THIẾT LẬP CÁC TIÊU CHÍ TRAO ĐỔI THÔNG TIN DỰ ÁN

1. MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI

• Mục đích:

  • Thiết lập một phương pháp nhất quán và có kiểm soát cho việc trao đổi thông tin giữa tất cả các bên tham gia dự án.

  • Đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng thời điểm, đúng định dạng và có chất lượng.

  • Giảm thiểu sai sót, hiểu lầm và làm lại do thông tin không chính xác hoặc không đầy đủ.

• Phạm vi áp dụng:

  • Áp dụng cho tất cả các bên liên quan của dự án (Chủ đầu tư, Tư vấn, Nhà thầu, Nhà thun phụ,...).

  • Áp dụng cho tất cả các loại thông tin dự án (bản vẽ, mô hình BIM, tài liệu kỹ thuật, báo cáo, biên bản họp,...).

  • Áp dụng trong suốt vòng đời dự án.

2. VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM

• Quản lý Thông tin (Information Manager): Chịu trách nhiệm chung về việc quản lý và vận hành quy trình, quản lý Môi trường Dữ liệu Chung (CDE).

• Trưởng nhóm tác vụ (Task Team Manager): Chịu trách nhiệm về chất lượng và tính đầy đủ của thông tin do nhóm mình tạo ra trước khi phát hành.

• Người tạo thông tin (Author): Chịu trách nhiệm tạo lập thông tin theo đúng tiêu chuẩn.

• Người kiểm tra (Checker): Kiểm tra nội bộ thông tin về mặt kỹ thuật và tuân thủ.

• Người phê duyệt (Approver): Phê duyệt cuối cùng để phát hành thông tin ra bên ngoài nhóm.

3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN

• Bước 1: Chuẩn bị & Tạo lập Thông tin:

  • Người tạo thông tin (Author) phát triển nội dung (mô hình, bản vẽ, tài liệu).

  • Thông tin được lưu trong khu vực WIP (Work In Progress) trên CDE.

• Bước 2: Kiểm tra & Phê duyệt Nội bộ:

  • Thông tin được kiểm tra chéo (bởi Checker) và phê duyệt (bởi Approver) trong nội bộ nhóm.

  • Sử dụng checklist đánh giá (tham khảo mục 4).

• Bước 3: Chia sẻ Thông tin:

  • Sau khi được phê duyệt, thông tin được chuyển sang khu vực SHARED (Chia sẻ) trên CDE.

  • Hệ thống gửi thông báo tự động đến các bên liên quan cần tiếp nhận thông tin.

  • Trạng thái thông tin được cập nhật rõ ràng (ví dụ: "S2 - Phù hợp để phối hợp").

• Bước 4: Tiếp nhận & Phản hồi:

  • Các bên liên quan tiếp nhận thông tin từ khu vực SHARED.

  • Tiến hành xem xét, đánh giá và sử dụng cho công việc của mình.

  • Nếu có yêu cầu làm rõ hoặc góp ý, phải thực hiện thông qua các kênh chính thức (ví dụ: RFI, comment trên CDE).

4. TIÊU CHÍ XEM XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ THÔNG TIN (PHẦN NHẤN MẠNH)

Đây là bước kiểm soát chất lượng cốt lõi trước khi thông tin được chia sẻ. Việc xem xét phải dựa trên các tiêu chí rõ ràng, có thể đo lường được.

• 4.1. Tiêu Chí về Tính Tuân Thủ (Compliance):

  • Tuân thủ định dạng: File có đúng định dạng yêu cầu không (ví dụ: .rvt, .dwg, .pdf)?

  • Tuân thủ quy ước đặt tên: Tên file có tuân thủ 100% quy ước đã thống nhất của dự án không?

  • Tuân thủ tiêu chuẩn đồ họa: Layer, text style, dim style, màu sắc có đúng theo tiêu chuẩn dự án không?

  • Tuân thủ mẫu (template): Thông tin có được tạo từ đúng template dự án không (khung tên, bìa báo cáo,...)?

• 4.2. Tiêu Chí về Tính Đầy Đủ (Completeness):

  • Đầy đủ về thành phần: Đối tượng (ví dụ: cột, dầm) có bị thiếu trong mô hình/bản vẽ không?

  • Đầy đủ về dữ liệu phi hình học: Các thông tin đính kèm (tham số, thuộc tính) đã được điền đầy đủ và chính xác chưa (ví dụ: mã vật liệu, thông số kỹ thuật)?

  • Đầy đủ về tài liệu tham chiếu: Có đính kèm đầy đủ các tài liệu liên quan cần thiết không?

