Ths.KTS NGUYỄN PHƯỚC DỰ
5.1 Nguyên tắc
Bên chỉ định phải hiểu thông tin nào là bắt buộc liên quan đến tài sản hoặc dự án của họ để hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức hoặc dự án. Những yêu cầu này có thể đến từ tổ chức của họ hoặc các bên bên ngoài quan tâm. Bên chỉ định phải có khả năng diễn đạt những yêu cầu này cho các tổ chức và cá nhân khác cần biết để chỉ định hoặc thông báo cho công việc của họ. Điều này áp dụng cho tài sản và dự án ở mọi quy mô, nhưng các nguyên tắc trong tài liệu này phải được áp dụng một cách tương xứng. Các bên chỉ định ít kinh nghiệm hơn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ của chuyên gia để giúp thực hiện các nhiệm vụ này.
Các bên được chỉ định, bao gồm cả các bên được chỉ định chính, có thể thêm các yêu cầu thông tin của riêng họ vào những yêu cầu mà họ nhận được. Một số yêu cầu thông tin có thể được chuyển cho các bên được chỉ định của riêng họ, đặc biệt là khi cần trao đổi thông tin trong nhóm cung cấp và thông tin này không được trao đổi với bên chỉ định.
Bên chỉ định phải nêu mục đích của họ khi yêu cầu cung cấp thông tin, bao gồm các khía cạnh của tài sản dự định được quản lý. Các mục đích này có thể bao gồm:
— 1.Sổ đăng ký tài sản: sổ đăng ký tài sản cần được cung cấp để hỗ trợ kiểm toán và báo cáo chính xác; sổ này cần bao gồm cả tài sản không gian và tài sản vật chất cùng nhóm của chúng;
— 2.Hỗ trợ cho trách nhiệm tuân thủ và quản lý: bên chỉ định cần chỉ rõ thông tin cần thiết để hỗ trợ duy trì sức khỏe và sự an toàn của người sử dụng tài sản;
— 3.Quản lý rủi ro: thông tin cần được yêu cầu hoặc bị xóa bỏ để hỗ trợ quản lý rủi ro,
đặc biệt là để xác định và xem xét các rủi ro mà một dự án hoặc tài sản có thể gặp phải, ví dụ thiên tai, sự kiện thời tiết khắc nghiệt hoặc hỏa hoạn; hoặc
— 4.Hỗ trợ cho các câu hỏi kinh doanh: bên chỉ định cần chỉ rõ thông tin cần thiết để hỗ trợ việc xem xét hồ sơ kinh doanh về quyền sở hữu và vận hành tài sản; điều này cần bao gồm sự phát triển liên tục của các tác động và khía cạnh có lợi sau đây của tài sản từ lần bàn giao sớm nhất trở đi:
— 5.Quản lý năng lực và sử dụng: tài liệu về năng lực và việc sử dụng dự kiến của tài sản phải được cung cấp khi cần thiết để hỗ trợ so sánh việc sử dụng thực tế và việc sử dụng và quản lý danh mục đầu tư;
— 6.Quản lý an ninh và giám sát: thông tin phải được yêu cầu hoặc bị xóa để hỗ trợ quản lý an ninh và giám sát tài sản và các địa điểm lân cận hoặc kề cận theo yêu cầu an ninh;
— 7.Hỗ trợ cải tạo: cải tạo từng không gian hoặc địa điểm và toàn bộ tài sản phải được hỗ trợ thông tin chi tiết về năng lực, về diện tích, không gian, khả năng chiếm dụng, điều kiện môi trường và khả năng chịu tải của kết cấu;
— 8.Tác động dự đoán và thực tế: bên chỉ định phải yêu cầu thông tin liên quan đến tác động từ chất lượng, chi phí, lịch trình, carbon (CO2e), năng lượng, chất thải, mức tiêu thụ nước hoặc các tác động môi trường khác;
— 9.Hoạt động: thông tin cần thiết cho hoạt động bình thường của tài sản phải được cung cấp để giúp bên chỉ định dự đoán chi phí vận hành tài sản;
