1.2.3- Shared
## 2.3. Shared
(Chia sẻ / Phối hợp)
### 2.3.1. Mục đích
Shared là khu vực chứa các Information Container đã được đưa ra khỏi WIP để phục vụ việc chia sẻ, phối hợp và kiểm tra giữa các bên tham gia Project.
Luồng cơ bản:
WIP
→ hoàn thành kiểm tra nội bộ
→ Send to SHARED
→ Shared
Tài liệu trong Shared đã vượt qua giai đoạn làm việc nội bộ của nhóm tác giả, nhưng chưa đồng nghĩa với tài liệu đã Published.
Shared chủ yếu phục vụ:
- phối hợp giữa các bên;
- Review;
- trao đổi thông tin;
- kiểm tra tài liệu;
- chuẩn bị cho bước phê duyệt hoặc phát hành tiếp theo.
--------------------------------------------------
### 2.3.2. Cây thư mục Shared
Khi chọn Shared, CDE hiển thị cây thư mục riêng của vùng Shared.
Ví dụ:
PRJ-001_SHARED
├─ 0_Revit_Project1
│ ├─ 0_General
│ ├─ 1_Components
│ ├─ 1_Data_Ref
│ ├─ 2_Parts
│ ├─ 3_Links
│ └─ 4_Data
└─ 1_HopDongTM
Người dùng chọn Folder trong cây để xem các Document tương ứng ở khu vực danh sách bên phải.
Cấu trúc Folder trong Shared nên được tổ chức thống nhất theo quy ước của Project.
--------------------------------------------------
### 2.3.3. Danh sách Document
Danh sách Document trong Shared hiện có các cột:
- Ver
- File Name
- Size (KB)
- CreatedBy
- CreatedDate
- Current
Ý nghĩa:
Ver
→ Version của Document.
File Name
→ tên Information Container.
Size (KB)
→ dung lượng file.
CreatedBy
→ người tạo hoặc upload Version.
CreatedDate
→ thời điểm tạo Version.
Current
→ xác định Version hiện hành của Document.
--------------------------------------------------
### 2.3.4. Thanh công cụ Shared
Thanh công cụ Shared hiện có:
- Download
- Upload
- Rename
- Delete
- Upload IFC
- Versions
- View PDF
- View IFC
So với WIP, vùng Shared không có nút:
- Send to SHARED
- Recycle Bin (RVT)
vì đây đã là vùng Shared và cơ chế WIP Revit Version Retention không áp dụng trực tiếp tại đây.
--------------------------------------------------
### 2.3.5. Upload
(Tải tài liệu lên)
Upload dùng để đưa tài liệu hoặc Version mới vào vùng Shared.
Khi Upload cần đảm bảo:
- đúng Folder;
- đúng Naming Convention;
- đúng Document;
- đúng chuỗi Version;
- phù hợp với quyền và Workflow của Project.
Trong quy trình chuẩn, tài liệu thường được tạo và kiểm tra tại WIP trước khi đưa sang Shared.
Upload trực tiếp vào Shared chỉ nên thực hiện khi nghiệp vụ Project cho phép.
--------------------------------------------------
### 2.3.6. Download
(Tải tài liệu về máy)
Download dùng để tải Document hoặc Version được chọn về máy.
Quyền Download phụ thuộc vào Permission của người dùng.
Trong định hướng vận hành khép kín của CDE NPD, nên ưu tiên:
- xem file trực tiếp trên CDE;
- Review trực tiếp;
- phối hợp thông qua hệ thống;
thay vì thường xuyên Download và Upload thủ công.
--------------------------------------------------
### 2.3.7. Rename
(Đổi tên)
Rename dùng để đổi tên Document trong Shared.
Tên mới phải tuân theo Naming Convention của Project.
Cần thận trọng khi Rename Document đã được chia sẻ vì tên Information Container có thể đã được sử dụng trong:
- Review;
- Task;
- Workflow;
- BIM Coordination;
- hoặc các liên kết nghiệp vụ khác.
Rename không tạo Version mới.
