12.1 Nguyên tắc
Giải pháp và quy trình làm việc của CDE nên được sử dụng để quản lý thông tin trong quá trình quản lý tài sản và giao dự án. Trong giai đoạn giao dự án, giải pháp và quy trình làm việc của CDE hỗ trợ các quy trình quản lý thông tin trong ISO 19650-2:2018, 5.6 và 5.7.

Khi kết thúc dự án, các vùng chứa thông tin cần thiết để quản lý tài sản nên được chuyển từ PIM sang AIM. Các vùng chứa thông tin dự án còn lại, bao gồm bất kỳ vùng chứa nào ở trạng thái lưu trữ, nên được giữ lại ở chế độ chỉ đọc trong trường hợp có tranh chấp và để giúp rút ra bài học kinh nghiệm. Khung thời gian để giữ lại các vùng chứa thông tin dự án nên được xác định trong EIR.

Bản sửa đổi hiện tại của mỗi vùng chứa thông tin trong CDE phải ở một trong ba trạng thái sau:
— đang tiến hành (xem 12.2);
— đã chia sẻ (xem 12.4); hoặc
— đã xuất bản (xem 12.6).
Các vùng chứa thông tin hiện tại có thể tồn tại ở cả ba trạng thái, tùy thuộc vào quá trình phát triển của chúng.

Cũng nên có một trạng thái lưu trữ (xem 12.7) cung cấp nhật ký về tất cả các giao dịch chứa thông tin và dấu vết kiểm toán về quá trình phát triển của chúng.

Các trạng thái này được thể hiện trong sơ đồ khái niệm ở Hình 10. Hình 10 cố tình không minh họa tính phức tạp của quy trình làm việc CDE, bao gồm nhiều lần lặp lại quá trình phát triển chứa thông tin , nhiều lần đánh giá, phê duyệt và ủy quyền, và nhiều mục nhật ký vào các vùng chứa thông tin ghi lại lưu trữ ở bất kỳ trạng thái nào khác.

Quá trình chuyển đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác phải tuân theo các quy trình phê duyệt và ủy quyền (xem 12.3 và 12.5).

Mỗi vùng chứa thông tin được quản lý thông qua CDE phải có siêu dữ liệu bao gồm:
1. mã sửa đổi, theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận, ví dụ như IEC 82045-1; và
2. mã trạng thái, hiển thị cách sử dụng thông tin được phép.

Siêu dữ liệu ban đầu được tác giả chỉ định và sau đó được sửa đổi bằng các quy trình phê duyệt và ủy quyền. Việc sử dụng một container thông tin cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích sử dụng được chỉ định bởi mã trạng thái của nó sẽ gây rủi ro cho người dùng.

Giải pháp CDE có thể bao gồm cả khả năng quản lý cơ sở dữ liệu để quản lý các thuộc tính và siêu dữ liệu của container thông tin, và khả năng truyền tải để phát hành thông báo cập nhật cho các thành viên trong nhóm và duy trì dấu vết kiểm toán về việc xử lý thông tin.

Toàn bộ mô hình thông tin không phải lúc nào cũng được lưu giữ ở một nơi, đặc biệt là đối với các tài sản hoặc dự án lớn hoặc phức tạp, hoặc các nhóm phân tán rộng rãi. Làm việc cộng tác dựa trên vùng chứa thông tin cho phép phân phối luồng công việc CDE trên các hệ thống máy tính hoặc nền tảng công nghệ khác nhau.
Những lợi thế của việc áp dụng giải pháp và luồng công việc CDE như vậy bao gồm:
— trách nhiệm đối với thông tin trong mỗi vùng chứa thông tin vẫn thuộc về tổ chức
đã tạo ra nó và mặc dù thông tin được chia sẻ và sử dụng lại nhưng chỉ tổ chức đó mới được phép thay đổi
nội dung;
— vùng chứa thông tin được chia sẻ giúp giảm thời gian và chi phí trong việc tạo thông tin được phối hợp; và
— có thể sử dụng toàn bộ dấu vết kiểm toán về quá trình tạo thông tin trong và sau mỗi hoạt động phân phối dự án
và quản lý tài sản.