— 10.Bảo trì và sửa chữa: thông tin về các nhiệm vụ bảo trì được khuyến nghị, bao gồm bảo trì phòng ngừa theo kế hoạch, phải được cung cấp để giúp bên chỉ định dự đoán và lập kế hoạch cho chi phí bảo trì;
— 11.Thay thế: thông tin về tuổi thọ và chi phí thay thế dự kiến hoặc tham chiếu phải được cung cấp cho bên chỉ định để dự đoán chi phí thay thế; tái chế tài sản vật chất phải được hỗ trợ bằng thông tin chi tiết liên quan đến
các vật liệu cấu thành chính; và
— 12.Ngừng hoạt động và xử lý: thông tin về việc ngừng hoạt động được khuyến nghị phải được cung cấp để giúp bên chỉ định dự đoán và lập kế hoạch cho chi phí cuối vòng đời Các yêu cầu về thông tin liên quan đến giai đoạn giao tài sản phải được thể hiện theo các giai đoạn dự án mà bên chỉ định hoặc bên chỉ định chính dự định sử dụng. Yêu cầu thông tin liên quan đến giai đoạn hoạt động của một tài sản phải được thể hiện dưới dạng các sự kiện kích hoạt vòng đời có thể dự đoán trước như bảo trì theo kế hoạch hoặc phản ứng, kiểm tra thiết bị phòng cháy, thay thế linh kiện hoặc thay đổi nhà cung cấp quản lý tài sản.
Các loại yêu cầu thông tin và mô hình thông tin khác nhau được thể hiện trong Hình 2 và được giải thích trong 5.2 đến 5.7.
LƯU Ý Trong hình này, “đóng gói” có nghĩa là “cung cấp đầu vào cho”, “góp phần vào” có nghĩa là “cung cấp đầu vào cho”, “chỉ định” có nghĩa là “xác định nội dung, cấu trúc và phương pháp luận”.
Hình 2 — Thứ bậc yêu cầu thông tin
OIR giải thích thông tin cần thiết để trả lời hoặc thông báo các mục tiêu chiến lược cấp cao trong
bên chỉ định. Các yêu cầu này có thể phát sinh vì nhiều lý do, bao gồm:
— hoạt động kinh doanh chiến lược;
— quản lý tài sản chiến lược;
— lập kế hoạch danh mục đầu tư;
— nhiệm vụ quản lý; hoặc
— hoạch định chính sách.
OIR có thể tồn tại vì những lý do khác ngoài quản lý tài sản, ví dụ liên quan đến việc nộp tài khoản tài chính hàng năm. Các OIR này không được xem xét thêm trong tài liệu này.
5.3 Yêu cầu về thông tin tài sản (AIR)
AIR đặt ra các khía cạnh quản lý, thương mại và kỹ thuật của việc tạo ra thông tin tài sản. Các khía cạnh quản lý và thương mại phải bao gồm tiêu chuẩn thông tin và các phương pháp và quy trình sản xuất do nhóm cung cấp thực hiện.
Các khía cạnh kỹ thuật của AIR chỉ định những thông tin chi tiết cần thiết để trả lời OIR liên quan đến tài sản. Những yêu cầu này phải được diễn đạt theo cách có thể được kết hợp vào các cuộc hẹn quản lý tài sản để hỗ trợ việc ra quyết định của tổ chức.
Một bộ AIR phải được chuẩn bị để ứng phó với từng sự kiện kích hoạt trong quá trình vận hành tài sản và
nếu thích hợp, cũng phải tham chiếu đến các yêu cầu về bảo mật.
Khi có chuỗi cung ứng, AIR do bên được chỉ định chính nhận được có thể được chia nhỏ và chuyển cho bất kỳ cuộc hẹn nào của bên đó. AIR do bên được chỉ định chính nhận được có thể được tăng cường bằng các yêu cầu về thông tin của riêng bên đó.
Trong một chiến lược và kế hoạch quản lý tài sản, có thể có một số cuộc hẹn khác nhau. AIR từ tất cả những điều này sẽ tạo thành một bộ yêu cầu thông tin thống nhất và phối hợp, đủ để giải quyết tất cả các OIR liên quan đến tài sản.