• 4.3. Tiêu Chí về Tính Chính Xác (Accuracy):

  • Chính xác về hình học: Kích thước, vị trí, cao độ của các đối tượng có đúng với yêu cầu thiết kế không?

  • Chính xác về nội dung: Thông tin văn bản, số liệu, ghi chú có chính xác, không có lỗi chính tả không?

  • Chính xác về tham chiếu: Các tham chiếu đến bản vẽ, tài liệu khác có đúng và còn hiệu lực không?

• 4.4. Tiêu Chí về Tính Phối Hợp (Coordination):

  • Kiểm tra xung đột (Clash Detection): Mô hình có được kiểm tra xung đột với các bộ môn khác chưa? Các xung đột đã được giải quyết chưa?

  • Kiểm tra tính nhất quán: Thông tin có nhất quán giữa các tài liệu khác nhau không (ví dụ: mặt bằng có khớp với mặt cắt, mô hình có khớp với bản vẽ 2D)?

5. CÔNG CỤ VÀ NỀN TẢNG

• Môi trường Dữ liệu Chung (CDE): Nền tảng chính để thực hiện quy trình (ví dụ: Autodesk Construction Cloud, Trimble Connect,...).

• Phần mềm chuyên môn: AutoCAD, Revit, Civil 3D,...

• Công cụ giao tiếp: Email, Microsoft Teams,... (cần quy định rõ khi nào sử dụng kênh nào).

THIẾT LẬP VÀ ĐĂNG KÝ RỦI RO

1. Lợi ích của sổ đăng ký rủi ro trong BIM

2. Thiết lập sổ đăng ký rủi ro

Một Risk Register trong ngữ cảnh ISO 19650 thường có các cột thông tin sau:

• Mã rủi ro (Risk ID)

• Mô tả rủi ro (Risk Description) – tập trung vào rủi ro liên quan đến thông tin: thiếu thông tin, sai định dạng, chậm tiến độ bàn giao, mất an toàn dữ liệu, v.v.

• Nguyên nhân (Cause)

• Hệ quả (Consequence/Impact) – ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ, chi phí, an toàn thông tin.

• Xác suất (Likelihood)

• Mức độ ảnh hưởng (Impact/Severity)

• Đánh giá mức độ rủi ro (Risk Rating = Likelihood × Impact)

• Biện pháp kiểm soát/giảm thiểu (Mitigation/Control Action)

• Người chịu trách nhiệm (Risk Owner – có thể là Chủ đầu tư, Tư vấn BIM Manager, Nhà thầu, v.v.)

• Trạng thái/tiến độ xử lý (Status/Review)

3. Cách sử dụng trong quy trình BIM – ISO 19650

• Giai đoạn khởi động dự án: chủ đầu tư và nhóm được chỉ định (Appointing Party & Lead Appointed Party) thiết lập sơ bộ danh mục rủi ro, lưu trong BEP sơ bộ (Pre-BEP).

• Khi đấu thầu & lập BEP chi tiết: nhà thầu/tư vấn cập nhật rủi ro liên quan đến trách nhiệm của mình.

• Trong quá trình thực hiện dự án:

  • Sổ đăng ký rủi ro được cập nhật định kỳ trong các cuộc họp BIM/Project Review.

  • Rủi ro mới phát sinh (ví dụ: thay đổi phần mềm, lỗi tương thích IFC, lỗi chia sẻ qua CDE) phải được bổ sung.

  • Các rủi ro đã xử lý hoặc không còn phù hợp sẽ được đánh dấu đóng.

• Trong giai đoạn vận hành (ISO 19650-3): rủi ro liên quan đến dữ liệu vận hành, bảo trì, an toàn thông tin và bàn giao số liệu cho FM/CMMS được quản lý trong cùng một hệ thống.

DANH MỤC CÁC NHÓM RỦI RO THƯỜNG GẶP

I. RỦI RO VỀ PHẠM VI & YÊU CẦU (SCOPE & REQUIREMENTS RISKS)

• Thay đổi phạm vi (Scope Creep): Yêu cầu hoặc phạm vi dự án thay đổi liên tục và không kiểm soát được.

• Yêu cầu không rõ ràng/không đầy đủ: Các yêu cầu ban đầu mơ hồ, thiếu chi tiết, hoặc chưa được xác định rõ ràng.

• Yêu cầu mâu thuẫn: Các yêu cầu từ các bên liên quan khác nhau không nhất quán với nhau.

• Hiểu sai yêu cầu: Nhóm dự án hiểu sai hoặc diễn giải sai các yêu cầu của khách hàng/chủ đầu tư.

II. RỦI RO VỀ TIẾN ĐỘ (SCHEDULE RISKS)

• Ước tính thời gian không chính xác: Thời gian ước tính cho các nhiệm vụ quá lạc quan hoặc thiếu thực tế.

