1.2.4- Published
## 2.4. Published
(Phát hành)
2.4.1. Mục đích
2.4.2. Cây thư mục Published
2.4.3. Danh sách Document
2.4.4. Thanh công cụ Published
2.4.5. Download
(Tải tài liệu về máy)
2.4.6. Versions
(Xem Phiên bản)
2.4.7. View PDF
(Xem PDF)
2.4.8. View IFC
(Xem IFC)
2.4.9. Published và Project Review
2.4.10. Published khác Shared như thế nào?
2.4.11. Không chỉnh sửa trực tiếp trong Published
2.4.12. Lưu ý khi làm việc trong Published
## 2.4. Published
(Phát hành)
### 2.4.1. Mục đích
Published là khu vực chứa các Information Container đã hoàn thành các bước kiểm tra, Review hoặc Approval cần thiết và được phát hành để sử dụng chính thức trong Project.
Có thể hiểu:
WIP
→ tạo và chỉnh sửa
Shared
→ chia sẻ và phối hợp
Published
→ phát hành chính thức
Tài liệu trong Published không còn là tài liệu đang làm việc hoặc đang chờ phối hợp thông thường.
Đây là nguồn thông tin đã được Project chấp thuận để sử dụng theo mục đích phát hành tương ứng.
--------------------------------------------------
### 2.4.2. Cây thư mục Published
Khi chọn Published, CDE hiển thị cây thư mục của vùng tài liệu đã phát hành.
Người dùng chọn Folder trong cây để xem các Document tương ứng ở khu vực bên phải.
Cấu trúc Folder giúp giữ nguyên cách tổ chức Information Container của Project và giúp người dùng dễ truy xuất tài liệu đã phát hành.
Lưu ý:
Trong giao diện hiện tại, phần tiêu đề cây thư mục vẫn có thể hiển thị tên cấu trúc giống vùng Shared.
Người dùng cần căn cứ vào tab Published và vị trí Published trên Project Browser để xác định vùng dữ liệu đang làm việc.
--------------------------------------------------
### 2.4.3. Danh sách Document
Danh sách Document trong Published hiện gồm các cột:
- Ver
- File Name
- Size (KB)
- CreatedBy
- CreatedDate
- Current
Ý nghĩa:
Ver
→ Version của Document.
File Name
→ tên Information Container.
Size (KB)
→ dung lượng file.
CreatedBy
→ người tạo hoặc phát sinh Version.
CreatedDate
→ thời điểm Version được tạo.
Current
→ Version hiện hành của Document.
--------------------------------------------------
### 2.4.4. Thanh công cụ Published
Thanh công cụ Published hiện chỉ có:
- Download
- Versions
- View PDF
- View IFC
So với WIP và Shared, Published không có các chức năng:
- Upload
- Rename
- Delete
- Upload IFC
- Send to SHARED
Điều này phản ánh nguyên tắc:
Published là vùng thông tin đã phát hành, không phải vùng để tiếp tục chỉnh sửa trực tiếp.
Nếu cần chỉnh sửa nội dung, quy trình phù hợp là tạo hoặc cập nhật Version tại vùng làm việc tương ứng rồi thực hiện lại Workflow trước khi phát hành Version mới.
--------------------------------------------------
### 2.4.5. Download
(Tải tài liệu về máy)
Download cho phép tải tài liệu Published về máy khi người dùng có Permission phù hợp.
Do Published chứa tài liệu đã phát hành, đây là nguồn phù hợp để lấy bản tài liệu chính thức phục vụ:
- thi công;
- kiểm tra;
- trao đổi;
- lưu hồ sơ;
- hoặc các mục đích sử dụng được Project cho phép.
Khi cần sử dụng tài liệu chính thức, nên ưu tiên lấy từ Published thay vì lấy một bản đang nằm trong WIP hoặc Shared.
--------------------------------------------------
### 2.4.6. Versions
(Xem Phiên bản)
Versions dùng để xem lịch sử Version của Document đã Published.
Việc một Document được Published không làm mất lịch sử Version.
CDE vẫn duy trì khả năng truy vết:
- Version nào đã tồn tại;
- Version nào đang là Current;
- ai tạo;
- tạo khi nào.
Chi tiết về cơ chế Version được trình bày tại:
2.7. Document Version
(Quản lý Phiên bản).
--------------------------------------------------
### 2.4.7. View PDF
(Xem PDF)
View PDF cho phép xem trực tiếp tài liệu PDF đã Published trên CDE.
Điều này giúp người dùng kiểm tra bản phát hành mà không cần Download file ra ngoài hệ thống.
Với các tài liệu PDF chính thức, nên ưu tiên xem bản trong Published để tránh sử dụng nhầm Version chưa được phát hành.
--------------------------------------------------
### 2.4.8. View IFC
(Xem IFC)
View IFC cho phép xem trực tiếp mô hình IFC đã được Published.
Người dùng có thể kiểm tra mô hình phát hành mà không cần tải file về và mở bằng phần mềm khác.
Điều này giúp duy trì nguyên tắc làm việc tập trung trên CDE.
--------------------------------------------------
### 2.4.9. Published và Project Review
Trên Project Browser, CDE tách riêng:
Project Task
→ Published
và:
Project Review
→ Published Files
Published dùng để quản lý các Document đã phát hành.
Published Files trong Project Review là khu vực phục vụ việc xem hoặc quản lý nghiệp vụ Review liên quan đến các tài liệu Published.
Hai khu vực có liên quan nhưng phục vụ mục đích khác nhau.
--------------------------------------------------
### 2.4.10. Published khác Shared như thế nào?
Shared và Published là hai trạng thái nghiệp vụ khác nhau.
Shared:
→ dùng để phối hợp, kiểm tra và Review.
Published:
→ dùng để phát hành thông tin đã được chấp thuận.
Có thể hình dung:
Shared
→ đang được các bên phối hợp và kiểm tra.
Published
→ đã đủ điều kiện để sử dụng chính thức.
Do đó, không nên lấy một tài liệu trong Shared để thay thế bản Published khi nghiệp vụ yêu cầu sử dụng tài liệu chính thức.
--------------------------------------------------
### 2.4.11. Không chỉnh sửa trực tiếp trong Published
Published không phải vùng tác giả tiếp tục chỉnh sửa tài liệu.
Khi cần sửa một tài liệu đã Published:
Không sửa trực tiếp bản Published.
Thay vào đó:
1. Tiếp tục chỉnh sửa tại vùng làm việc phù hợp.
2. Tạo Version mới.
3. Đưa Version mới qua Shared.
4. Thực hiện Review / Approval theo Workflow.
5. Published Version mới khi đủ điều kiện.
Cách này giúp bảo toàn lịch sử phát hành và khả năng truy vết của Project.
--------------------------------------------------
### 2.4.12. Lưu ý khi làm việc trong Published
Khi sử dụng Published cần lưu ý:
- ưu tiên sử dụng Current Version;
- không coi Published là vùng chỉnh sửa;
- không sử dụng bản Shared thay thế bản Published khi cần tài liệu chính thức;
- kiểm tra Version trước khi sử dụng;
- sử dụng View PDF / View IFC để hạn chế Download không cần thiết;
- khi cần sửa phải tạo Version mới qua đúng Workflow.
Nguyên tắc cơ bản:
WIP
→ làm việc.
Shared
→ phối hợp.
Published
→ sử dụng chính thức.