Phụ lục A
(tham khảo)
Hướng dẫn liên quan đến quy trình quản lý thông tin
A.1 Tổng quan
Phụ lục này bao gồm hướng dẫn hỗ trợ một số yêu cầu nêu trong Điều 5. Các danh sách trong A.2 đến A.5 chỉ là ví dụ về các hoạt động, sự kiện, yêu cầu thông tin và hệ thống và không được coi là toàn diện hoặc đầy đủ. Các bên chỉ định nên sử dụng các ví dụ này để tham khảo cho việc xây dựng các yêu cầu thông tin của họ. ISO 55002 cũng có hướng dẫn bổ sung.

A.2 Ví dụ về các hoạt động yêu cầu thông tin tài sản và ví dụ về các yêu cầu thông tin tổ chức
Nhiều hoạt động của tổ chức, bao gồm hoạt động quản lý tài sản và quản lý cơ sở vật chất, có thể dẫn đến các yêu cầu thông tin tổ chức (OIR) được đề cập trong 5.1.2. Các hoạt động này có thể được nhóm lại theo tính chất chiến lược, chiến thuật hoặc hoạt động. Làm như vậy có thể giúp xác định cả tần suất cần thông tin và loại bên liên quan cần thông tin đó. Quan điểm của tổ chức về việc hoạt động nào thuộc nhóm nào (chiến lược, chiến thuật, vận hành) có thể khác nhau, do đó các ví dụ sau đây không được nhóm lại:
— kế toán tài sản, tính giá thành hoạt động, dự báo;
— lập kế hoạch và ngân sách;
— quản lý nhu cầu và chính sách kỳ vọng của khách hàng;
— đầu tư vốn và tính giá thành vòng đời;
— quản lý đổi mới và thay đổi;
— giao tiếp với các cơ quan quản lý;
— công bố thông tin tài sản để công chúng sử dụng;
— vận hành hoặc sử dụng tài sản;
— sửa đổi, tân trang, thay thế, tái sử dụng/triển khai lại, thải bỏ, tái chế tài sản;
— phụ tùng, vật liệu và mua sắm;
— quản lý dữ liệu, thông tin và kiến ​​thức;
— quản lý nhà thầu và nhà cung cấp;
— nguồn nhân lực, phát triển kỹ năng và năng lực;
— bảo trì, kiểm tra, giám sát tình trạng và hiệu suất;
— lập kế hoạch dự phòng và các trường hợp khẩn cấp;
— hiệu quả năng lượng và các khía cạnh môi trường, ví dụ như tài nguyên tái tạo, tái chế, quản lý chất thải, độ tinh khiết của không khí, vệ sinh;
— đánh giá và quản lý rủi ro; và
— quản lý an toàn, sức khỏe và môi trường.

Sau đây là các ví dụ về OIR, cũng có thể được nhóm theo chiến lược, chiến thuật hoặc hoạt động.
Thông tin hỗ trợ:
— lợi ích tài chính của các hoạt động cải tiến theo kế hoạch;
— phương tiện dự đoán hiệu suất của tài sản để hỗ trợ việc ra quyết định hoạt động;
— tác động về mặt hoạt động và tài chính của việc tài sản không có sẵn hoặc hỏng hóc;
— so sánh chi phí vòng đời của các khoản đầu tư vốn thay thế;
— ngày hết hạn bảo hành;
— đánh giá về thời điểm kết thúc vòng đời kinh tế của tài sản, ví dụ khi chi phí liên quan đến tài sản vượt quá thu nhập liên quan;
— mục tiêu chất lượng về hiệu suất của tài sản;
— mức độ dịch vụ cho quản lý tài sản và quản lý cơ sở vật chất;
— chi phí của các hoạt động cụ thể (tính giá thành dựa trên hoạt động), ví dụ tổng chi phí duy trì một tài sản/hệ thống tài sản cụ thể;
— giá trị thay thế tài sản;
— phân tích tài chính về thu nhập và chi tiêu theo kế hoạch;

— tác động tài chính và nguồn lực của việc đi chệch khỏi kế hoạch có thể dẫn đến thay đổi về tính khả dụng hoặc hiệu suất của tài sản (ví dụ: tác động tài chính của việc trì hoãn việc bảo trì một máy phát điện cụ thể trong sáu tháng là gì?);
— hiệu suất tài chính tổng thể; và
— xác định, đánh giá và kiểm soát các rủi ro liên quan đến tài sản.