• Phụ thuộc vào bên thứ ba: Sự chậm trễ từ các nhà cung cấp, nhà thầu phụ hoặc các bên liên quan khác.

• Thiếu hụt nguồn lực: Không đủ nhân sự, thiết bị hoặc vật liệu để hoàn thành công việc đúng hạn.

• Công việc làm lại: Phải làm lại các phần công việc do lỗi, sai sót hoặc thay đổi yêu cầu.

• Thời tiết hoặc điều kiện môi trường: Các yếu tố tự nhiên làm gián đoạn công việc (đặc biệt trong xây dựng).

III. RỦI RO VỀ CHI PHÍ & TÀI CHÍNH (COST & FINANCIAL RISKS)

• Ước tính chi phí không chính xác: Chi phí ước tính ban đầu thấp hơn nhiều so với chi phí thực tế.

• Giá vật liệu/thiết bị tăng: Biến động giá trên thị trường ảnh hưởng đến ngân sách.

• Chi phí làm lại: Chi phí phát sinh do phải sửa chữa, làm lại công việc bị lỗi.

• Vượt ngân sách: Tổng chi phí dự án vượt quá ngân sách được phê duyệt.

• Biến động tỷ giá hối đoái: Nếu dự án có giao dịch bằng nhiều đồng tiền.

IV. RỦI RO VỀ CHẤT LƯỢNG (QUALITY RISKS)

• Tiêu chuẩn chất lượng không rõ ràng: Thiếu định nghĩa rõ ràng về chất lượng mong muốn.

• Quy trình kiểm soát chất lượng không hiệu quả: Không có đủ các bước kiểm tra hoặc kiểm soát chất lượng.

• Lỗi thiết kế: Sai sót trong bản vẽ, mô hình hoặc thông số kỹ thuật thiết kế.

• Lỗi thi công/sản xuất: Sai sót trong quá trình thực hiện công việc thực tế.

• Không đạt yêu cầu hiệu suất: Sản phẩm/dịch vụ cuối cùng không đáp ứng các tiêu chí hiệu suất đã đặt ra.

V. RỦI RO VỀ TÀI NGUYÊN & NHÂN SỰ (RESOURCE & HUMAN RESOURCES RISKS)

• Thiếu kỹ năng/kinh nghiệm: Đội ngũ dự án không có đủ kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết.

• Chuyển giao/mất mát nhân sự: Nhân sự chủ chốt rời dự án hoặc thay đổi vai trò.

• Xung đột nội bộ: Mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm làm giảm hiệu suất.

• Phân bổ nguồn lực không hiệu quả: Phân công sai người, sai việc hoặc không tận dụng hết năng lực.

VI. RỦI RO VỀ KỸ THUẬT & CÔNG NGHỆ (TECHNICAL & TECHNOLOGY RISKS)

• Công nghệ mới/chưa được thử nghiệm: Sử dụng công nghệ chưa được chứng minh độ tin cậy.

• Không tương thích phần mềm/hệ thống: Các hệ thống hoặc phần mềm không hoạt động tốt cùng nhau.

• Lỗi phần mềm/thiết bị: Trục trặc hoặc hỏng hóc của các công cụ kỹ thuật.

• Mất dữ liệu: Dữ liệu dự án bị mất hoặc hỏng do lỗi hệ thống, virus, hoặc thiếu sao lưu.

• Vấn đề bảo mật thông tin: Dữ liệu bị truy cập trái phép hoặc bị tấn công mạng.

VII. RỦI RO VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGEMENT RISKS)

• Kế hoạch dự án không thực tế: Kế hoạch thiếu khả thi, không xem xét đủ các yếu tố.

• Truyền thông kém: Thiếu giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.

• Quản lý nhà cung cấp/thầu phụ yếu kém: Không kiểm soát được hiệu suất của các đối tác bên ngoài.

• Thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo: Ban lãnh đạo không ủng hộ hoặc không cung cấp đủ thẩm quyền.

• Thay đổi ưu tiên dự án: Các ưu tiên dự án bị thay đổi đột ngột làm ảnh hưởng đến lộ trình.

VIII. RỦI RO BÊN NGOÀI (EXTERNAL RISKS)

• Thay đổi pháp lý/quy định: Luật pháp hoặc quy định mới ảnh hưởng đến dự án.

• Điều kiện thị trường: Thay đổi cung/cầu hoặc đối thủ cạnh tranh.

• Thiên tai/Thảm họa: Các sự kiện tự nhiên không thể lường trước.

• Tác động xã hội/chính trị: Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến môi trường hoạt động của dự án.