5.4 Yêu cầu thông tin dự án (PIR)
PIR giải thích thông tin cần thiết để trả lời hoặc thông báo các mục tiêu chiến lược cấp cao trong bên chỉ định liên quan đến một dự án tài sản xây dựng cụ thể. PIR được xác định từ cả quy trình quản lý dự án và quy trình quản lý tài sản.
Một bộ yêu cầu thông tin cần được chuẩn bị cho từng điểm quyết định chính của bên chỉ định trong suốt dự án.
Các khách hàng thường xuyên có thể phát triển một bộ PIR chung có thể được áp dụng, có hoặc không có sửa đổi, trên tất cả các dự án của họ.
5.5 Yêu cầu thông tin trao đổi (EIR)
EIR đặt ra các khía cạnh quản lý, thương mại và kỹ thuật của việc tạo thông tin dự án.
Các khía cạnh quản lý và thương mại phải bao gồm tiêu chuẩn thông tin và các phương pháp và quy trình sản xuất mà nhóm cung cấp sẽ triển khai.
Các khía cạnh kỹ thuật của EIR phải chỉ định những thông tin chi tiết cần thiết để trả lời PIR. Những yêu cầu này phải được diễn đạt theo cách mà chúng có thể được kết hợp vào các cuộc hẹn liên quan đến dự án. EIR thường phải phù hợp với các sự kiện kích hoạt đại diện cho việc hoàn thành một số hoặc tất cả các giai đoạn của dự án.
EIR cần được xác định ở bất kỳ nơi nào các cuộc hẹn được thiết lập. Đặc biệt, EIR do một bên được chỉ định chính nhận được có thể được chia nhỏ và chuyển tiếp trong bất kỳ cuộc hẹn nào của chính bên đó, v.v. dọc theo chuỗi cung ứng. EIR do các bên được chỉ định nhận được, bao gồm cả các bên được chỉ định chính, có thể được bổ sung bằng EIR của riêng họ. Một số EIR có thể được chuyển cho các bên được chỉ định của riêng họ, đặc biệt là khi cần trao đổi thông tin trong nhóm cung cấp và thông tin này không được trao đổi với bên chỉ định.
Trong một dự án có thể tồn tại một số cuộc hẹn khác nhau. EIR từ tất cả các cuộc hẹn này phải tạo thành một tập hợp các yêu cầu thông tin thống nhất và phối hợp, đủ để giải quyết tất cả PIR.
5.6 Mô hình thông tin tài sản (AIM)
AIM hỗ trợ các quy trình quản lý tài sản chiến lược và hàng ngày do bên chỉ định thiết lập. Nó cũng có thể cung cấp thông tin khi bắt đầu quá trình cung cấp dự án. Ví dụ, AIM có thể chứa sổ đăng ký thiết bị, chi phí bảo trì tích lũy, hồ sơ về ngày lắp đặt và bảo trì, thông tin chi tiết về quyền sở hữu tài sản và các thông tin chi tiết khác mà bên chỉ định coi là có giá trị và muốn quản lý theo cách có hệ thống.
5.7 Mô hình thông tin dự án (PIM)
PIM hỗ trợ việc triển khai dự án và đóng góp vào AIM để hỗ trợ các hoạt động quản lý tài sản. PIM cũng nên được lưu trữ để cung cấp kho lưu trữ dài hạn của dự án và cho mục đích kiểm toán. Ví dụ, PIM có thể chứa thông tin chi tiết về hình học dự án, vị trí của thiết bị, yêu cầu về hiệu suất trong quá trình thiết kế dự án, phương pháp xây dựng, lập lịch trình, tính chi phí và chi tiết về các hệ thống, thành phần và thiết bị đã lắp đặt, bao gồm các yêu cầu về bảo trì, trong quá trình xây dựng dự án.
Sách học BIM & Revit, Tác giả : ThS.KTS.Nguyễn Phước Dự
Tài liệu liên quan
1.What is ISO 19650‑1 about?