LƯU Ý Trong bối cảnh của OIR, thuật ngữ “tổ chức” liên quan đến một tổ chức chứ không phải hành động
tổ chức một cái gì đó.

A.3 Ví dụ về các sự kiện kích hoạt
Các loại sự kiện kích hoạt mà quy trình quản lý thông tin cần được vận hành sẽ được bên chỉ định (5.1.5) thiết lập. Ví dụ về các sự kiện kích hoạt bao gồm:
— quyết định của tổ chức về việc quản lý thông tin liên quan đến tài sản hiện có theo tài liệu này;
— đánh giá hiệu suất của một tài sản, bao gồm xu hướng hỏng hóc từ các thành phần tương tự được sử dụng ở nơi khác và học hỏi dựa trên kinh nghiệm và phản hồi từ hiệu suất của tài sản;
— kiểm tra một tài sản;
— công việc bảo trì trên một tài sản, dù là theo kế hoạch hay phản ứng;
— các công việc nhỏ trên một tài sản, chẳng hạn như sửa chữa nhỏ, thay thế linh kiện hoặc nâng cấp nhỏ;
— khởi xướng một dự án để cung cấp một tài sản mới;
— các công việc lớn trên một tài sản hiện có thay thế tài sản;
— các công việc cuối vòng đời, chẳng hạn như ngừng hoạt động, phá dỡ hoặc ngừng hoạt động và bảo tồn;
— lập kế hoạch và, khi thích hợp, thực hiện ứng phó khẩn cấp;
— đánh giá rủi ro của tài sản;
— thay đổi giá trị của tài sản;
— thay đổi quy định áp dụng cho tài sản;
— thay đổi thông tin do cơ quan quản lý có thẩm quyền yêu cầu;
— thay đổi yêu cầu của tổ chức liên quan đến tài sản, ví dụ như thay đổi thông số hoặc điều kiện vận hành;
— thay đổi quyền sở hữu tài sản;
— thay đổi người vận hành tài sản; và
— thay đổi người bảo trì tài sản.

LƯU Ý Như đã nêu trong 4.2, việc quản lý thông tin ứng phó với sự kiện kích hoạt có thể liên quan đến ISO 19650‑2 cũng như tài liệu này. A.4 Ví dụ về thông tin có thể được yêu cầu trong AIM

A.4.1 Thông tin quản lý
Sau đây là ví dụ về thông tin có thể được yêu cầu trong AIM để hỗ trợ OIR quản lý:
— mã định danh tài sản duy nhất;
— vị trí của tài sản, có thể sử dụng hệ thống tham chiếu không gian hoặc thông tin địa lý;
— dữ liệu không gian liên quan đến tài sản, ví dụ như diện tích vỉa hè, kích thước phòng;
— bảo hành và thời hạn bảo hành;
— lập kế hoạch tiếp cận và lịch trình làm việc;
— hồ sơ lịch sử về các nhiệm vụ bảo trì chủ động và phản ứng đã thực hiện;
— lịch trình bảo trì và kiểm tra trong tương lai, bao gồm chi tiết về các nhiệm vụ quá hạn, và bao gồm chi tiết về tổ chức bảo trì và chi tiết về trình độ/chứng chỉ cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ;
— tiêu chuẩn, quy trình và thủ tục liên quan đến tài sản;
— sự hiện diện của bất kỳ nội dung hoặc chất thải nguy hại nào;
— chi tiết về điểm đến của tài sản khi kết thúc vòng đời hiện tại;
— chi tiết về các kế hoạch khẩn cấp bao gồm trách nhiệm và thông tin liên hệ; và
— chi tiết về các sự cố tài sản trong quá khứ, nguyên nhân và hậu quả (nếu biết)

A.4.2 Thông tin kỹ thuật
Sau đây là các ví dụ về thông tin có thể được yêu cầu trong AIM để hỗ trợ OIR kỹ thuật:
— dữ liệu kỹ thuật và các thông số thiết kế;
— chi tiết về các mối phụ thuộc và tương hỗ kỹ thuật của tài sản;
— dữ liệu và ngày đưa vào vận hành; và
— dữ liệu vận hành bao gồm các đặc tính hiệu suất và giới hạn thiết kế.