--------------------------------------------------
### 2.3.8. Delete
(Xóa)
Delete dùng để xóa Document theo Permission và chính sách quản lý dữ liệu của CDE.
Document trong Shared có thể đã tham gia:
- Review;
- phối hợp;
- Task;
- Workflow;
- hoặc các nghiệp vụ liên quan.
Do đó không nên xóa tùy tiện.
Delete không nên được hiểu mặc định là xóa vật lý toàn bộ lịch sử Document.
Cơ chế xóa và khôi phục được quản lý theo chính sách Recycle Bin của CDE NPD.
--------------------------------------------------
### 2.3.9. Versions
(Quản lý Phiên bản)
Versions dùng để xem lịch sử các Version của Document đang chọn.
Shared vẫn tiếp tục quản lý Version của Document.
Cần phân biệt:
Version
→ lịch sử thay đổi của một Document.
Shared
→ vùng trạng thái nghiệp vụ của Document.
Một Document ở Shared vẫn có thể có nhiều Version, nhưng chỉ một Version được xác định là Current tại một thời điểm.
Chi tiết về Version được trình bày tại mục:
2.7. Document Version
(Quản lý Phiên bản).
--------------------------------------------------
### 2.3.10. Upload IFC
Upload IFC dùng để đưa file IFC vào Shared.
IFC có thể phục vụ:
- trao đổi mô hình;
- phối hợp BIM;
- xem mô hình;
- kiểm tra thông tin;
- sử dụng trong các nghiệp vụ Information Coordination.
IFC vẫn phải tuân theo các quy tắc quản lý Document và Naming Convention của Project.
--------------------------------------------------
### 2.3.11. View PDF
View PDF dùng để xem trực tiếp tài liệu PDF trên CDE.
Chức năng này giúp người dùng:
- kiểm tra tài liệu;
- phối hợp;
- Review;
- hạn chế Download file ra ngoài hệ thống.
Chi tiết chức năng xem PDF được trình bày tại mục:
2.11. Xem PDF / IFC và quản lý file liên quan.
--------------------------------------------------
### 2.3.12. View IFC
View IFC dùng để xem trực tiếp mô hình IFC trên CDE.
Người dùng có thể kiểm tra mô hình mà không cần Download file và mở bằng phần mềm bên ngoài.
Chi tiết được trình bày tại mục:
2.11. Xem PDF / IFC và quản lý file liên quan.
--------------------------------------------------
### 2.3.13. Shared và Review
Shared là nơi lưu các Information Container đã sẵn sàng để chia sẻ và phối hợp.
Nghiệp vụ Review được thực hiện tại khu vực:
Project Review
→ Review Shared Files
Có thể hình dung:
WIP
→ Send to SHARED
→ Shared
→ Review Shared Files
→ kết quả Review.
Shared là vùng quản lý tài liệu.
Review Shared Files là khu vực thực hiện nghiệp vụ kiểm tra tài liệu.
Hai chức năng có liên quan nhưng không phải một.
--------------------------------------------------
### 2.3.14. Shared không phải Published
Shared không đồng nghĩa với Published.
Shared:
→ thông tin đã được chia sẻ để phối hợp hoặc kiểm tra.
Published:
→ thông tin đã đạt điều kiện phát hành theo Workflow của Project.
Do đó tài liệu trong Shared chưa nên được xem là tài liệu phát hành chính thức nếu chưa hoàn thành các bước Review/Approval cần thiết.
--------------------------------------------------
### 2.3.15. Lưu ý khi làm việc trong Shared
Khi làm việc trong Shared cần lưu ý:
- sử dụng đúng Current Version;
- giữ đúng Naming Convention;
- hạn chế Rename sau khi tài liệu đã được nhiều bên sử dụng;
- không Delete tùy tiện;
- chỉ Upload trực tiếp khi Project cho phép;
- dùng Shared cho phối hợp, không thay thế Published;
- sử dụng Review Shared Files cho nghiệp vụ kiểm tra và phê duyệt phù hợp.
Nguyên tắc cơ bản:
WIP
→ tạo và chỉnh sửa.
Shared
→ chia sẻ và phối hợp.
Published
→ phát hành.