ISO 19650-1 là phần đầu tiên của loạt tiêu chuẩn ISO 19650 về mô hình hóa thông tin công trình (BIM). Phần này phác thảo các khái niệm, nguyên tắc và đưa ra các khuyến nghị về cách quản lý thông tin tòa nhà....
4 Thông tin về tài sản và dự án, quan điểm và làm việc cộng tác
Hầu hết các dự án đều liên quan đến công việc trên một tài sản hiện có, ngay cả khi đây là một địa điểm chưa được phát triển trước đó. Các dự án này phải bao gồm một số thông tin về tài sản đã có từ trước để hỗ trợ cho việc phát triển bản tóm tắt dự án và phải có sẵn cho các bên được chỉ định làm việc trong dự án. Các quy trình quản lý thông tin trong tài liệu này bao gồm việc chuyển giao thông tin có liên quan giữa AIM và PIM khi bắt đầu và kết thúc dự án. Thông tin về tài sản và dự án có giá trị đáng kể đối với các bên được chỉ định, chỉ định và chỉ định tham gia vào việc quản lý tài sản và triển khai dự án. Điều này bao gồm cả những nơi không có sự chỉ định chính thức. Các bên được chỉ định, chỉ định và chỉ định bao gồm chủ sở hữu, người điều hành và người quản lý tài sản đã xây dựng và những người triển khai các dự án thiết kế và xây dựng. Thông tin về tài sản và dự án cũng có giá trị đối với các nhà hoạch định chính sách, cơ quan quản lý, nhà đầu tư, công ty bảo hiểm và các bên bên ngoài khác....
2. Phạm vi, Thuật ngữ và định nghĩa (1-2-3)
Tài liệu này phác thảo các khái niệm và nguyên tắc quản lý thông tin ở giai đoạn trưởng thành được mô tả là “mô hình hóa thông tin xây dựng (BIM) theo loạt ISO 19650”. Tài liệu này đưa ra các khuyến nghị về khuôn khổ để quản lý thông tin bao gồm trao đổi, ghi lại, lập phiên bản và tổ chức cho tất cả các bên liên quan. Tài liệu này áp dụng cho toàn bộ vòng đời của bất kỳ tài sản xây dựng nào, bao gồm lập kế hoạch chiến lược, thiết kế ban đầu, kỹ thuật, phát triển, lập tài liệu và xây dựng, hoạt động hàng ngày, bảo trì, tân trang, sửa chữa và kết thúc vòng đời. Tài liệu này có thể được điều chỉnh cho các tài sản hoặc dự án ở mọi quy mô và độ phức tạp, để không cản trở tính linh hoạt và đa năng đặc trưng cho nhiều chiến lược mua sắm tiềm năng và để giải quyết chi phí triển khai tài liệu này....
6. Chu kỳ cung cấp thông tin
Vòng tròn đặc thể hiện quá trình trao đổi thông tin. Các mũi tên dọc thể hiện yêu cầu thông tin và các sản phẩm thông tin được trao đổi giữa bên chỉ định và bên được chỉ định chính. Các mũi tên tròn bên trái các mũi tên dọc thể hiện quá trình cung cấp thông tin của bên được chỉ định chính, việc bên chỉ định kiểm tra thông tin đó so với các yêu cầu, và bất kỳ lần lặp nào cần thiết để hoàn tất quá trình trao đổi thông tin (ví dụ khi thông tin bắt buộc bị thiếu hoặc không được cung cấp theo chất lượng yêu cầu). Các mũi tên tròn bên phải các mũi tên dọc thể hiện quá trình cung cấp thông tin từ bên chỉ định cho bên được chỉ định chính, việc kiểm tra thông tin đó so với thông tin cần thiết để bắt đầu giai đoạn dự án tiếp theo và bất kỳ lần lặp nào để hoàn tất quá trình trao đổi thông tin. ...
