6.1 Nguyên tắc
Việc chỉ định và cung cấp thông tin về dự án và tài sản tuân theo bốn nguyên tắc bao quát, mỗi nguyên tắc đều là chủ đề thảo luận chi tiết hơn trong tài liệu này:

1. Thông tin là cần thiết để ra quyết định trong suốt mọi giai đoạn của vòng đời tài sản, bao gồm khi có ý định phát triển tài sản mới, sửa đổi hoặc nâng cấp tài sản hiện có hoặc ngừng hoạt động một tài sản, tất cả đều là một phần của hệ thống quản lý tài sản tổng thể.

2. Thông tin được chỉ định dần dần thông qua các bộ yêu cầu do bên chỉ định xác định và việc cung cấp thông tin được các nhóm cung cấp lên kế hoạch và cung cấp dần dần. Ngoài ra, một số thông tin tham khảo cũng có thể được bên chỉ định cung cấp cho một hoặc nhiều bên được chỉ định.

3. Trường hợp nhóm cung cấp có nhiều hơn một bên thì các yêu cầu về thông tin phải được chuyển cho bên có liên quan nhất hoặc thời điểm mà thông tin có thể được cung cấp dễ dàng nhất.

4. Trao đổi thông tin liên quan đến việc chia sẻ và phối hợp thông tin thông qua CDE, sử dụng các tiêu chuẩn mở bất cứ khi nào có thể và các quy trình vận hành được xác định rõ ràng để cho phép một cách tiếp cận nhất quán của tất cả các tổ chức liên quan.

Các nguyên tắc này nên được áp dụng theo cách tương xứng với bối cảnh quản lý tài sản hoặc
giao dự án.

6.2 Căn chỉnh với vòng đời tài sản
AIM và PIM được tạo ra trong suốt vòng đời thông tin. Các mô hình thông tin này được sử dụng trong suốt vòng đời tài sản để đưa ra các quyết định liên quan đến tài sản và dự án.

Hình 3 cho thấy vòng đời tài sản cho các giai đoạn vận hành và chuyển giao của một tài sản (vòng tròn màu xanh lá cây) và một số hoạt động quản lý thông tin (điểm A đến C). Ngoài ba điểm được hiển thị trong hình, việc xác minh ý định của nhà thiết kế nên diễn ra thông qua việc xem xét hiệu suất tài sản trong giai đoạn vận hành. Thời gian sẽ phụ thuộc vào thời điểm và tần suất thực hiện các bài kiểm tra sau khi hoàn thành và đánh giá hiệu suất. Nếu xác minh không thành công thì có thể cần phải thực hiện các công việc khắc phục. Trong giai đoạn vận hành, các sự kiện kích hoạt diễn ra có thể yêu cầu phản hồi quản lý thông tin, dẫn đến một hoặc nhiều trao đổi thông tin.

Hình 3 cũng cho thấy loạt tiêu chuẩn ISO 19650 về quản lý thông tin diễn ra trong bối cảnh của hệ thống quản lý tài sản, chẳng hạn như ISO 55000, hoặc khuôn khổ quản lý dự án, chẳng hạn như ISO 21500, bản thân nó diễn ra trong quản lý tổ chức theo hệ thống quản lý chất lượng, chẳng hạn như ISO 9001. Các tiêu chuẩn khác như ISO 8000 (chất lượng dữ liệu) và ISO/ IEC 27000 (quản lý bảo mật thông tin) và ISO 31000 (quản lý rủi ro) cũng có liên quan nhưng bị bỏ qua khỏi hình để làm rõ.

Các nguyên tắc chính sau đây (như được nêu trong ISO 55000) rất quan trọng đối với quản lý thông tin tài sản
như được nêu trong loạt tiêu chuẩn ISO 19650:
— bên chỉ định liên kết cụ thể việc quản lý tài sản với việc đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình thông qua các chính sách, chiến lược và kế hoạch quản lý tài sản;
— thông tin tài sản phù hợp và kịp thời là một trong những yêu cầu cơ bản để quản lý tài sản thành công; và
— sự lãnh đạo và quản lý liên quan đến quản lý thông tin tài sản đến từ ban quản lý cấp cao trong chủ sở hữu/người vận hành tài sản.
Các nguyên tắc chính sau đây (như được nêu trong ISO 9001) rất quan trọng đối với quản lý thông tin tài sản
như được nêu trong loạt ISO 19650:
— tập trung vào khách hàng (người nhận hoặc người sử dụng thông tin tài sản hoặc dự án);
— sử dụng chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (để phát triển và cung cấp thông tin tài sản hoặc dự án);
— sự tham gia của mọi người và khuyến khích các hành vi phù hợp là trọng tâm để cung cấp đầu ra nhất quán; và
— tập trung vào việc chia sẻ các bài học kinh nghiệm và cải tiến liên tục.

