## 2.1. Tổng quan CDE Documents
(Quản lý Tài liệu trên CDE)

### 2.1.1. Mục đích

CDE Documents là khu vực trung tâm dùng để quản lý toàn bộ tài liệu và Information Container của Project trong CDE NPD.

Đây không chỉ là nơi lưu file mà còn là nơi CDE kiểm soát:

- cấu trúc Folder;
- tên tài liệu;
- metadata;
- Version;
- Current Version;
- Zone;
- trạng thái;
- Review;
- Approval;
- Permission;
- Recycle Bin;
- lịch sử thay đổi.

Mục tiêu là đảm bảo mỗi tài liệu trong Project luôn có:

- Identity rõ ràng;
- Version được kiểm soát;
- trạng thái sử dụng xác định;
- quyền truy cập phù hợp;
- và khả năng truy vết trong suốt vòng đời Project.

--------------------------------------------------

### 2.1.2. Cấu trúc chính của CDE Documents

Tài liệu trong CDE NPD được tổ chức theo các vùng chính:

WIP
→ Work In Progress – Khu vực đang làm việc.

Shared
→ Chia sẻ / Phối hợp.

Published
→ Phát hành.

Archive
→ Lưu trữ.

Recycle Bin
→ Thùng rác.

Mỗi vùng có mục đích nghiệp vụ riêng và phản ánh một trạng thái khác nhau của Information Container.

--------------------------------------------------

### 2.1.3. Vòng đời cơ bản của tài liệu

Một tài liệu thông thường có thể đi theo chu trình:

WIP
→ Shared
→ Review / Approval
→ Published
→ Archive.

Trong đó:

WIP
→ nơi tạo và chỉnh sửa.

Shared
→ nơi chia sẻ và phối hợp.

Review / Approval
→ nơi kiểm tra và quyết định.

Published
→ nơi lưu bản phát hành chính thức.

Archive
→ nơi lưu lịch sử.

Nếu Document hoặc Version bị xóa:

→ Recycle Bin

để có thể Restore hoặc Delete Permanently theo quyền và chính sách của Project.

--------------------------------------------------

### 2.1.4. Document và DocumentVersion

CDE NPD tách rõ:

Document
→ Information Container logic.

DocumentVersion
→ từng lần cập nhật nội dung của Document.

Ví dụ:

Document:

PRJ_001-NPD-ZZ-ZZ-CM-D-03

có thể có:

Version 001
Version 002
Version 003
...

Người dùng không cần tạo nhiều Document mới chỉ vì nội dung thay đổi.

CDE tự quản lý lịch sử Version của cùng một Document.

--------------------------------------------------

### 2.1.5. Current Version

Mỗi chuỗi Version có một Current Version được sử dụng làm phiên bản hiện hành.

Các chức năng khác của CDE khi cần dữ liệu mới nhất sẽ dựa trên Current Version phù hợp.

Do đó người dùng cần luôn kiểm tra đúng Current Version trước khi:

- Review;
- Download;
- phối hợp;
- phát hành;
- hoặc sử dụng tài liệu cho các nghiệp vụ khác.

--------------------------------------------------

### 2.1.6. Naming Convention

Tên Information Container được kiểm soát theo Naming Convention của Project.

CDE hỗ trợ chuẩn hóa tên file khi Upload dựa trên các thành phần như:

- Project;
- Originator;
- Volume/System;
- Level/Location;
- Type;
- Role;
- Number;
- và phần Option khi cần.

Các mã được sử dụng liên kết với NameCode đã được thiết lập trong Project Settings.

Project Code được CDE lấy từ Project hiện hành.

Version được CDE tự quản lý.

--------------------------------------------------

### 2.1.7. Metadata của tài liệu

Ngoài tên file, CDE còn quản lý metadata riêng của Document và DocumentVersion.

Ví dụ:

- ProjectCode;
- Originator;
- RoleCode;
- Discipline;
- SuitabilityCode;
- ContainerNumber;
- Zone;
- Status;
- VersionNumber;
- UploadedBy;
- UploadDate;
- ReviewDate;
- ApprovedBy;
- ApprovedAt.

Nhờ đó hệ thống không chỉ “biết tên file” mà còn hiểu cấu trúc và trạng thái nghiệp vụ của tài liệu.

--------------------------------------------------

### 2.1.8. Review & Approval

DocumentVersion có thể được đưa qua quy trình:

Review
→ Approval
→ Publish.

Kết quả Review được gắn với Version cụ thể.

Ví dụ:

Version 001
→ NEEDS_CHANGES.

Version 002
→ APPROVED.

Điều này giúp CDE truy vết chính xác Version nào đã được kiểm tra và chấp thuận.

--------------------------------------------------

### 2.1.9. Permission

Quyền thao tác tài liệu được kiểm soát từ nhiều nguồn như:

- ProjectRole;
- Group;
- User;
- Folder Permission;
- Document Permission.

Do đó quyền thực tế của người dùng phụ thuộc vào Effective Permission tại phạm vi dữ liệu cụ thể.

Không phải người có quyền Upload trong Project thì mặc định được Upload ở mọi Folder.

--------------------------------------------------

### 2.1.10. Recycle Bin

CDE NPD sử dụng Recycle Bin để hạn chế mất dữ liệu khi xóa nhầm.

Có hai cấp chính:

Project Recycle Bin
→ Document / Folder.

Version Recycle Bin
→ DocumentVersion.

Khi cần, dữ liệu có thể được:

Restore
hoặc
Delete Permanently.

--------------------------------------------------

### 2.1.11. Kết nối với các Module khác

CDE Documents là nền dữ liệu cho nhiều Module khác của CDE NPD.

Document có thể liên kết với:

- BIM Object;
- Work Package;
- Clash;
- Technical Review;
- Review;
- Risk;
- COBie;
- Cost;
- Planning;
- Task;
- các Workflow khác.

Do đó CDE Documents không hoạt động độc lập mà là một phần của hệ sinh thái dữ liệu BIM trong Project.

--------------------------------------------------

### 2.1.12. Nguyên tắc tổng quan

Có thể hình dung CDE Documents theo chuỗi:

Project
→ Folder
→ Document
→ DocumentVersion
→ Zone
→ Review / Approval
→ Published
→ Archive.

Trong đó CDE chịu trách nhiệm:

- giữ đúng Identity;
- quản lý Version;
- quản lý trạng thái;
- quản lý quyền;
- quản lý lịch sử;
- và đảm bảo khả năng truy vết.

Mục tiêu cuối cùng:

Đúng tài liệu
→ đúng Version
→ đúng trạng thái
→ đúng người
→ đúng quyền
→ đúng thời điểm.