①- Liệt kê danh sách yêu câu thông tin dự án PIR.

(Trích từ ISO 19650-2:2018, 5.1.2)
Bên chỉ định sẽ thiết lập các yêu cầu về thông tin của dự án, để giải quyết các câu hỏi mà bên chỉ định cần trả lời tại mỗi điểm quyết định chính trong suốt dự án.
Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:

- Phạm vi dự án;
- Mục đích dự kiến ​​mà bên chỉ định sẽ sử dụng thông tin;
- Kế hoạch công việc của dự án;
- Lộ trình mua sắm dự kiến;
- Số điểm quyết định chính trong suốt dự án;
- Các quyết định mà bên chỉ định cần đưa ra tại mỗi điểm quyết định chính; và
- Các câu hỏi mà bên chỉ định cần câu trả lời để đưa ra quyết định sáng suốt.

Lưu ý: Trách nhiệm của chủ đầu tư là phải cung cấp đầy đủ thông tin yêu cầu cho dự án. Bên được chỉ định sẽ làm tốt, đúng yêu cầu nếu thông tin nhận được đầy đủ. Thay vì mỗi khi phát hiện hay nghi vấn thiếu thông tin mới đi hỏi bên chỉ định hay đi tìm từ các người khác.

Yêu cầu thông tin dự án đơn giản là yêu cầu của bên chỉ định (CĐT) về thông tin trong suốt quá trình thực hiện dự án bao gồm: Mục đích chung DA, mục đích của từng điểm móc quan trọng của DA, cách thức chuyển giao thông tin, các loại định dạng, phương pháp chia sẻ, bảo mật,...

Yêu cầu thông tin dự án (PIR) được xác định bởi bên chỉ định. Chúng xác định thông tin cần thiết để đáp ứng các mục tiêu chiến lược tại các điểm quyết định quan trọng trong suốt một dự án thiết kế và xây dựng. Chúng cung cấp thông tin cho các yêu cầu trao đổi thông tin (EIR), vốn mang tính chỉ định, không dựa trên dự án. Điều quan trọng là PIR được xác định một cách phù hợp vì chúng là nền tảng cho tính vững chắc của EIR và
việc cung cấp thông tin cần thiết. Lưu ý rằng PIR không được thể hiện trong nội dung đấu thầu hoặc chỉ định.

Trong suốt dự án, bên chỉ định cần hiểu:
a. Mục đích cần thông tin. Ví dụ: để hỗ trợ tổ chức hoặc tài sản hoạt động hoặc để cho phép dự án thiết kế và xây dựng tiến triển sang giai đoạn tiếp theo

b. Thông tin cần thiết cho các mục đích đó
Cách thức xác định thông tin có thể phụ thuộc vào kiến thức của bên chỉ định và bản chất của các quyết định cần đưa ra.
Bên chỉ định có thể biết chính xác thông tin nào cần thiết, nhưng cũng có thể không.
Ví dụ, nếu một quyết định quan trọng để chuyển sang giai đoạn tiếp theo liên quan đến việc việc xây dựng có thể hoàn thành vào một ngày cụ thể hay không, PIR có thể xác định rằng thông tin về chương trình xây dựng là cần thiết để hội đồng xem xét. Mặt khác, nếu quyết định chuyển sang giai đoạn tiếp theo liên quan đến một lĩnh vực rộng hơn, chẳng hạn như: việc xây dựng và vận hành an toàn tài sản, thì PIR có thể xác định rằng thông tin là cần thiết để chứng minh rằng thiết kế an toàn để xây dựng và vận hành.

Bảy điểm cần xem xét để thiết lập các yêu cầu về thông tin dự án:

1. Phạm vi dự án.

Thông tin cơ bản về dự án.

2. Mục đích dự kiến mà bên chỉ định sẽ sử dụng thông tin.

Lý do tại sao bên chỉ định cần thông tin trong suốt dự án.
Danh sách các mục đích khả thi được nêu trong điều khoản 5.1 của ISO 19650-1.

3. Kế hoạch công việc của dự án.

Cách thức dự án sẽ được chia thành các giai đoạn hoặc khoảng thời gian.