A.4.3 Thông tin pháp lý
Sau đây là các ví dụ về thông tin có thể được yêu cầu trong AIM để hỗ trợ OIR pháp lý:
— chi tiết về phân định quyền sở hữu và bảo trì khi tài sản giao thoa với một hệ thống hoặc mạng lưới tài sản;
— hướng dẫn công việc cùng với sơ đồ và yêu cầu báo cáo, các nghĩa vụ pháp lý như thông tin hồ sơ sức khỏe và an toàn, và các cân nhắc về an toàn/môi trường;
— thông tin hợp đồng liên quan đến tài sản; và
— đánh giá rủi ro nhiệm vụ và các biện pháp kiểm soát.

A.4.4 Thông tin thương mại
Sau đây là các ví dụ về thông tin có thể được yêu cầu trong AIM để hỗ trợ OIR thương mại:
— mô tả tài sản và hệ thống tài sản mà chúng phục vụ;
— chức năng của tài sản, bao gồm bất kỳ sự phụ thuộc lẫn nhau nào với các hoạt động yêu cầu chúng;
— dữ liệu nhà cung cấp (chi tiết về tổ chức cung cấp tài sản) bao gồm thời gian hoàn thành tài sản;
— tình trạng và nhiệm vụ của tài sản, bao gồm cường độ sử dụng;
— các chỉ số hiệu suất chính;
— các mục tiêu hoặc tiêu chuẩn về tình trạng và hiệu suất;
— các tiêu chí không tuân thủ và các hành động cần thực hiện;
— mức độ quan trọng của tài sản và không gian đối với tổ chức; và
— danh tính và mức độ dự trữ phụ tùng, khả năng hoán đổi lẫn nhau, thông số kỹ thuật và vị trí lưu trữ.

A.4.5 Thông tin tài chính
Sau đây là các ví dụ về thông tin có thể được yêu cầu trong AIM để hỗ trợ OIR tài chính:
— chi phí toàn bộ vòng đời của việc triển khai tài sản, bao gồm chi phí cho các nhiệm vụ bảo trì theo lịch sử và theo kế hoạch;
— chi phí vận hành;
— tác động của thời gian ngừng hoạt động;
— giá trị thay thế tài sản hiện tại; và
— chi phí mua/thuê ban đầu.

A.5 Hệ thống doanh nghiệp được liên kết
Bản chất và phạm vi của các hệ thống hiện có mà bên chỉ định lựa chọn để liên kết với AIM (xem 5.1.11) có thể khác nhau. Các ví dụ về chức năng do hệ thống doanh nghiệp cung cấp bao gồm:
— quản lý tài liệu;
— lập kế hoạch và lập lịch công việc/chương trình;
— quản lý cơ sở vật chất và quản lý tài sản có sự hỗ trợ của máy tính;
— lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp;
— quản lý vật tư và tồn kho phụ tùng;
— mua sắm;
— quản lý quan hệ nhà cung cấp;
— quản lý quan hệ khách hàng;
— lập kế hoạch kế toán và tài chính;
— sử dụng tài sản;
— quản lý tài sản;
— thiết kế và mô hình kỹ thuật;
— báo cáo hiệu suất;
— giám sát tình trạng;
— hệ thống thông tin địa lý (GIS) và bộ công cụ phân tích không gian (để phân tích dữ liệu GIS);
— lập kế hoạch sở hữu/tắt máy/ngắt điện tài sản;
— giám sát và thu thập dữ liệu (SCADA);
— quản lý kiến ​​thức; và
— vị trí, lập lịch và điều phối nhân viên.

Tài liệu tham khảo
[1] ISO 6707‑1, Công trình xây dựng và kỹ thuật dân dụng — Từ vựng — Phần 1: Thuật ngữ chung
[2] ISO 9001, Hệ thống quản lý chất lượng — Yêu cầu
[3] ISO/IEC 19510, Công nghệ thông tin — Mô hình quy trình nghiệp vụ của Nhóm quản lý đối tượng
và ký hiệu
[4] ISO 21500, Hướng dẫn quản lý dự án
[5] ISO 41001, Quản lý cơ sở vật chất — Hệ thống quản lý — Yêu cầu kèm hướng dẫn sử dụng
[6] ISO 41011:2017, Quản lý cơ sở vật chất — Từ vựng
[7] ISO 55000:2014, Quản lý tài sản — Tổng quan, nguyên tắc và thuật ngữ
[8] ISO 55001, Quản lý tài sản — Hệ thống quản lý — Yêu cầu
[9] ISO 55002, Quản lý tài sản — Hệ thống quản lý — Hướng dẫn áp dụng