Hình 10 — Khái niệm môi trường dữ liệu chung (CDE)

12.2 Trạng thái công việc đang tiến hành
Trạng thái công việc đang tiến hành được sử dụng cho thông tin trong khi nhóm tác vụ của nhóm này đang phát triển. Một vùng chứa thông tin ở trạng thái này không được hiển thị hoặc truy cập được đối với bất kỳ nhóm tác vụ nào khác. Điều này đặc biệt quan trọng nếu giải pháp CDE được triển khai thông qua một hệ thống dùng chung, ví dụ như máy chủ dùng chung hoặc cổng thông tin web.

12.3 Quá trình chuyển đổi kiểm tra/xem xét/phê duyệt
Quá trình chuyển đổi kiểm tra/xem xét/phê duyệt so sánh bộ chứa thông tin với kế hoạch phân phối thông tin và với các tiêu chuẩn, phương pháp và quy trình đã thỏa thuận để tạo thông tin. Quá trình chuyển đổi kiểm tra/xem xét/phê duyệt phải được thực hiện bởi nhóm tác vụ khởi tạo.

12.4 Trạng thái dùng chung
Mục đích của trạng thái dùng chung là cho phép phát triển mang tính xây dựng và hợp tác của mô hình thông tin trong nhóm chuyển giao.

Các vùng chứa thông tin trong trạng thái dùng chung phải được tất cả các bên được chỉ định phù hợp (bao gồm cả những bên trong các nhóm phân phối khác) tham khảo để phối hợp với thông tin của riêng họ, tuân theo bất kỳ hạn chế nào liên quan đến bảo mật. Các vùng chứa thông tin này phải hiển thị và có thể truy cập được nhưng không thể chỉnh sửa. Nếu cần chỉnh sửa, vùng chứa thông tin phải được trả về trạng thái đang tiến hành để tác giả sửa đổi và gửi lại.

Trạng thái được chia sẻ cũng được sử dụng cho các vùng chứa thông tin đã được chấp thuận để chia sẻ với bên chỉ định và đã sẵn sàng để ủy quyền. Việc sử dụng trạng thái được chia sẻ này có thể được gọi là trạng thái được chia sẻ của máy khách.

12.5 Chuyển đổi xem xét/ủy quyền
Chuyển đổi xem xét/ủy quyền so sánh tất cả các vùng chứa thông tin tại thời điểm trao đổi thông tin với các yêu cầu thông tin có liên quan để phối hợp, hoàn thiện và chính xác. Nếu một vùng chứa thông tin đáp ứng các yêu cầu về thông tin, trạng thái của nó sẽ được thay đổi thành đã xuất bản. Các vùng chứa thông tin không đáp ứng các yêu cầu về thông tin phải được trả về trạng thái đang tiến hành để sửa đổi và gửi lại.

Quyền hạn phân tách thông tin (ở trạng thái đã công bố) có thể được sử dụng cho giai đoạn tiếp theo của quá trình triển khai dự án, bao gồm thiết kế hoặc xây dựng chi tiết hơn, hoặc để quản lý tài sản, khỏi thông tin vẫn có thể thay đổi (ở trạng thái công việc đang tiến hành hoặc trạng thái được chia sẻ).

12.6 Trạng thái đã công bố
Trạng thái đã công bố được sử dụng cho thông tin đã được ủy quyền sử dụng, ví dụ như trong việc xây dựng một dự án mới hoặc trong quá trình vận hành tài sản.

PIM khi kết thúc dự án hoặc AIM trong quá trình vận hành tài sản chỉ chứa thông tin ở trạng thái đã công bố hoặc trạng thái lưu trữ.

12.7 Trạng thái lưu trữ
Trạng thái lưu trữ được sử dụng để lưu nhật ký về tất cả các vùng chứa thông tin đã được chia sẻ và công bố trong quá trình quản lý thông tin cũng như theo dõi quá trình phát triển của chúng. Một vùng chứa thông tin được tham chiếu trong trạng thái lưu trữ trước đó ở trạng thái đã công bố biểu thị thông tin có khả năng đã được sử dụng cho công việc thiết kế chi tiết hơn, cho việc xây dựng hoặc cho việc quản lý tài sản.