Chú thích:
A Bắt đầu giai đoạn phân phối — chuyển thông tin có liên quan từ AIM sang PIM
B phát triển dần dần mô hình ý định thiết kế thành mô hình xây dựng ảo (xem 3.3.10, Ghi chú 1 vào mục)
C kết thúc giai đoạn phân phối — chuyển thông tin có liên quan từ PIM sang AIM
Hình 3 — Vòng đời quản lý thông tin tài sản và dự án chung

6.3 Thiết lập yêu cầu thông tin và lập kế hoạch cung cấp thông tin
6.3.1 Nguyên tắc chung
Tất cả thông tin về tài sản và dự án được cung cấp trong suốt vòng đời tài sản phải được bên chỉ định chỉ định thông qua các bộ yêu cầu thông tin. Các yêu cầu thông tin có liên quan phải được ban hành cho mỗi bên được chỉ định là bên dẫn đầu tiềm năng như một phần của quy trình mua sắm. Điều này cũng áp dụng khi hướng dẫn công việc được một bộ phận của tổ chức ban hành cho một bộ phận khác của cùng tổ chức. Bên được chỉ định là bên dẫn đầu tiềm năng phải chuẩn bị phản hồi cho từng yêu cầu và được bên chỉ định xem xét trước khi chỉ định. Sau đó, phản hồi cho các yêu cầu thông tin. sau đó được mỗi bên được chỉ định quản lý và phát triển và được đưa vào kế hoạch cho hoạt động quản lý tài sản hoặc cung cấp dự án của họ. Thông tin được mỗi bên được chỉ định quản lý và cung cấp và được bên chỉ định các yêu cầu chấp nhận. Các vòng phản hồi cung cấp cho các sản phẩm thông tin được sửa đổi nếu cần. Sơ đồ luồng chung cho quy trình này được thể hiện trong Hình 4.

Đánh giá rủi ro được ghi chép lại để cung cấp thông tin về tài sản hoặc dự án phải được đưa vào đánh giá rủi ro tổng thể về tài sản hoặc dự án, để bản chất của rủi ro cung cấp thông tin, hậu quả và khả năng xảy ra được hiểu, truyền đạt và quản lý. Các khái niệm và nguyên tắc trong tài liệu này cần được xem xét trong đánh giá rủi ro cung cấp thông tin.

Các yêu cầu về thông tin được xác định để giải quyết các câu hỏi cần được trả lời để đưa ra cácquyết định quan trọng liên quan đến tài sản tại các thời điểm khác nhau trong quá trình cung cấp và vận hành tài sản. Các kế hoạch cung cấp thông tin được lập mỗi khi một bên được chỉ định chính được chỉ định liên quan đến hoạt động quản lý tài sản hoặc cung cấp dự án. Điều này bao gồm các cuộc hẹn song song do bên chỉ định thực hiện liên quan đến thiết kế, xây dựng hoặc bất kỳ dịch vụ nào khác và các cuộc hẹn tuần tự được thực hiện để hình thành một chuỗi cung ứng, ví dụ, trong một nhóm xây dựng.



Hình 4 — Đặc điểm kỹ thuật chung và lập kế hoạch cung cấp thông tin

Hình 5 minh họa phân chia các quy trình quản lý thông tin và cách chúng áp dụng cho từng cuộc hẹn trong một dự án. Một phân chia quy trình tương tự nên áp dụng cho từng cuộc hẹn trong quá trình quản lý tài sản.

Hình 5 — Minh họa về phân chia quy trình

Cấu trúc yêu cầu thông tin và cung cấp thông tin có một số đặc điểm chính được giải thích trong 6.3.2 đến 6.3.5 và minh họa cho một hình thức mua sắm cụ thể.
Các nguyên tắc khác liên quan đến chức năng quản lý thông tin, làm việc cộng tác và năng lực của bên được chỉ định được nêu trong Điều khoản 7, 8 và 9. Các nguyên tắc khác liên quan đến lập kế hoạch cung cấp thông tin được nêu trong Điều khoản 10. Các nguyên tắc khác liên quan đến sản xuất và cung cấp thông tin được nêu trong Điều khoản 11 và 12

6.3.2 Nhóm chuyển giao cung cấp thông tin cho chủ sở hữu/người vận hành tài sản hoặc quyết định của khách hàng
Hình 6 cho thấy một trường hợp về quyết định quan trọng do bên chỉ định đưa ra. Quyết định đó được đưa ra tại một điểm quyết định quan trọng, hình thoi, nơi một tập hợp các yêu cầu thông tin được xác định và truyền xuống cho nhóm chuyển giao (bên được chỉ định chính và các bên được chỉ định khi thích hợp). Thông tin được chuyển giao thông qua trao đổi thông tin, hình tròn đặc.

Bên chỉ định phải xác định các dịp hoặc thời điểm mà họ phải đưa ra các quyết định quan trọng và chính xác thông tin nào họ yêu cầu từ nhóm chuyển giao để đưa ra từng quyết định. Bất kỳ thay đổi quan trọng nào đối với các yêu cầu thông tin đều phải được thảo luận và thống nhất giữa bên chỉ định và bên được chỉ định chính, một trong hai bên có thể đưa ra yêu cầu như vậy.

