. APPROVED
(Chấp thuận)
APPROVED được sử dụng khi Version đã đạt yêu cầu Review.
Kết quả này có nghĩa:
- nội dung đã được kiểm tra;
- không còn yêu cầu chỉnh sửa bắt buộc;
- Version có thể tiếp tục theo Workflow của Project.
Nếu Project cho phép phát hành ngay sau Review, Reviewer có thể sử dụng thêm tùy chọn Publish.
--------------------------------------------------
### 2.10.7. REJECTED
(Từ chối)
REJECTED được sử dụng khi Version không được chấp nhận.
Trạng thái này phù hợp khi tài liệu:
- không đáp ứng yêu cầu;
- có lỗi nghiêm trọng;
- không phù hợp với phạm vi cần Review;
- hoặc không đủ điều kiện để tiếp tục Workflow.
Reviewer nên ghi rõ lý do trong phần Nhận xét.
--------------------------------------------------
### 2.10.8. NEEDS_CHANGES
(Cần chỉnh sửa)
NEEDS_CHANGES được sử dụng khi tài liệu chưa đạt yêu cầu nhưng có thể sửa và gửi lại.
Đây là trạng thái phù hợp cho chu trình:
Shared
→ Review
→ Needs Changes
→ quay lại chỉnh sửa
→ tạo Version mới
→ Shared lại
→ Review lại.
Trạng thái này giúp phân biệt với REJECTED, là trường hợp bị từ chối.
--------------------------------------------------
### 2.10.9. Nhận xét
(Review Comment)
Phần Nhận xét dùng để ghi lý do hoặc nội dung kết quả Review.
Đây là thông tin quan trọng, đặc biệt khi chọn:
- REJECTED;
- NEEDS_CHANGES.
Reviewer nên ghi rõ:
- vấn đề cần sửa;
- vị trí hoặc nội dung liên quan;
- yêu cầu bổ sung;
- hoặc lý do từ chối.
Nhận xét giúp người tạo tài liệu biết chính xác cần xử lý gì ở Version tiếp theo.
--------------------------------------------------
### 2.10.10. Publish
(Phát hành)
Trong cửa sổ Review có tùy chọn Publish.
Nếu được chọn cùng với kết quả phù hợp, CDE có thể đưa tài liệu sang bước phát hành theo Workflow hiện tại.
Nguyên tắc:
Review
không đồng nghĩa
Publish.
Review là hành động kiểm tra và đưa ra quyết định.
Publish là hành động đưa Information Container sang trạng thái phát hành chính thức.
Việc Publish chỉ nên thực hiện khi tài liệu đã đáp ứng điều kiện của Project.
--------------------------------------------------
### 2.10.11. Add
(Ghi nhận Review)
Sau khi chọn trạng thái và nhập nhận xét, chọn Add để ghi nhận kết quả Review.
CDE lưu kết quả Review gắn với DocumentVersion đang được kiểm tra.
Kết quả Review cần có khả năng truy vết:
- Version nào;
- ai Review;
- thời điểm nào;
- kết quả gì;
- nhận xét gì.
--------------------------------------------------
### 2.10.12. Cancel
(Hủy)
Cancel dùng để đóng cửa sổ Review mà không ghi nhận kết quả mới.
--------------------------------------------------
### 2.10.13. History
(Lịch sử Review)
History dùng để xem lịch sử Review của Document hoặc Version.
Lịch sử Review giúp truy vết:
- những lần Review trước;
- Reviewer;
- kết quả;
- nhận xét;
- thời điểm Review.
Đây là dữ liệu quan trọng để kiểm soát quá trình phát triển và phê duyệt Information Container.
--------------------------------------------------
### 2.10.14. Versions
(Xem Phiên bản)
Versions dùng để mở danh sách Version của Document đang Review.
Chức năng này giúp Reviewer kiểm tra lịch sử thay đổi và xác định đúng Version hiện tại.
Cần nhớ:
Review gắn với DocumentVersion.
Không nên dùng kết quả Review của Version cũ để kết luận cho Version mới.
--------------------------------------------------
### 2.10.15. Download
Download cho phép tải Version đang Review về máy khi cần.
Tuy nhiên khi hệ thống hỗ trợ xem trực tiếp, nên ưu tiên:
View PDF
hoặc
các công cụ Review trên CDE
để hạn chế đưa file ra ngoài quy trình quản lý.
--------------------------------------------------
### 2.10.16. View PDF
View PDF cho phép Reviewer mở trực tiếp tài liệu PDF trên CDE để kiểm tra.
Đây là cách phù hợp để giữ quy trình Review trong môi trường CDE.
--------------------------------------------------
### 2.10.17. Quan hệ giữa Review và DocumentVersion
Review phải được gắn với Version cụ thể.
Ví dụ:
Document:
PRJ_001-NPD-ZZ-ZZ-CM-A-07
Version 001
→ NEEDS_CHANGES.
Version 002
→ APPROVED.
Kết quả Review của Version 001 không được tự động xem là kết quả của Version 002.
Mỗi Version mới cần được Review lại theo Workflow phù hợp.
--------------------------------------------------
### 2.10.18. Quan hệ giữa Review và Published
Luồng điển hình:
WIP
→ Shared
→ Review
→ APPROVED
→ Published.
Nếu:
NEEDS_CHANGES
→ quay lại chỉnh sửa và tạo Version mới.
Nếu:
REJECTED
→ không tiếp tục phát hành theo Workflow hiện tại.
Published chỉ nên chứa những Information Container đã đạt điều kiện phát hành.
--------------------------------------------------
### 2.10.19. Lưu ý khi Review
Khi thực hiện Review cần lưu ý:
- kiểm tra đúng Document và Version;
- không Review nhầm Version cũ;
- nhập nhận xét rõ ràng khi Reject hoặc yêu cầu sửa;
- không chọn Publish nếu chưa đủ điều kiện;
- dùng History để kiểm tra các lần Review trước;
- Version mới phải được Review lại;
- kết quả Review cần được truy vết theo Reviewer và thời điểm.
Nguyên tắc cốt lõi:
Document
→ đối tượng thông tin.
DocumentVersion
→ nội dung cụ thể.
Review
→ đánh giá Version.
Approval
→ quyết định chấp thuận.
Publish
→ đưa thông tin được chấp thuận vào vùng phát hành.