5.3.1 Đề cử cá nhân đảm nhiệm chức năng quản lý thông tin

Bên được chỉ định chủ chốt tiềm năng sẽ lưu ý đến việc quản lý thông tin hiệu quả trong suốt quá trình chỉ định bằng cách đề cử những cá nhân trong tổ chức của mình để thực hiện chức năng quản lý thông tin thay mặt cho bên được chỉ định chủ chốt.

Ngoài ra, bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng có thể chỉ định một bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng hoặc bên thứ ba để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng quản lý thông tin, trong trường hợp đó, bên được chỉ định dẫn đầu sẽ thiết lập phạm vi dịch vụ.

Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
— yêu cầu trao đổi thông tin của bên chỉ định;
— các nhiệm vụ mà bên được chỉ định tiềm năng hoặc bên thứ ba sẽ chịu trách nhiệm;
— thẩm quyền mà bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ ủy quyền cho bên được chỉ định tiềm năng hoặc bên thứ ba;
— năng lực (kiến thức hoặc kỹ năng) mà các cá nhân đảm nhiệm chức năng sẽ cần; và
— các thỏa thuận về tính liêm chính nếu có thể phát sinh xung đột lợi ích tiềm ẩn.
Bên chỉ định có thể chỉ định bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng quản lý thông tin thay mặt cho họ. Trong trường hợp này, để tránh bất kỳ xung đột lợi ích tiềm ẩn nào, chúng tôi khuyến nghị các cá nhân thực hiện chức năng quản lý thông tin thay mặt cho bên chỉ định hoặc bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng.

5.3.2 Thiết lập kế hoạch thực hiện BIM (trước khi bổ nhiệm) của nhóm triển khai
Bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ thiết lập kế hoạch thực hiện BIM (trước khi bổ nhiệm) của nhóm triển khai, để đưa vào phản hồi đấu thầu của bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng.

Khi thực hiện việc này, bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ xem xét:
a) tên đề xuất và sơ yếu lý lịch chuyên môn của những cá nhân sẽ thực hiện chức năng quản lý thông tin thay mặt cho nhóm triển khai;
b) chiến lược cung cấp thông tin của nhóm chuyển giao, bao gồm:
— cách tiếp cận của nhóm chuyển giao để đáp ứng các yêu cầu trao đổi thông tin của bên chỉ định,
— một bộ mục tiêu/mục đích cho việc sản xuất thông tin hợp tác,
— tổng quan về cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ thương mại của nhóm chuyển giao, và
— tổng quan về thành phần của nhóm chuyển giao, dưới dạng một hoặc nhiều nhóm nhiệm vụ;

c) chiến lược liên kết được đề xuất để nhóm chuyển giao áp dụng;

d) ma trận trách nhiệm cấp cao của nhóm chuyển giao, bao gồm trách nhiệm được phân bổ cho từng
yếu tố của mô hình thông tin và các mục tiêu chính liên quan đến từng yếu tố;

e) bất kỳ bổ sung hoặc sửa đổi nào được đề xuất đối với các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin của dự án mà nhóm chuyển giao yêu cầu để tạo điều kiện hiệu quả:
— thu thập thông tin tài sản hiện có,
— tạo, xem xét, phê duyệt và ủy quyền thông tin,
— bảo mật và phân phối thông tin, và
— chuyển giao thông tin cho bên chỉ định;
f) bất kỳ đề xuất bổ sung hoặc sửa đổi nào đối với tiêu chuẩn thông tin của dự án mà nhóm cung cấp yêu cầu để tạo điều kiện thuận lợi cho:
— trao đổi thông tin giữa các nhóm nhiệm vụ,
— phân phối thông tin cho các bên bên ngoài hoặc
— cung cấp thông tin cho bên chỉ định;
g) lịch trình đề xuất về phần mềm (bao gồm các phiên bản), phần cứng và cơ sở hạ tầng CNTT mà nhóm cung cấp dự định áp dụng.

5.3.3 Đánh giá năng lực và khả năng của nhóm nhiệm vụ
Mỗi nhóm nhiệm vụ sẽ tiến hành đánh giá năng lực và khả năng cung cấp thông tin của mình theo các yêu cầu trao đổi thông tin của bên chỉ định và kế hoạch thực hiện BIM (trước khi bổ nhiệm) của nhóm cung cấp 

Khi thực hiện việc này, mỗi nhóm nhiệm vụ sẽ xem xét:
a) năng lực và khả năng quản lý thông tin của nhóm nhiệm vụ, dựa trên:
— kinh nghiệm liên quan và số lượng thành viên nhóm nhiệm vụ đã quản lý thông tin theo chiến lược cung cấp thông tin được đề xuất; và
— giáo dục và đào tạo liên quan dành cho các thành viên nhóm nhiệm vụ;

b) năng lực và khả năng tạo ra thông tin của nhóm nhiệm vụ, dựa trên:
— kinh nghiệm liên quan và số lượng thành viên nhóm nhiệm vụ đã tạo ra thông tin
theo phương pháp và quy trình tạo thông tin của dự án; và
— giáo dục và đào tạo liên quan dành cho các thành viên nhóm nhiệm vụ;

c) tính khả dụng của công nghệ thông tin (CNTT) trong nhóm nhiệm vụ, dựa trên:
— lịch trình CNTT được đề xuất;
— thông số kỹ thuật và số lượng phần cứng của nhóm nhiệm vụ;
— kiến ​​trúc, công suất tối đa và mức sử dụng hiện tại của cơ sở hạ tầng CNTT của nhóm nhiệm vụ; và
— các thỏa thuận hỗ trợ và mức dịch vụ liên quan dành cho nhóm nhiệm vụ.