Hình 6 — Mối quan hệ giữa quyết định chính và thông tin từ bên được chỉ định chính

6.3.3 Xác minh và xác thực thông tin khi bắt đầu và kết thúc các giai đoạn dự án
Hình 7 cho thấy quá trình trao đổi thông tin diễn ra giữa giai đoạn kết thúc của một giai đoạn cung cấp dự án và bắt đầu giai đoạn cung cấp dự án tiếp theo.

Vòng tròn đặc thể hiện quá trình trao đổi thông tin. Các mũi tên dọc thể hiện yêu cầu thông tin và các sản phẩm thông tin được trao đổi giữa bên chỉ định và bên được chỉ định chính. Các mũi tên tròn bên trái các mũi tên dọc thể hiện quá trình cung cấp thông tin của bên được chỉ định chính, việc bên chỉ định kiểm tra thông tin đó so với các yêu cầu, và bất kỳ lần lặp nào cần thiết để hoàn tất quá trình trao đổi thông tin (ví dụ khi thông tin bắt buộc bị thiếu hoặc không được cung cấp theo chất lượng yêu cầu). Các mũi tên tròn bên phải các mũi tên dọc thể hiện quá trình cung cấp thông tin từ bên chỉ định cho bên được chỉ định chính, việc kiểm tra thông tin đó so với thông tin cần thiết để bắt đầu giai đoạn dự án tiếp theo và bất kỳ lần lặp nào để hoàn tất quá trình trao đổi thông tin.

Trong các phương pháp xác thực và xác minh, điều quan trọng là các thủ tục phê duyệt và chấp nhận phải được thống nhất và ghi chép lại trước khi bất kỳ trao đổi thông tin nào diễn ra.

Điều đặc biệt quan trọng là phải thực hiện kiểm tra thông tin lần thứ hai, để bắt đầu một giai đoạn dự án, khi có sự thay đổi bên được chỉ định giữa giai đoạn này và giai đoạn tiếp theo, đặc biệt chú ý đến khả năng sử dụng thông tin nhận được. Kiểm tra lần thứ hai cũng nên diễn ra khi có sự chậm trễ trước khi giai đoạn dự án tiếp theo bắt đầu. Có thể có một số trường hợp không cần kiểm tra thông tin lần thứ hai, ví dụ khi cùng một người đứng đầu được chỉ định.

Thông tin cũng nên được kiểm tra nếu có sự thay đổi bên được chỉ định chính trong giai đoạn dự án. Trong những trường hợp này, bất kỳ hạn chế nào về việc sử dụng thông tin của bên được chỉ định trước đó cần được tính đến.

Hình 7 — Kiểm tra thông tin trong quá trình trao đổi thông tin

6.3.4 Thông tin được lấy từ toàn bộ nhóm cung cấp
Hình 8 cho thấy cách thông tin được cung cấp trong quá trình trao đổi thông tin được đối chiếu từ các nhóm cung cấp mở rộng cho công việc thiết kế, bên trái, và cho công việc xây dựng, bên phải. Đối với hình thức mua sắm được minh họa, các đường chấm ngang biểu thị, ví dụ, các cấp chỉ định. Mỗi bên được chỉ định chính có thể ủy quyền toàn bộ hoặc một phần các yêu cầu thông tin nhận được từ bên chỉ định của họ và cũng có thể thêm các yêu cầu thông tin của riêng họ. Vai trò của mỗi bên được chỉ định chính trong việc đáp ứng AIR hoặc EIR, nếu phù hợp, nên được xác định trong các kế hoạch cung cấp. Thông tin được đối chiếu bởi mỗi bên được chỉ định chính từ nhóm cung cấp của họ và được cung cấp cho bên chỉ định, với việc kiểm tra và có thể gửi lại như đã giải thích trong Hình 7.

Nếu các bên mới tham gia nhóm cung cấp, kế hoạch cung cấp nên được cập nhật để bao gồm và xác nhận thông tin mà họ sẽ đóng góp cho các cuộc trao đổi thông tin trong tương lai.

Hình 8 — Ví dụ về thông tin được cung cấp bởi toàn bộ nhóm chuyển giao

6.3.5 Tóm tắt về việc cung cấp thông tin từ các nhóm chuyển giao dự án và tài sản
Hình 9 minh họa chuỗi yêu cầu và việc cung cấp thông tin cho một loại mua sắm cụ thể. Có thể sử dụng các cách sắp xếp khác nhau của các giai đoạn dự án, các điểm quyết định chính khác nhau và các trao đổi thông tin khác nhau từ những cách được minh họa. Một ví dụ là việc cung cấp thông tin tiến độ từ người đứng đầu xây dựng cho khách hàng trong quá trình xây dựng. Tuy nhiên, các tính năng chính được giải thích trong 6.3.2, 6.3.3 và 6.3.4 phải áp dụng cho tất cả các cách sắp xếp chuyển giao dự án và quản lý tài sản.

LƯU Ý Trong một số tình huống, việc trao đổi thông tin cũng có thể diễn ra giữa các bên được chỉ định. Để đơn giản, những điều này không được thể hiện trong Hình.
Hình 9 — Ví dụ về việc cung cấp thông tin thông qua trao đổi thông tin để hỗ trợ các quyết định chính của bên chỉ định