4. Lộ trình mua sắm dự kiến.

Cách thức cấu trúc các cuộc hẹn/hợp đồng, mối quan hệ giữa các bên và các quy tắc chi phối một dự án.

5. Số lượng các điểm quyết định quan trọng trong suốt dự án.

Các điểm trong suốt dự án mà bên chỉ định cần thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt.

6. Các quyết định mà bên chỉ định cần đưa ra tại mỗi điểm quyết định quan trọng.

Các quyết định mà bên chỉ định có thể được yêu cầu đưa ra trong suốt dự án để đạt được kết quả mong muốn, đảm bảo tiến độ dự án và/hoặc phản hồi cho các chiến lược của toàn tổ chức.

7. Các câu hỏi mà bên chỉ định cần câu trả lời để đưa ra quyết định sáng suốt.

Những câu hỏi này giúp kiểm tra để đảm bảo rằng các quyết định có thể được đưa ra bằng cách sử dụng thông tin được cung cấp.

Nếu bên chỉ định kết luận rằng một số điểm này không liên quan hoặc
không hỗ trợ việc truyền đạt thông tin có lợi về PIR thì không cần phải làm bất cứ điều gì
ngoài việc 'xem xét' và ghi lại rằng không cần hành động nào nữa.



Tạo thông tin yêu cầu cho dự án PIR là dựa trên thông tin yêu cầu của doanh nghiệp OIR. Từ đó chi tiết hoá, phân loại, chọn lọc thông tin cần thiết phục vụ cho việc tạo lập thông tin dự án. 

Việc đầu tiên phải gạch đầu dòng đầy đủ những yêu cầu của cty- OIR:

− Chiến lược vận hành kinh doanh
− Chiến lược quản lý tài sản
− Kế hoạch danh mục đầu tư
− Trách nhiệm pháp lý: hoặc
− Các hoạch định chính sách
Tất nhiên trong bối cảnh hiện tại, cần chú ý đưa ra những yêu cầu chính yếu và có tính khả thi cao, không nên copy những yêu cầu có vẻ như yêu cầu chung của mọi tổ chức.

*** Cách khai thác nguồn lực trong đội ngủ: Mỗi người trong phòng, trong khối lãnh đạo hay viết ra tối thiểu 3 yêu cầu thông tin về dự án mà mình có yêu cầu hay biết, suy đoán,... nộp lại cho người quản lý BIM sàng lọc, tổng hợp.

Ví dụ:

Dựa vào thông tin OIR, phân tích triển khai thành thông tin yêu cầu của dự án :

②- Lập kế hoạch, tiến độ yêu cầu cho dự án
- Kế hoạch công việc của dự án
- Lộ trình mua sắm dự kiến

Bản tiến độ dạng thanh ngang có đường găng với chú thích chi tiết thể hiện kế hoạch của dự án và lộ trình mua sắm. Bản tiến độ phải có tính khả thi và sẽ được điều chỉnh khi đấu thầu, hay quá trình thực hiện yêu cầu dự án, nhưng các điểm mốc quan trọng được hiểu là không thể thay đổi. 

③- Thiết lập các mốc thời gian theo kế hoạch của dự án


- Các điểm quyết định chính của bên chỉ định
- Các nghĩa vụ cung cấp thông tin của riêng bên đó (nếu có)
- Bản chất và nội dung của thông tin sẽ được cung cấp tại mỗi điểm quyết định chính
- Ngày(các ngày) liên quan đến mỗi điểm quyết định chính mà mô hình thông tin sẽ được cung cấp

Dựa vào kế hoạch dự án và ma trận trách nhiệm, chủ đầu tư cần xác định sơ bộ các thời điểm quan trong cần tham khảo, phê duyệt và nhận thông tin từ các bên tham gia. Các điêm mốc thời gian này làm cơ sơ cho bên được chỉ định chính lập MIDP và được hiểu là không thể thay đổi trừ khi xãy ra các sự kiện kích hoạt bất khả kháng.

Kết luận: Tạo yêu cầu thông tin dự án là trách nhiệm của bên chỉ định (CĐT).  Các thông tin yêu cầu phải có cấu trúc, liệt kê thành bảng. Có bảng tiến độ và các mốc thời gian quan trọng.