10.1 Nguyên tắc
Việc lập kế hoạch cung cấp thông tin là trách nhiệm của mỗi bên được chỉ định chính và bên được chỉ định. Các kế hoạch phải được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu về thông tin do bên chỉ định đặt ra và phải phản ánh phạm vi của cuộc chỉ định trong toàn bộ vòng đời tài sản. Mỗi kế hoạch cung cấp thông tin phải nêu rõ:
— thông tin sẽ đáp ứng các yêu cầu được xác định trong AIR hoặc EIR như thế nào;
— khi nào thông tin sẽ được cung cấp, ban đầu liên quan đến các giai đoạn dự án hoặc các mốc quản lý tài sản và sau đó liên quan đến các ngày cung cấp thực tế;
— thông tin sẽ được cung cấp như thế nào;
— thông tin sẽ được phối hợp với thông tin từ các bên được chỉ định có liên quan khác như thế nào;
— thông tin nào sẽ được cung cấp;
— ai sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thông tin; và
— ai sẽ là người nhận thông tin dự kiến.

Bên được chỉ định chính hoặc bên được chỉ định phải thực hiện ít nhất một số hoạt động lập kế hoạch cung cấp thông tin trước khi chỉ định, vì điều này sẽ là một phần của quá trình đánh giá do bên chỉ định thực hiện. Sau khi bổ nhiệm được thực hiện như một phần của quá trình huy động, có thể cần lập kế hoạch chi tiết hơn. Cần lập kế hoạch cung cấp thông tin bổ sung nếu có thay đổi đối với các yêu cầu về thông tin hoặc đối với nhóm cung cấp.

Nhóm cung cấp cần xem xét giải pháp quản lý thông tin trước khi bắt đầu bất kỳ nhiệm vụ thiết kế kỹ thuật, xây dựng hoặc quản lý tài sản nào. Điều này bao gồm các nội dung sau:
— các điều kiện bổ nhiệm và sửa đổi cần thiết đã được chuẩn bị và thống nhất;
— các quy trình quản lý thông tin đã được triển khai;
— kế hoạch cung cấp thông tin có tính đến năng lực của nhóm cung cấp;
— nhóm cung cấp có các kỹ năng và năng lực phù hợp; và
— công nghệ hỗ trợ và cho phép quản lý thông tin theo tài liệu này.

Cần đưa ra khoản trợ cấp trong lịch trình đào tạo liên quan đến các kỹ năng và năng lực.

Thông tin cần được cung cấp thông qua các trao đổi thông tin được xác định trước. Trao đổi thông tin
có thể diễn ra giữa bên bổ nhiệm và bên được chỉ định chính, cũng như giữa các bên được chỉ định chính.

Việc cung cấp thông tin theo các yêu cầu về thông tin phải là một trong các tiêu chí để hoàn thành hoạt động quản lý dự án hoặc tài sản. Mỗi vùng chứa thông tin phải liên quan trực tiếp đến một hoặc nhiều yêu cầu thông tin được xác định trước.

10.2 Thời gian cung cấp thông tin
Cần xác định một kế hoạch cung cấp thông tin cho toàn bộ dự án hoặc cho ngắn hạn và trung hạn của hoạt động quản lý tài sản theo lịch trình và sự chỉ định của các bên. Trong những tình huống phức tạp, có thể tạo ra điều này bằng cách hợp nhất các kế hoạch cung cấp cho từng dự án hoặc nhiệm vụ quản lý tài sản.

Thời gian cung cấp thông tin phải được đưa vào mỗi kế hoạch cung cấp thông tin, có tham chiếu đến lịch trình quản lý dự án và tài sản khi đã biết.

10.3 Ma trận trách nhiệm
Một ma trận trách nhiệm cần được tạo ra như một phần của quy trình lập kế hoạch cung cấp thông tin ở một
hoặc nhiều cấp độ chi tiết. Các trục của ma trận trách nhiệm cần xác định:
— chức năng quản lý thông tin; và
— nhiệm vụ quản lý thông tin dự án hoặc tài sản hoặc các mục tiêu thông tin khi thích hợp.
Nội dung của ma trận trách nhiệm cần hiển thị chi tiết phù hợp liên quan đến các trục.