5.3.4 Thiết lập năng lực và khả năng của nhóm cung cấp
Bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ thiết lập năng lực và khả năng của nhóm cung cấp bằng cách tổng hợp các đánh giá do từng nhóm nhiệm vụ thực hiện để tạo ra bản tóm tắt về năng lực quản lý và sản xuất thông tin của nhóm cung cấp và khả năng cung cấp thông tin kịp thời.

5.3.5 Thiết lập kế hoạch huy động của nhóm cung cấp
Bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ thiết lập kế hoạch huy động được đề xuất của nhóm cung cấp sẽ được khởi xướng và triển khai trong quá trình huy động (5.5).
Khi thực hiện việc này, bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ xem xét cách tiếp cận, khung thời gian và trách nhiệm của họ đối với:
— thử nghiệm và lập tài liệu về các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin được đề xuất;
— thử nghiệm việc trao đổi thông tin giữa các nhóm nhiệm vụ;
— thử nghiệm việc cung cấp thông tin cho bên chỉ định;
— cấu hình và thử nghiệm CDE của dự án theo 5.1.7;
— cấu hình và thử nghiệm CDE (phân tán) của nhóm cung cấp và khả năng kết nối của nhóm này với CDE của dự án (nếu có) theo 5.1.7;
— mua sắm, triển khai, cấu hình và thử nghiệm phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng CNTT bổ sung;
— phát triển các nguồn lực chia sẻ bổ sung để nhóm cung cấp sử dụng;
— phát triển và cung cấp giáo dục (cần có kiến ​​thức) cho các thành viên nhóm cung cấp;
— phát triển và cung cấp đào tạo (cần có kỹ năng) cho các thành viên nhóm cung cấp;
— tuyển dụng thêm các thành viên của nhóm cung cấp để đạt được năng lực cần thiết; và
— hỗ trợ các cá nhân và tổ chức tham gia nhóm cung cấp trong quá trình bổ nhiệm.

5.3.6 Thiết lập sổ đăng ký rủi ro của nhóm cung cấp
Bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ thiết lập sổ đăng ký rủi ro của nhóm cung cấp bao gồm các rủi ro liên quan đến việc cung cấp thông tin kịp thời, theo yêu cầu về thông tin trao đổi của bên chỉ định và cách nhóm cung cấp dự định quản lý những rủi ro này.

Khi thực hiện việc này, bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ xem xét các rủi ro liên quan đến:
— các giả định mà nhóm cung cấp đã đưa ra liên quan đến các yêu cầu về thông tin trao đổi của bên chỉ định;
— đáp ứng các mốc cung cấp thông tin dự án của bên chỉ định;
— nội dung của giao thức thông tin của dự án;
— đạt được chiến lược cung cấp thông tin được đề xuất;
— áp dụng tiêu chuẩn thông tin của dự án và các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin;
— bao gồm (hoặc không bao gồm) các sửa đổi được đề xuất đối với tiêu chuẩn thông tin của dự án; và
— huy động nhóm cung cấp để đạt được năng lực và khả năng cần thiết.
LƯU Ý Sổ đăng ký rủi ro của nhóm giao hàng có thể được kết hợp trong các sổ đăng ký rủi ro khác được sử dụng trong suốt dự án.

5.3.7 Biên soạn phản hồi đấu thầu của nhóm giao hàng
Bên được chỉ định dẫn đầu tiềm năng sẽ biên soạn (nếu có) các mục sau để đưa vào phản hồi đấu thầu của nhóm giao hàng:
— (bổ nhiệm trước) Kế hoạch thực hiện BIM (5.3.2);
— tóm tắt đánh giá năng lực và khả năng (5.3.4);
— kế hoạch huy động (5.3.5); và
— đánh giá rủi ro cung cấp thông tin (5.3.6).

5.3.8 Các hoạt động cho phản hồi đấu thầu
Các hoạt động cho phản hồi đấu thầu được thể hiện trong Hình 6.

Chìa khóa

3.1 đề cử cá nhân đảm nhiệm chức năng quản lý thông tin
3.2 thiết lập kế hoạch thực hiện BIM của nhóm giao hàng (trước khi bổ nhiệm)
3.3 đánh giá năng lực và khả năng của nhóm nhiệm vụ
3.4 thiết lập năng lực và khả năng của đội ngũ giao hàng
3.5 thiết lập kế hoạch huy động đội giao hàng dự kiến
3.6 thiết lập sổ đăng ký rủi ro của nhóm giao hàng
3.7 biên soạn phản hồi đấu thầu của nhóm giao hàng

A mô hình thông tin được tiến hành bởi các nhóm cung cấp tiếp theo cho mỗi cuộc hẹn

LƯU Ý 1 Hoạt động 3.3 được trình bày nhiều lần để nhấn mạnh rằng mỗi nhóm nhiệm vụ cần thực hiện hoạt động này.

LƯU Ý 2 Các hoạt động được trình bày song song nhằm mục đích nhấn mạnh rằng các hoạt động này có thể được thực hiện đồng thời.

Hình 6 Quy trình quản lý thông tin Phản hồi đấu thầu