5.2 Quy trình quản lý thông tin — Mời thầu/yêu cầu cung cấp dịch vụ
5.2.1 Quyết định loại hoạt động cung cấp thông tin

Bên chỉ định sẽ chỉ định một bên được chỉ định chủ trì liên quan đến mỗi sự kiện kích hoạt trong giai đoạn vận hành, bao gồm cả các sự kiện kích hoạt chưa được xác định ban đầu trong 5.1.5. Quyết định này Phương pháp chỉ định phải tương xứng với quy mô và mức độ phức tạp của các hoạt động quản lý tài sản cần thiết để ứng phó với sự kiện kích hoạt và phải tính đến bất kỳ quy trình mua sắm cụ thể nào mà bên chỉ định cần tuân theo.

LƯU Ý 1 Các yêu cầu chỉ định liên quan đến thông tin tài sản có thể được tích hợp vào quy trình chỉ định cho các hoạt động quản lý tài sản tổng thể.

LƯU Ý 2 Trong trường hợp yêu cầu cung cấp dịch vụ được đưa ra thay vì quy trình đấu thầu chính thức (ví dụ: chỉ định một nhóm nội bộ), yêu cầu trong 5.2.5 có thể được điều chỉnh cho phù hợp.

5.2.2 Thiết lập các yêu cầu trao đổi thông tin của bên chỉ định
Đối với mỗi lần chỉ định và sự kiện kích hoạt, bên chỉ định phải thiết lập các yêu cầu trao đổi thông tin cho tài liệu này [EIR (ISO 19650-3)] cần thiết để đáp ứng AIR của mình, và do đó đáp ứng OIR phù hợp.

Khi thực hiện việc này, bên chỉ định phải:
a) thiết lập bất kỳ cân nhắc nào về bảo mật được xác định thông qua ISO 19650-5;
b) thiết lập thông tin cần thu thập trong quá trình ứng phó với sự kiện kích hoạt, phù hợp với bất kỳ định nghĩa nào về mức độ nhu cầu thông tin (xem ISO 19650-1:2018, 11.2);
c) thiết lập thời điểm và tần suất trao đổi thông tin trong quá trình chỉ định; và
d) thiết lập các tiêu chí chấp nhận cho từng yêu cầu thông tin, và khi làm như vậy, phải xem xét:
— tiêu chuẩn thông tin tài sản,
— phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản, và
— việc sử dụng thông tin tham chiếu hoặc tài nguyên dùng chung do bên chỉ định cung cấp.

LƯU Ý 1 Điều này bao gồm các sự kiện kích hoạt được xác định trong 5.1.5. Trong những trường hợp này, việc chuẩn bị EIR (ISO 19650-3) trước khi sự kiện kích hoạt xảy ra có nghĩa là việc chỉ định bên được chỉ định chính hoặc các bên được chỉ định chính không bị trì hoãn. Điều này rất quan trọng trong trường hợp các sự kiện kích hoạt có khả năng yêu cầu ứng phó khẩn cấp, chẳng hạn như sự cố có thể lường trước được của thiết bị quan trọng.

LƯU Ý 2 Điều khoản phụ này đặc biệt quan trọng khi phản hồi cho sự kiện kích hoạt khởi tạo một dự án xây dựng mới hoặc cải tạo đáng kể.

5.2.3 Thu thập thông tin tham khảo và các nguồn lực dùng chung
Bên chỉ định sẽ thu thập thông tin tham khảo hoặc các nguồn lực dùng chung mà họ dự định cung cấp cho bên được chỉ định chủ trì tiềm năng trong quá trình đấu thầu hoặc như một phần của việc chỉ định.

Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
— thông tin tham khảo hoặc các nguồn lực dùng chung được xác định trong 5.1.8;
— thông tin được tạo ra trong các lần chỉ định trước đó; và
— mã trạng thái liên quan đến thông tin, như được mô tả trong ISO 19650-1:2018, 12.1.

5.2.4 Thiết lập các yêu cầu phản hồi và tiêu chí đánh giá
Bên chỉ định sẽ thiết lập các tiêu chí đánh giá của mình cho các phản hồi nhận được từ các bên được chỉ định chủ trì tiềm năng.
Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
— mức độ phức tạp của các yêu cầu về thông tin;
Sự phù hợp của kế hoạch thực hiện BIM với tiêu chuẩn thông tin tài sản, phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản, quy trình thông tin tài sản và EIR (ISO 19650-3); và
— mức độ năng lực và năng lực dự kiến ​​sẽ được cung cấp trong nhóm thực hiện.

5.2.5 Biên soạn thông tin cho lời mời thầu/yêu cầu cung cấp dịch vụ
Bên chỉ định sẽ biên soạn thông tin để đưa vào lời mời thầu hoặc yêu cầu cung cấp dịch vụ. Khi thực hiện việc này, bên chỉ định sẽ xem xét:
— EIR (ISO 19650-3);
— thông tin tham khảo liên quan và các nguồn lực được chia sẻ;
— các yêu cầu phản hồi và tiêu chí đánh giá;
— tiêu chuẩn thông tin tài sản;
— phương pháp và quy trình sản xuất thông tin tài sản; và
— quy trình thông tin tài sản.

5.2.6 Các hoạt động mời thầu/yêu cầu cung cấp dịch vụ
Các hoạt động mời thầu/yêu cầu cung cấp dịch vụ được thể hiện trong Hình 6.


Chú thích
2.1 Quyết định loại hình hoạt động cung cấp thông tin
2.2 Thiết lập EIR của bên chỉ định (ISO 19650-3)
2.3 Thu thập thông tin tham khảo và các nguồn lực được chia sẻ
2.4 Thiết lập các yêu cầu phản hồi và tiêu chí đánh giá
2.5 Biên soạn thông tin cho lời mời thầu/yêu cầu cung cấp dịch vụ
Hình 6 — Quy trình quản lý thông tin — Lời mời thầu/yêu cầu cung cấp dịch vụ