10.4 Xác định chiến lược liên kết và cấu trúc phân tích cho các vùng chứa thông tin
Mục đích của chiến lược liên kết và cấu trúc phân tích vùng chứa thông tin là giúp lập kế hoạch sản xuất thông tin của các nhóm nhiệm vụ riêng biệt ở mức thông tin cần thiết phù hợp như mô tả trong 11.2.

Chiến lược liên kết cần được phát triển trong các hoạt động lập kế hoạch thông tin. Chiến lược này cần giải thích cách mô hình thông tin dự định được chia thành một hoặc nhiều bộ vùng chứa thông tin. Có thể phân bổ bằng cách xem mô hình thông tin ở các chế độ xem khác nhau, chẳng hạn như chức năng, không gian hoặc hình học. Khái niệm phân bổ chức năng được hỗ trợ bởi chế độ xem mô hình ngữ nghĩa. Mô hình hình học thường được sử dụng trong giai đoạn phân phối.

Chiến lược liên kết nên được phát triển thành một hoặc nhiều cấu trúc phân tích container thông tin trong quá trình lập kế hoạch chi tiết để giải thích chi tiết hơn về cách các container thông tin liên quan đến nhau. Chiến lược liên kết và cấu trúc phân tích vùng chứa thông tin giải thích phương pháp để quản lý các giao diện liên quan đến tài sản trong giai đoạn phân phối hoặc giai đoạn vận hành. Các cách sắp xếp khác nhau của các container thông tin nên được xác định cho các mục đích khác nhau, chẳng hạn như khả năng tương thích về mặt chức năng, phối hợp không gian hoặc giao diện hình học. Điều này nên tương xứng với mức độ phức tạp của tài sản hoặc dự án. Giải thích và ví dụ về các ứng dụng khác nhau của liên kết và phân tích container thông tin được đưa ra trong Phụ lục A.

Chiến lược liên kết và cấu trúc phân tích container thông tin nên được cập nhật khi các nhóm nhiệm vụ mới được bổ nhiệm. Các bản cập nhật cũng có thể được yêu cầu khi bản chất của công việc đang được thực hiện thay đổi, đặc biệt là khi điều này thay đổi từ quản lý tài sản sang phân phối dự án và ngược lại.
Các container thông tin trong cấu trúc phân tích container thông tin nên được tham chiếu chéo đến các nhóm nhiệm vụ. Khi chiến lược liên bang và cấu trúc phân tích vùng chứa thông tin chỉ xác định một tập hợp các vùng chứa thông tin, mỗi nhóm tác vụ nên được phân bổ một hoặc nhiều vùng chứa thông tin từ bên trong tập hợp và mỗi vùng chứa thông tin nên được phân bổ cho chỉ một nhóm tác vụ.

Định nghĩa về chiến lược liên kết và cấu trúc phân tích vùng chứa thông tin đều là các hoạt động chiến lược liên quan đến dự án hoặc tài sản và chúng nên được thống nhất một cách hợp tác. Chúng nên thuộc sở hữu và được quản lý bởi các chức năng hiểu được phương pháp tiếp cận chiến lược đối với việc phân phối dự án và quản lý tài sản.

Chiến lược liên kết và cấu trúc phân tích vùng chứa thông tin nên được truyền đạt cho tất cả các tổ chức tham gia vào các hoạt động của dự án hoặc tài sản. Có thể hữu ích khi chuẩn bị và lưu hành các hình ảnh minh họa hoặc mô tả chi tiết. Cần cân nhắc đến các tác động về bảo mật của việc truyền đạt chiến lược liên kết hoặc cấu trúc phân tích vùng chứa thông tin và điều này có thể hạn chế việc lưu hành của chúng.