5.4 Quy trình quản lý thông tin — Chỉ định
5.4.1 Xác nhận kế hoạch thực hiện BIM của nhóm triển khai

Bên được chỉ định chính sẽ xem xét và xác nhận kế hoạch thực hiện BIM được lập tại mục 5.3.2, sau khi tham vấn với từng nhóm công tác. Việc này bao gồm việc xem xét và xác nhận các nguồn lực (cả nhân lực và kỹ thuật) sẽ được triển khai trong quá trình chỉ định, và kiểm tra phương pháp kỹ thuật sẽ được sử dụng trong quá trình trao đổi thông tin.

Bên được chỉ định chính sẽ truyền đạt kế hoạch thực hiện BIM cho tất cả các bên được chỉ định, sẽ duy trì việc xem xét kế hoạch trong suốt thời gian chỉ định của bên được chỉ định chính và sẽ cập nhật và tái triển khai khi cần thiết

5.4.2 Thiết lập ma trận trách nhiệm chi tiết của nhóm chuyển giao
Bên được chỉ định chủ trì phải thiết lập một ma trận trách nhiệm chi tiết để xác nhận thông tin cần được sản xuất, thời điểm trao đổi thông tin với ai và nhóm công tác nào chịu trách nhiệm sản xuất thông tin. Khi thực hiện việc này, bên được chỉ định chủ trì phải xem xét:
— các mốc thời gian chuyển giao thông tin;
— năng lực và khả năng của toàn bộ nhóm chuyển giao;
— các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản;
— các yếu tố của cấu trúc phân tích dữ liệu chứa thông tin được phân bổ cho từng nhóm công tác; và
— các mối quan hệ phụ thuộc của nhóm công tác trong quy trình sản xuất thông tin.

5.4.3 Thiết lập EIR (Tham chiếu đến Dữ liệu Quan hệ Quốc tế) của bên được chỉ định chủ trì (ISO 19650-3)

Trường hợp nhóm chuyển giao trong giai đoạn vận hành bao gồm các bên được chỉ định khác làm nhóm công tác, bên được chỉ định chủ trì phải cấp cho họ EIR (Tham chiếu đến Dữ liệu Quan hệ Quốc tế) phù hợp (ISO 19650-3) và các cân nhắc liên quan như được mô tả trong 5.2.2.

LƯU Ý Xem Mục 0.5 và Hình 3 để biết giải thích về mối quan hệ giữa bên được chỉ định chính và bất kỳ bên được chỉ định nào khác trong nhóm cung cấp.

5.4.4 Thiết lập (các) kế hoạch cung cấp thông tin nhiệm vụ
Mỗi nhóm nhiệm vụ phải thiết lập và duy trì một kế hoạch cung cấp thông tin nhiệm vụ (TIDP) trong suốt thời gian được chỉ định.
Khi thực hiện việc này, mỗi nhóm nhiệm vụ phải xem xét:
— các mốc thời gian cung cấp thông tin quản lý tài sản;
— trách nhiệm của nhóm nhiệm vụ trong ma trận trách nhiệm chi tiết;
— EIR (Tiêu chuẩn về Thông tin và Rủi ro) của bên được chỉ định chính (ISO 19650-3);
— tính khả dụng của thông tin tham chiếu và các nguồn lực được chia sẻ trong nhóm cung cấp; và
— thời gian nhóm nhiệm vụ cần để tạo thông tin.

TIDP phải liệt kê và xác định cho mỗi vùng chứa thông tin:
— ID và tiêu đề duy nhất;
— các bên tiền nhiệm hoặc phụ thuộc;
— mức độ thông tin cần thiết;
— thời gian sản xuất ước tính;
— tác giả thông tin chịu trách nhiệm sản xuất thông tin đó; và
— mốc thời gian giao hàng.