7.Chức năng quản lý thông tin dự án và tài sản
Sự rõ ràng về chức năng, trách nhiệm, thẩm quyền và phạm vi của bất kỳ nhiệm vụ nào là những khía cạnh thiết yếu của việc quản lý thông tin hiệu quả. Các chức năng nên được lồng ghép vào các cuộc hẹn, thông qua một lịch trình dịch vụ cụ thể hoặc bằng cách tham chiếu đến các nghĩa vụ chung hơn. Tài liệu này xác định các loại chức năng quản lý thông tin cần được xem xét và trách nhiệm của chúng, và cần được đọc cùng với các tài liệu bổ nhiệm khác. Các chức năng quản lý thông tin, trách nhiệm và thẩm quyền cần được phân bổ cho các bên dựa trên tính phù hợp và khả năng thực hiện của họ. Trong các doanh nghiệp hoặc dự án nhỏ hơn, nhiều chức năng có thể được thực hiện bởi cùng một cá nhân hoặc bên....
8 Năng lực và khả năng của đội ngũ chuyển giao
Bên chỉ định nên xem xét năng lực và khả năng của nhóm triển khai dự kiến để đáp ứng các yêu cầu về thông tin. Việc xem xét này có thể được thực hiện bởi bên chỉ định, bởi chính nhóm triển khai dự kiến hoặc bởi một bên độc lập. Phạm vi của việc xem xét nên được cung cấp cho nhóm triển khai dự kiến. Việc xem xét có thể được hoàn thành trong nhiều bước, ví dụ khi sử dụng tiền thẩm định, nhưng phải được hoàn thành trước khi bổ nhiệm....
9. Làm việc cộng tác dựa trên vùng chứa thông tin
Việc sản xuất thông tin theo nhóm nên được định nghĩa theo các thuật ngữ chung về thông tin có cấu trúc để cho phép các nguyên tắc cơ bản của hoạt động cộng tác dựa trên vùng chứa thông tin có thể đạt được....
10. Lập kế hoạch cung cấp thông tin
Việc lập kế hoạch cung cấp thông tin là trách nhiệm của mỗi bên được chỉ định chính và bên được chỉ định. Các kế hoạch phải được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu về thông tin do bên chỉ định đặt ra và phải phản ánh phạm vi của cuộc chỉ định trong toàn bộ vòng đời tài sản...
11 Quản lý sản xuất thông tin hợp tác
Giải pháp CDE và quy trình làm việc cần được triển khai để cho phép những người cần thông tin để thực hiện chức năng của họ có thể truy cập thông tin. Giải pháp có thể được triển khai theo nhiều cách và sử dụng nhiều công nghệ khác nhau. Trong “BIM theo loạt ISO 19650”, giải pháp CDE và quy trình làm việc cho phép phát triển mô hình thông tin liên kết. Mô hình này bao gồm các mô hình thông tin từ các bên được chỉ định chính, nhóm cung cấp hoặc nhóm nhiệm vụ khác nhau. Bảo mật và chất lượng thông tin cần được xem xét và, khi thích hợp, tích hợp vào định nghĩa hoặc các đề xuất cho CDE. Các khái niệm và nguyên tắc chi tiết hơn liên quan đến giải pháp CDE và quy trình làm việc có trong Điều khoản 12. ...
12 Giải pháp và quy trình làm việc chung của môi trường dữ liệu (CDE)
Giải pháp và quy trình làm việc của CDE nên được sử dụng để quản lý thông tin trong quá trình quản lý tài sản và giao dự án. Trong giai đoạn giao dự án, giải pháp và quy trình làm việc của CDE hỗ trợ các quy trình quản lý thông tin trong ISO 19650-2:2018, 5.6 và 5.7. Khi kết thúc dự án, các vùng chứa thông tin cần thiết để quản lý tài sản nên được chuyển từ PIM sang AIM. Các vùng chứa thông tin dự án còn lại, bao gồm bất kỳ vùng chứa nào ở trạng thái lưu trữ, nên được giữ lại ở chế độ chỉ đọc trong trường hợp có tranh chấp và để giúp rút ra bài học kinh nghiệm. Khung thời gian để giữ lại các vùng chứa thông tin dự án nên được xác định trong EIR....
.png)