5.4.5 Thiết lập kế hoạch cung cấp thông tin tổng thể
Bên được chỉ định chủ trì sẽ tổng hợp TIDP từ mỗi nhóm công tác để thiết lập kế hoạch cung cấp thông tin tổng thể (MIDP) của nhóm công tác, thông báo cho mỗi nhóm công tác về bất kỳ thay đổi nào cần thiết đối với TIDP của mình và thêm hoặc cập nhật bất kỳ rủi ro nào vào sổ đăng ký rủi ro của nhóm công tác, đồng thời thông báo cho bên chỉ định khi cần thiết.
Khi thực hiện việc này, bên được chỉ định chủ trì sẽ xem xét:
— các trách nhiệm được giao trong ma trận trách nhiệm chi tiết;
— các thông tin tiền nhiệm và sự phụ thuộc giữa các nhóm nhiệm vụ và bất kỳ thay đổi nào đối với TIDP
cần thiết do đó;
— thời gian cần thiết để bên được chỉ định chủ trì xem xét và phê duyệt thông tin được cung cấp; và
— thời gian cần thiết để bên được chỉ định xem xét và chấp nhận thông tin được cung cấp.

5.4.6 Hoàn tất việc chỉ định bên được chỉ định chủ trì
Bên chỉ định sẽ chỉ định từng bên được chỉ định chủ trì, cho phép bên được chỉ định chủ trì có đủ thời gian để huy động trước khi cần bắt đầu sản xuất thông tin.
Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét năng lực và khả năng của từng bên được chỉ định chủ trì tiềm năng theo các tiêu chí đánh giá đã có từ trước (5.2.4).

LƯU Ý: Đánh giá năng lực và năng lực là một hoạt động quan trọng để đảm bảo rằng mỗi nhóm cung cấp, do một bên được chỉ định chủ trì dẫn dắt, có thể cung cấp dịch vụ quản lý thông tin hiệu quả.
Bên chỉ định phải đảm bảo rằng các nội dung sau đây được bao gồm trong các tài liệu bổ nhiệm đã hoàn thành cho bên được chỉ định chính và được quản lý bằng cách sử dụng kiểm soát thay đổi:
— EIR của bên chỉ định (ISO 19650-3);
— tiêu chuẩn thông tin tài sản (bao gồm bất kỳ bổ sung hoặc sửa đổi nào đã được thỏa thuận);
— các phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản (bao gồm bất kỳ bổ sung hoặc sửa đổi nào đã được thỏa thuận);
— giao thức thông tin tài sản (bao gồm bất kỳ bổ sung hoặc sửa đổi nào đã được thỏa thuận);
— kế hoạch thực hiện BIM của nhóm chuyển giao; và
— MIDP của nhóm chuyển giao.

5.4.7 Hoàn thành việc bổ nhiệm của bên được chỉ định
Bên được chỉ định chính sẽ chỉ định từng bên được chỉ định, cho phép bên được chỉ định có đủ thời gian để huy động trước khi cần bắt đầu sản xuất thông tin.
Khi làm như vậy, bên được chỉ định chính phải đảm bảo rằng các nội dung sau đây được bao gồm trong các tài liệu bổ nhiệm đã hoàn thành cho bên được chỉ định và được quản lý bằng cách sử dụng kiểm soát thay đổi:
— EIR của bên được chỉ định chính (ISO 19650-3);
— tiêu chuẩn thông tin tài sản (bao gồm bất kỳ bổ sung hoặc sửa đổi nào đã được thỏa thuận);
— phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản (bao gồm bất kỳ bổ sung hoặc
sửa đổi nào đã được thỏa thuận);
— giao thức thông tin tài sản (bao gồm bất kỳ bổ sung hoặc sửa đổi nào đã được thỏa thuận);
— kế hoạch thực hiện BIM của nhóm triển khai; và
— TIDP liên quan.

5.4.8 Các hoạt động cần chỉ định
Các hoạt động cần chỉ định được thể hiện trong Hình 8

Chú thích
4.1 Xác nhận kế hoạch thực hiện BIM của nhóm triển khai
4.2 Thiết lập ma trận trách nhiệm chi tiết của nhóm triển khai
4.3 Thiết lập EIR của bên được chỉ định chính (ISO 19650-3)
4.4 Thiết lập kế hoạch cung cấp thông tin nhiệm vụ
4.5 Thiết lập kế hoạch cung cấp thông tin tổng thể
4.6 Hoàn thành việc chỉ định của bên được chỉ định chính
4.7 Hoàn thành việc chỉ định của bên được chỉ định
Hình 8 — Quy trình quản lý thông tin — Chỉ định